WhatsApp-Nachrichten außerhalb der Geschäftszeiten: Was Sie abends, am Wochenende und an Feiertagen senden

Eine gute Lösung für WhatsApp außerhalb der Geschäftszeiten leistet dreierlei: Sie sagt dem Kunden ehrlich, wann ein Mensch antwortet, sie lässt Fragen mit klarer Antwort von einem KI-Agenten oder einem Flow beantworten, und sie sorgt dafür, dass kein Gespräch liegen bleibt, bis das 24-Stunden-Kundenservicefenster geschlossen ist. Den letzten Punkt übersehen die meisten Teams: Auf eine Nachricht von Freitagabend, die erst am Montag gelesen wird, ist keine normale Antwort mehr möglich.

Warum das bei WhatsApp besonders zählt

Bei WhatsApp schreiben Kunden wie an Freunde: abends, in der Bahn, am Sonntag. Bleibt die Nachricht bis zum Morgen unbeantwortet, fühlt sich das wie Funkstille an. Zwei WhatsApp-Regeln machen das Timing zu mehr als einer Frage der Höflichkeit:

• Das 24-Stunden-Kundenservicefenster öffnet sich, wenn der Kunde schreibt, und gilt 24 Stunden ab seiner letzten Nachricht. Danach sind nur genehmigte Template-Nachrichten erlaubt.
• Antworten kosten Geld. Seit dem 1. Oktober 2026 berechnet Meta Service-Nachrichten pro zugestellter Nachricht, nach 1.000 kostenlosen pro Monat und Unternehmensnummer. Lange automatische Menüs in der Nacht kosten mehr als eine kurze, hilfreiche Antwort.

Was am Wochenende mit dem Fenster passiert

Kunde schreibt	Fenster schließt	Erste Antwort eines Menschen	Freie Antwort möglich?
Dienstag 23:10	Mittwoch 23:10	Mittwoch 9:00	Ja
Freitag 18:30	Samstag 18:30	Montag 9:00	Nein, Template nötig
Samstag 11:00	Sonntag 11:00	Montag 9:00	Nein, Template nötig
Sonntag 20:00	Montag 20:00	Montag 9:00	Ja

Werktagsabende sind selten ein Problem, Wochenenden und Feiertage schon, etwa Ostern oder die Tage zwischen den Jahren. Sie haben drei Möglichkeiten:

1. Am Wochenende beantworten, was geht, per KI-Agent oder Flow.
2. Den Kunden bitten, sich erneut zu melden. Ein Satz wie “Falls wir uns bis Montag 10 Uhr nicht gemeldet haben, schreiben Sie uns einfach kurz” öffnet das Fenster von seiner Seite neu.
3. Am Montag ein Template nutzen, ein Utility-Template mit Bezug auf die Anfrage: für Empfänger in Deutschland 0,055 USD, in Österreich und der Schweiz 0,0171 USD (Preisübersicht, Meta-Tarif vom 1. Oktober 2026).

Was Sie außerhalb der Geschäftszeiten senden

Vielen Dank für Ihre Nachricht! Unser Team ist morgen ab 9 Uhr wieder für Sie da. Schicken Sie uns gern Ihre Bestellnummer oder Ihre Frage, dann liegt die Antwort bereit, wenn wir starten. Öffnungszeiten und Liefergebiete finden Sie im Menü unten.

Gut daran: Sie sagt wann und was der Kunde jetzt tun kann. Vermieden wird “Wir melden uns schnellstmöglich” (nachts nichtssagend), mehrere Nachrichten hintereinander und ungefragte Werbung, die zudem eine Einwilligung nach UWG §7 bräuchte.

Welche Fragen nachts automatisch beantwortet werden

Frage	Nachts	Warum
Öffnungszeiten, Adresse, Liefergebiet	Automatisch	Feste Fakten
Preise, Verfügbarkeit, Produktdetails	KI-Agent mit Katalog oder Wissensdatenbank	Klar, aber vielfältig formuliert
Bestellstatus	Im eigenen System nachschlagen	Siehe unseren Leitfaden zum Bestellstatus-Bot
Termin buchen	Freie Termine anbieten	Kunden buchen, wenn es ihnen einfällt
Reklamation, Erstattung, Schaden	Details sammeln, an Mensch übergeben	Braucht Urteilsvermögen
Medizinischer oder Sicherheitsnotfall	Notfallkontakt nennen, Bereitschaft alarmieren	Wartet nicht bis morgen

So bauen Sie es in MonoChat

MonoChat ist offizieller Meta Business Partner. Die Bedingung Innerhalb der Arbeitszeiten, eingeführt mit Version 3.8.37 (Oktober 2026), lässt denselben Flow innerhalb und außerhalb Ihrer Zeiten unterschiedlich reagieren.

1. Arbeitszeiten festlegen unter Einstellungen › Team › Arbeitszeiten: für jeden Wochentag Beginn, Ende und ein Schalter; schalten Sie Ruhetage aus. Ausgewertet wird in der Zeitzone Ihres Mandanten.
2. Flow nach Zeiten verzweigen. Nach dem Ereignis Neue Nachricht empfangen ein Wenn mit der Bedingung Innerhalb der Arbeitszeiten. Der Ja-Zweig läuft wie tagsüber weiter: Sitzung zuweisen legt den Chat in die Warteschlange Ihres Teams. Der Nein-Zweig ist Ihr Abendpfad.
3. Einmal antworten, dann helfen. Im Abendpfad sendet Nachricht senden die kurze Antwort. Danach entweder ein KI-Agent-Knoten, der aus Wissensdatenbank und Tools antwortet (nach seinen Ausgängen können Sie den Chat trotzdem einem Menschen zuweisen), oder Frage und Antwort-Knoten, die Bestellnummer und Anliegen erfassen.
4. Feiertage berücksichtigen. Arbeitszeiten wiederholen sich wöchentlich. Für einen Feiertag schalten Sie den Tag aus oder setzen vor Innerhalb der Arbeitszeiten eine Bedingung Datum und Uhrzeit, die Feiertagsverkehr in den Abendpfad schickt.
5. Dringendes eskalieren. Für Wörter, die Dringlichkeit signalisieren, leitet eine Bedingung Nachrichtentext den Chat auch nachts per Sitzung zuweisen an eine Bereitschaft.

Morgens wartet alles im selben Team-Posteingang wie Ihre Instagram-, Messenger- und Webchat-Gespräche, mit den Antworten des Kunden und des Agenten. Wie schnell Sie dann reagieren, messen Sie mit den Kennzahlen aus unserem Leitfaden zu Support-Metriken und SLAs.

Häufige Fehler

• Eine Abwesenheitsnachricht, die den ganzen Tag läuft: Zeitzone und alle Tage prüfen.
• Automatische Antwort auf jede Nachricht: einmal pro Gespräch genügt.
• Ein Bot ohne Übergabe: Jeder automatische Weg braucht einen Ausweg zum Menschen, siehe Übergabe von KI an Mitarbeiter.
• Den Montagsstau vergessen: mit den ältesten Gesprächen anfangen, deren Fenster gleich schließt.

Legen Sie ein kostenloses Konto unter app.monochat.ai an, verbinden Sie Ihre WhatsApp-Nummer und vergleichen Sie die Pläne auf der Preisseite. Formulierungen für Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten finden Sie in unseren Beispielen für automatische WhatsApp-Antworten.

Quellen

• Meta for Developers: Pricing on the WhatsApp Business Platform (Kundenservicefenster, Abrechnung von Service-Nachrichten und Freikontingent ab 1. Oktober 2026; abgerufen am 31. Oktober 2026)
• MonoChat-Hilfe: Arbeitszeiten
• MonoChat-Hilfe: Flows, Bedingungen und KI-Agent-Knoten
• MonoChat-Changelog 3.8.37