কাস্টমার সার্ভিস
অফিস সময়ের পরে WhatsApp মেসেজ: রাতে, ছুটির দিনে আর উৎসবে কী পাঠাবেন
গ্রাহকরা রাত ১১টায় আর শুক্রবার সকালে WhatsApp-এ মেসেজ দেন। সৎ একটি অফিস-পরবর্তী উত্তর, যে প্রশ্নের উত্তর জানে তার জন্য AI এজেন্ট, আর পরের কর্মদিবসের পরিকল্পনা কথোপকথন ঠান্ডা হতে দেয় না এবং কেউ উত্তর দেওয়ার আগে ২৪ ঘণ্টার উইন্ডো বন্ধ হতে দেয় না।
MonoChat টিম আপডেট করা হয়েছে: 4 মিনিটে পড়া যায়
এই পেজে
WhatsApp-এ অফিস সময়ের পরের ভালো ব্যবস্থা তিনটি কাজ করে: সৎভাবে জানায় টিম কখন উত্তর দেবে, নির্দিষ্ট উত্তরের প্রশ্নগুলো AI এজেন্ট বা ফ্লোকে দেয়, আর খেয়াল রাখে কোনো কথোপকথন ২৪ ঘণ্টার কাস্টমার সার্ভিস উইন্ডো বন্ধ হওয়া পর্যন্ত পড়ে না থাকে। শেষ কথাটাই সবচেয়ে বেশি বাদ পড়ে: বৃহস্পতিবার রাতের মেসেজ যদি শনিবার প্রথম পড়া হয়, তবে আর সাধারণ মেসেজে উত্তর দেওয়া যায় না।
বাংলাদেশে সাপ্তাহিক ছুটি শুক্র ও শনিবার, আর অনেক বিক্রেতা ফেসবুক পেজেও বিক্রি করেন। MonoChat-এ WhatsApp, Messenger আর Instagram একই টিম ইনবক্সে আসে, তাই একই নিয়ম সব চ্যানেলে চালানো যায়।
WhatsApp-এ কেন এটা বেশি জরুরি
- ২৪ ঘণ্টার কাস্টমার সার্ভিস উইন্ডো গ্রাহক মেসেজ দিলে খোলে এবং তাঁর শেষ মেসেজ থেকে ২৪ ঘণ্টা থাকে। এরপর শুধু অনুমোদিত টেমপ্লেট মেসেজ পাঠানো যায়।
- উত্তরের খরচ আছে। ১ অক্টোবর ২০২৬ থেকে Meta সার্ভিস মেসেজে প্রতিটি ডেলিভার হওয়া মেসেজের জন্য চার্জ নেয়, প্রতি নম্বরে মাসে ১,০০০ ফ্রি মেসেজের পর।
ছুটির দিনে উইন্ডোর কী হয়
| গ্রাহক মেসেজ দেন | উইন্ডো বন্ধ | টিমের প্রথম উত্তর | স্বাধীনভাবে উত্তর? |
|---|---|---|---|
| মঙ্গলবার রাত ১১:১০ | বুধবার রাত ১১:১০ | বুধবার সকাল ১০:০০ | হ্যাঁ |
| বৃহস্পতিবার সন্ধ্যা ৬:৩০ | শুক্রবার সন্ধ্যা ৬:৩০ | রবিবার সকাল ১০:০০ | না, টেমপ্লেট লাগবে |
| শুক্রবার সকাল ১১:০০ | শনিবার সকাল ১১:০০ | রবিবার সকাল ১০:০০ | না, টেমপ্লেট লাগবে |
| শনিবার রাত ৮:০০ | রবিবার রাত ৮:০০ | রবিবার সকাল ১০:০০ | হ্যাঁ |
ঈদের লম্বা ছুটিতে প্রথম দিনের সব মেসেজের উইন্ডো অফিস খোলার আগেই বন্ধ হয়ে যায়। তিনটি উপায়:
- ছুটিতেও যা সম্ভব উত্তর দিন AI এজেন্ট বা ফ্লো দিয়ে।
- গ্রাহককে আবার মেসেজ দিতে বলুন। “রবিবার সকাল ১০টার মধ্যে উত্তর না পেলে আমাদের আরেকটি মেসেজ দিন” এমন লাইন গ্রাহকের দিক থেকে উইন্ডো আবার খোলে।
- অফিস খুললে টেমপ্লেট পাঠান, গ্রাহকের প্রশ্ন উল্লেখ করে utility টেমপ্লেট; দাম গ্রাহকের দেশ অনুযায়ী (প্রাইসিং গাইড)।
অফিস সময়ের পরে কী পাঠাবেন
মেসেজের জন্য ধন্যবাদ! আমাদের টিম আগামীকাল সকাল ১০টা থেকে আছে। আপনার অর্ডার নম্বর বা প্রশ্ন পাঠিয়ে রাখুন, সকালে উত্তর তৈরি থাকবে। ডেলিভারি এলাকা আর চার্জ নিচের মেনুতে আছে।
এটি জানায় কখন আর গ্রাহক এখন কী করতে পারেন। “যত দ্রুত সম্ভব উত্তর দেব” (রাতে অর্থহীন), একের পর এক মেসেজ আর না-চাওয়া অফার এড়িয়ে চলুন।
রাতে কোন প্রশ্ন অটোমেট করবেন
| প্রশ্ন | রাতে | কেন |
|---|---|---|
| সময়, ঠিকানা, ডেলিভারি এলাকা ও চার্জ | অটো উত্তর | নির্দিষ্ট তথ্য |
| দাম, স্টক, পণ্যের বিবরণ | ক্যাটালগ বা নলেজ বেসসহ AI এজেন্ট | উত্তর স্পষ্ট, প্রশ্ন নানাভাবে |
| অর্ডারের অবস্থা | আপনার সিস্টেমে খুঁজুন | অর্ডার স্ট্যাটাস বট গাইড |
| অ্যাপয়েন্টমেন্ট | ফাঁকা সময় দেখান | গ্রাহক মনে পড়লেই বুক করেন |
| অভিযোগ, রিফান্ড, নষ্ট পণ্য | তথ্য নিন, টিমকে দিন | সিদ্ধান্ত লাগে |
| জরুরি চিকিৎসা বা নিরাপত্তা | জরুরি নম্বর দিন, অন-কল সহকর্মীকে জানান | সকালের অপেক্ষা নয় |
MonoChat-এ কীভাবে সেট করবেন
MonoChat একটি অফিসিয়াল Meta Business Partner। ভার্সন 3.8.37 (অক্টোবর ২০২৬)-এ আসা কর্মঘণ্টার মধ্যে শর্ত একই ফ্লোকে অফিস সময়ে আর তার বাইরে আলাদাভাবে চালায়।
- কাজের সময় ঠিক করুন: সেটিংস › টিম › কাজের সময়-এ প্রতিদিনের শুরু, শেষ আর একটি টগল; শুক্রবারের মতো ছুটির দিন বন্ধ রাখুন। সময় আপনার অ্যাকাউন্টের টাইমজোনে গোনা হয়।
- সময় অনুযায়ী ফ্লো ভাগ করুন: নতুন বার্তা গ্রহণ করা হয়েছে ইভেন্টের পরে যদি নোড, শর্ত কর্মঘণ্টার মধ্যে। হ্যাঁ শাখা দিনের মতো চলে: কথোপকথন অ্যাসাইন করুন চ্যাটকে টিমের সারিতে রাখে। না শাখা অফিস-পরবর্তী পথ।
- একবার উত্তর দিন, তারপর সাহায্য করুন: এই পথে বার্তা পাঠান ছোট উত্তরটি পাঠায়। তারপর নলেজ বেস ও টুল দিয়ে উত্তর দেওয়া AI এজেন্ট নোড (এর আউটপুটের পরেও চ্যাট টিমকে দেওয়া যায়), অথবা অর্ডার নম্বর বা প্রয়োজন জানতে প্রশ্নোত্তর নোড।
- উৎসবের প্রস্তুতি: কাজের সময় প্রতি সপ্তাহে পুনরাবৃত্ত হয়। ঈদ বা পহেলা বৈশাখে সেই দিন বন্ধ করুন, অথবা আগে তারিখ ও সময় শর্ত দিয়ে সেদিনের মেসেজ অফিস-পরবর্তী শাখায় পাঠান।
- জরুরি বিষয় এগিয়ে দিন: জরুরি শব্দের জন্য বার্তার লেখা শর্ত রাতেও কথোপকথন অ্যাসাইন করুন দিয়ে অন-কল সহকর্মীর কাছে পাঠায়।
সকালে সব কথোপকথন একই টিম ইনবক্সে Messenger, Instagram আর ওয়েব চ্যাটের সাথে অপেক্ষা করে। উত্তরের গতি মাপুন সাপোর্ট মেট্রিক্স ও SLA গাইড-এর মেট্রিক্স দিয়ে।
সাধারণ ভুল
- সারাদিন চলা away মেসেজ: টাইমজোন ও প্রতিটি দিন যাচাই করুন।
- প্রতিটি মেসেজে অটো উত্তর: প্রতি কথোপকথনে একবারই যথেষ্ট।
- মানুষের কাছে না পৌঁছানো বট: দেখুন AI থেকে টিমে হস্তান্তর।
- ছুটির পরের জমে থাকা মেসেজ ভুলে যাওয়া: যাদের উইন্ডো বন্ধ হতে চলেছে সেই পুরোনো কথোপকথন দিয়ে শুরু করুন।
app.monochat.ai-এ ফ্রি অ্যাকাউন্ট খুলুন, WhatsApp নম্বর যুক্ত করুন এবং প্রাইসিং পেজে প্ল্যান দেখুন। স্বাগত ও away মেসেজের উদাহরণ WhatsApp অটো রিপ্লাই গাইডে আছে।
সূত্র
- Meta for Developers: WhatsApp Business Platform প্রাইসিং (কাস্টমার সার্ভিস উইন্ডো, ১ অক্টোবর ২০২৬ থেকে সার্ভিস মেসেজ চার্জ ও ফ্রি সীমা; ৩১ অক্টোবর ২০২৬-এ দেখা)
- MonoChat হেল্প সেন্টার: কাজের সময়
- MonoChat হেল্প সেন্টার: ফ্লো, শর্ত ও AI এজেন্ট নোড
- MonoChat চেঞ্জলগ 3.8.37
MonoChat দিয়ে এটি বাস্তবে প্রয়োগ করুন