Chuyển số WhatsApp: Cách chuyển số WhatsApp Business của bạn sang nhà cung cấp mới

Để chuyển số WhatsApp Business của bạn sang nhà cung cấp mới, bạn chuyển số điện thoại đã đăng ký từ tài khoản WhatsApp Business (WABA) hiện tại sang một tài khoản mới thông qua quy trình thiết lập của nền tảng mới. Bạn tắt xác minh hai bước, xác nhận số và tên hiển thị trong nền tảng mới, rồi đăng ký số trên Cloud API tại đó. Số điện thoại vẫn giữ nguyên, và Meta giữ lại tên hiển thị, xếp hạng chất lượng, hạn mức nhắn tin và trạng thái Official Business Account của nó.

Điều cần lên kế hoạch là mọi thứ xung quanh số: tin nhắn mẫu, lịch sử chat, tự động hóa, thanh toán và giờ đội ngũ của bạn chuyển công cụ. Hướng dẫn này đề cập loại chuyển số bạn thực sự cần, những gì được chuyển và không được chuyển, các yêu cầu của Meta và danh sách kiểm tra từng bước.

Bạn cần loại chuyển số WhatsApp nào?

“Chuyển số” có ý nghĩa khác nhau tùy vào nơi số của bạn đang ở hiện tại. Hãy chọn điểm xuất phát trước.

Số hiện đang ở đâu	Bạn làm gì	Có phải chuyển số không?
Trên WhatsApp Business API với nhà cung cấp khác	Chuyển số sang tài khoản WhatsApp Business mới thông qua nền tảng mới	Có, hướng dẫn này
Trong ứng dụng WhatsApp Business, và bạn muốn giữ ứng dụng	Kết nối bằng coexistence	Không, xem WhatsApp coexistence
Trong ứng dụng WhatsApp Business, và bạn sẽ ngừng dùng ứng dụng	Xóa tài khoản WhatsApp trên điện thoại, rồi đăng ký số trên API	Một phần: số được chuyển, nhưng lịch sử chat trong ứng dụng sẽ mất nếu bạn không sao lưu
Trong WhatsApp cá nhân (WhatsApp Messenger)	Xóa tài khoản WhatsApp trước, rồi đăng ký số trên API	Giống như trên
Hoàn toàn chưa dùng WhatsApp	Đăng ký như một số mới	Không, xem cách có được WhatsApp Business API

Với cách xóa rồi đăng ký, Meta lưu ý rằng có thể mất đến ba phút để số khả dụng sau khi tài khoản bị xóa, và các tin nhắn gửi đến số trong lúc đó được xếp hàng chờ. Hãy sao lưu các cuộc chat trong ứng dụng trước, vì việc xóa tài khoản sẽ xóa lịch sử đó khỏi WhatsApp.

Những gì được chuyển theo số, và những gì không

Vì bản thân số điện thoại không thay đổi, phần lớn uy tín của nó được chuyển theo.

Mục	Có chuyển theo số không?
Số điện thoại	Có, không thay đổi
Tên hiển thị	Có
Xếp hạng chất lượng số điện thoại	Có
Hạn mức nhắn tin	Có
Trạng thái Official Business Account (dấu tick xanh)	Có
Tệp phương tiện bạn đã tải lên trên số	Có, vẫn dùng được
Tin nhắn mẫu đã duyệt có xếp hạng chất lượng cao (xanh lá)	Được sao chép sang tài khoản mới với cùng trạng thái, tối đa theo giới hạn mẫu của tài khoản mới
Xếp hạng chất lượng của tin nhắn mẫu	Không. Các mẫu được sao chép bắt đầu ở trạng thái “chưa xác định” trong 24 giờ, sau đó có xếp hạng mới nếu đủ dữ liệu
Tin nhắn mẫu chưa được duyệt, chất lượng thấp hoặc vượt giới hạn	Không. Hãy tạo lại và gửi duyệt lại
Tài khoản WhatsApp Business cũ	Không. Số được chuyển sang một tài khoản WhatsApp Business mới
Lịch sử chat, danh bạ, thẻ và ghi chú	Không thuộc phạm vi chuyển số của Meta. Chúng nằm trong phần mềm của nhà cung cấp cũ
Chatbot, luồng và tự động hóa	Không. Hãy xây dựng lại trong nền tảng mới

Meta cũng có thể kiểm tra lại danh mục khi sao chép các tin nhắn mẫu, và một số có thể bị từ chối. Hãy giữ một bản sao nội dung của mọi mẫu bạn phụ thuộc vào để có thể gửi duyệt lại nhanh chóng.

Meta yêu cầu gì trước khi bạn chuyển số

Tài liệu về chuyển số của Meta liệt kê một số ít yêu cầu. Nếu nhà cung cấp trước đây của bạn sở hữu tài khoản WhatsApp Business, họ phải đáp ứng các yêu cầu này thay cho bạn.

• Doanh nghiệp đã được xác minh. Danh mục doanh nghiệp phải hoàn tất xác minh doanh nghiệp Meta. Nếu bạn chưa làm, hãy làm theo hướng dẫn xác minh doanh nghiệp Meta của chúng tôi trước.
• Một tài khoản WhatsApp Business đã được duyệt có gắn phương thức thanh toán hợp lệ.
• Đã tắt xác minh hai bước trên số. Không thể hoàn tất việc chuyển số cho đến khi tắt.
• Tên hiển thị đã được duyệt, không có yêu cầu đổi tên hiển thị đang chờ xử lý.
• Số thật. Các số thử nghiệm do WhatsApp cấp không thể được chuyển.
• Chỉ Cloud API. Các số đã chuyển chỉ có thể được đăng ký cho Cloud API.

Cách tắt xác minh hai bước

Xác minh hai bước là mã PIN sáu chữ số bảo vệ số khỏi bị đăng ký ở nơi khác. Bạn không thể tắt nó qua API. Trong WhatsApp Manager, mở danh sách số điện thoại, chọn số, vào mục xác minh hai bước và chọn tắt. Meta gửi một liên kết xác nhận đến địa chỉ email của danh mục doanh nghiệp của bạn, vì vậy hãy đảm bảo có người mở được hộp thư đó vào ngày chuyển số.

Nếu số nằm trong tài khoản WhatsApp Business do nhà cung cấp cũ kiểm soát, hãy yêu cầu họ tắt nó hoặc cấp cho bạn quyền truy cập cần thiết. Hãy làm sớm, vì đây là bước thường làm chậm việc chuyển số nhất.

Từng bước: cách chuyển số WhatsApp của bạn

Trước ngày chuyển số

1. Kiểm tra quyền sở hữu. Xác nhận danh mục doanh nghiệp nào sở hữu tài khoản WhatsApp Business và ai có quyền quản trị. Bạn muốn tài khoản mới nằm trong danh mục của chính mình.
2. Xác minh doanh nghiệp nếu chưa được xác minh.
3. Xuất những gì nằm trong công cụ cũ: lịch sử hội thoại bạn cần, danh bạ kèm trạng thái đồng ý nhận tin, thẻ, câu trả lời lưu sẵn và danh sách các tự động hóa.
4. Sao chép nội dung, danh mục, ngôn ngữ và biến của mọi tin nhắn mẫu vào một tài liệu, để bạn có thể gửi duyệt lại bất cứ mẫu nào không được sao chép sang.
5. Lập danh sách các tích hợp: webhook, đồng bộ CRM, trình kích hoạt thương mại điện tử và liên kết thanh toán đang trỏ đến nền tảng cũ.
6. Thiết lập nền tảng mới: mời nhân viên, xây dựng phân luồng, tạo lại các luồng quan trọng và kết nối tích hợp, tất cả trước khi số được chuyển sang.
7. Báo cho nhà cung cấp cũ rằng bạn sẽ rời đi và kiểm tra thời hạn báo trước trong hợp đồng cũng như mọi khoản thanh toán trên hạn mức tín dụng của họ.

Vào ngày chuyển số

1. Tạm dừng các chiến dịch và tự động hóa dựa trên tin nhắn mẫu trên nền tảng cũ.
2. Tắt xác minh hai bước cho số.
3. Bắt đầu kết nối WhatsApp trong nền tảng mới và chọn kết nối số hiện có của bạn. Nhập số và tên hiển thị của nó trong cửa sổ thiết lập của Meta.
4. Xác nhận quyền sở hữu bằng mã xác minh Meta gửi qua SMS hoặc cuộc gọi thoại.
5. Thêm hoặc xác nhận phương thức thanh toán trên tài khoản WhatsApp Business mới, để Meta có thể tính phí trực tiếp cho bạn.
6. Để nền tảng đăng ký số trên Cloud API. Meta cho biết việc đăng ký diễn ra tức thì và bạn có thể tiếp tục gửi và nhận.

Sau khi số hoạt động

1. Gửi một tin nhắn thử đến số và trả lời từ hộp thư mới.
2. Kiểm tra các tin nhắn mẫu. Xác nhận mẫu nào đã được sao chép và gửi duyệt lại các mẫu còn lại.
3. Bật lại xác minh hai bước với mã PIN mới, lưu ở nơi đội ngũ của bạn có thể tìm thấy.
4. Bật lại các tự động hóa từng cái một, bắt đầu với cái quan trọng nhất.
5. Ngắt kết nối nền tảng cũ để không ai trả lời từ hai nơi.
6. Theo dõi xếp hạng chất lượng trong những tuần đầu trong khi xếp hạng của các mẫu mới được hình thành.

Chuyển số WhatsApp mất bao lâu, và có thời gian ngừng hoạt động không?

Bản thân việc chuyển diễn ra nhanh. Tài liệu của Meta cho biết khi số đã được đăng ký trong tài khoản mới, bạn có thể tiếp tục gửi và nhận tin nhắn mà không bị gián đoạn. Những phần tốn thời gian nằm xung quanh đó:

• Chuẩn bị, chủ yếu là xác minh hai bước và quyền truy cập vào tài khoản cũ, có thể mất vài ngày nếu nhà cung cấp cũ phản hồi chậm.
• Sao chép tin nhắn mẫu chạy sau khi chuyển, và các mẫu đã sao chép không dùng được cho đến khi hoàn tất. Meta gợi ý bắt đầu chuyển tin nhắn mẫu trước khi đăng ký số để tránh khoảng trống.
• Các tin nhắn mẫu gửi duyệt lại phải qua xét duyệt lần nữa.

Hãy lên kế hoạch cho một khoảng thời gian yên tĩnh, ví dụ sáng ngày trong tuần ngoài giờ cao điểm, và hoãn các chiến dịch tiếp thị cho đến khi các mẫu được xác nhận. Một tin nhắn ngắn gửi đội ngũ sẽ hữu ích:

Hôm nay từ 9:00 đến 10:00 chúng ta chuyển số WhatsApp sang hộp thư mới.
Không gửi chiến dịch và không trả lời từ công cụ cũ. Từ 10:00, chỉ trả lời trong hộp thư mới.
Khách hàng vẫn nhắn đến cùng một số, không có gì thay đổi với họ.

Các vấn đề thường gặp khi chuyển số và cách tránh

• Xác minh hai bước đang bật và không ai có email. Hãy giải quyết quyền quản trị danh mục và email trước ngày chuyển.
• Nhà cung cấp cũ sở hữu tài khoản WhatsApp Business. Hãy yêu cầu chuyển tài khoản, hoặc nhờ họ hoàn tất các yêu cầu thay bạn. Một số đã đăng ký với Meta có thể được chuyển; nó không bị khóa vào một công cụ.
• Yêu cầu đổi tên hiển thị đang chờ. Hãy chờ xét duyệt xong trước khi chuyển số.
• Doanh nghiệp chưa xác minh. Hãy hoàn tất xác minh doanh nghiệp trước.
• Mất tin nhắn mẫu sau khi chuyển. Hãy giữ bản sao lưu các mẫu và gửi duyệt lại bất cứ mẫu nào không được sao chép.
• Nhầm lẫn về thanh toán. Đảm bảo tài khoản WhatsApp Business mới có phương thức thanh toán hoặc hạn mức tín dụng, nếu không các tin nhắn tính phí sẽ thất bại.

Cách chuyển số WhatsApp của bạn sang MonoChat

MonoChat là Meta Business Partner chính thức, kết nối tài khoản WhatsApp Business của chính bạn với Cloud API của Meta. Số của bạn được đăng ký với Meta, không bị khóa vào nền tảng cũ, nên bạn ngắt kết nối nó ở đó và kết nối với MonoChat thông qua quy trình thiết lập của Meta.

1. Bắt đầu miễn phí và chuẩn bị hộp thư

Tạo tài khoản tại app.monochat.ai. Gói Basic miễn phí gồm một nhân viên và một kênh, và các gói khác có trên trang bảng giá. Trước khi chuyển số, hãy mời đội ngũ vào hộp thư hợp nhất, thiết lập việc phân công và xây dựng lại các luồng quan trọng trong tự động hóa quy trình. Bạn cũng có thể kết nối một trợ lý AI và thử nghiệm trước khi khách hàng tiếp cận.

2. Mang theo các tin nhắn mẫu

Xuất nội dung các tin nhắn mẫu đã duyệt từ công cụ cũ. Tùy cách số được chuyển, các mẫu hoặc ở lại với tài khoản WhatsApp Business của bạn, hoặc cần được gửi lại cho Meta để duyệt từ màn hình tin nhắn mẫu của MonoChat.

3. Kết nối số

Tắt xác minh hai bước, bắt đầu kết nối WhatsApp trong MonoChat và làm theo quy trình thiết lập của Meta cho số hiện có của bạn. Meta tính phí tin nhắn trực tiếp cho bạn, và MonoChat không cộng thêm phí vào mức phí của Meta. Hãy lên kế hoạch cho một khoảng thời gian ngắn không chạy chiến dịch trong khi việc chuyển hoàn tất.

4. Đi vào hoạt động

Trả lời từ hộp thư mới, bật lại các tự động hóa và bật lại xác minh hai bước. Nếu bạn vẫn dùng ứng dụng WhatsApp Business trên một số khác, bạn có thể kết nối số đó bằng coexistence và giữ ứng dụng trên điện thoại.

Nếu tình huống của bạn khác thường, chẳng hạn số nằm trong danh mục của nhà cung cấp hoặc nhiều số trải rộng trên các tài khoản, hãy liên hệ chúng tôi trước khi bắt đầu.

Nguồn

• Meta for Developers: Migrating phone numbers among solution partners via Embedded Signup
• Meta for Developers: Migrate an existing WhatsApp number to a business account
• Meta for Developers: Business phone numbers
• Meta for Developers: Two-step verification
• Meta for Developers: Official Business Accounts