Mẫu tin nhắn Instagram DM và trả lời nhanh cho doanh nghiệp: 30 ví dụ

Mẫu tin nhắn Instagram DM là các câu trả lời soạn sẵn mà đội ngũ hoặc luồng tự động của bạn gửi cho những câu hỏi lặp đi lặp lại: giá, size, giao hàng, đặt lịch, tình trạng đơn hàng. Mẫu tin tốt thì ngắn, trả lời câu hỏi ngay ở dòng đầu tiên và kết thúc bằng một bước tiếp theo rõ ràng, thường là các nút trả lời nhanh để khách bấm chọn.

Bên dưới, bạn sẽ thấy cách mẫu tin hoạt động trên Instagram, các quy định áp dụng và 30 ví dụ sao chép được ngay, nhóm theo tình huống. Thay phần chữ trong [ngoặc vuông] bằng thông tin của bạn.

Mẫu tin nhắn Instagram hoạt động thế nào

Trên Instagram, “mẫu tin” có thể mang ba nghĩa khác nhau. Bạn nên biết mình đang dùng loại nào.

Loại	Là gì	Ai dùng	Phù hợp nhất cho
Câu trả lời đã lưu	Đoạn văn bản lưu trong ứng dụng Instagram hoặc công cụ hộp thư	Nhân viên, khi đang gõ	Trả lời thủ công nhanh và nhất quán
Trả lời nhanh	Nút bấm dưới tin nhắn, gửi qua Messaging API của Meta	Khách hàng, bằng cách bấm	Dẫn dắt lựa chọn trong luồng
Trả lời tự động	Tin nhắn do workflow hoặc trợ lý AI gửi khi có điều kiện kích hoạt	Luồng tự động của bạn	Trả lời tức thì, bình luận sang DM, ngoài giờ

Khác với WhatsApp, Instagram không dùng mẫu tin được duyệt trước để chủ động tiếp cận khách. Nếu bạn cần loại đó, hãy xem ví dụ tin nhắn mẫu WhatsApp.

Quy định cần biết trước khi dùng mẫu tin

• Cửa sổ trả lời. Bạn có thể phản hồi trong vòng 24 giờ kể từ tin nhắn của khách. Sau đó, thành viên trong đội vẫn có thể trả lời thủ công trong vòng 7 ngày bằng thẻ nhân viên hỗ trợ (human agent) của Meta, nhưng không được dùng cho tin nhắn tự động hoặc quảng cáo.
• Bình luận. Bạn có thể gửi một tin trả lời riêng cho người đã bình luận trên bài viết, reel hoặc story của bạn, trong vòng 7 ngày kể từ bình luận. Chỉ có thể gửi thêm tin nếu họ trả lời.
• Giới hạn trả lời nhanh. Tối đa 13 nút, mỗi nút có tiêu đề tối đa 20 ký tự. Hiện các nút này không hiển thị trên máy tính.
• Thông báo về tự động hóa ở nơi pháp luật yêu cầu, đặc biệt khi bot gửi mẫu tin của bạn. Đây là thực hành tốt ở mọi nơi.

Để xem đầy đủ các quy định và luồng tự động, hãy đọc hướng dẫn tự động hóa tin nhắn Instagram.

Cách viết mẫu tin nhắn Instagram hiệu quả

1. Trả lời trước. Nếu khách hỏi giá, giá phải nằm ở dòng một.
2. Giữ trong hai hoặc ba dòng. DM được đọc trên điện thoại.
3. Dùng tên và ngữ cảnh của khách. “Chiếc sơ mi linen trong reel hôm nay” tốt hơn “sản phẩm của chúng tôi”.
4. Kết thúc bằng một câu hỏi hoặc hai đến bốn nút. Quá nhiều lựa chọn làm khách chậm lại.
5. Viết nhãn nút như hành động, dưới 20 ký tự: “Đặt lịch”, “Kiểm tra size”, “Gặp nhân viên”.
6. Giữ đúng giọng thương hiệu, nhưng tránh tin nhắn dày đặc emoji hoặc viết hoa toàn bộ trông như spam.

30 mẫu tin nhắn Instagram cho doanh nghiệp

Lời chào và câu trả lời đầu tiên

1. Tin nhắn chào mừng

Chào [Tên], cảm ơn bạn đã liên hệ [Thương hiệu]! Hôm nay chúng mình có thể giúp gì cho bạn? [Bảng giá] [Đặt lịch] [Hỗ trợ đơn hàng] [Vấn đề khác]

2. Phản hồi story

Cảm ơn bạn đã phản hồi story của chúng mình! Đó là [sản phẩm/dịch vụ], giá [giá]. Bạn muốn mình gửi chi tiết hay kiểm tra tình trạng còn chỗ/còn hàng giúp bạn?

3. Nhấp từ quảng cáo

Chào [Tên]! Bạn đến từ quảng cáo [ưu đãi] của chúng mình. Ưu đãi kéo dài đến [ngày]. Mình giải thích cách áp dụng hay kiểm tra xem khu vực của bạn có được áp dụng không nhé?

4. Ngoài giờ làm việc

Cảm ơn bạn đã nhắn tin! Hiện chúng mình đang nghỉ và sẽ quay lại lúc [giờ]. Bạn cứ để lại câu hỏi, chúng mình sẽ trả lời ngay khi quay lại. Để xem giá và giờ mở cửa, hãy bấm nút bên dưới.

5. Giới thiệu trợ lý

Chào bạn, mình là trợ lý ảo của [Thương hiệu]. Mình có thể hỗ trợ về giá, đơn hàng và đặt lịch, và sẽ kết nối bạn với đội ngũ bất cứ khi nào bạn cần gặp người thật.

Câu hỏi về giá và sản phẩm

6. Trả lời giá

[Sản phẩm] có giá [giá] và có các lựa chọn [lựa chọn]. Bạn thích loại nào?

7. Tư vấn size

Rất sẵn lòng tư vấn size cho bạn! Bạn thường mặc size nào ở [thương hiệu tham khảo hoặc số đo]? Mình sẽ gợi ý size vừa nhất.

8. Hết hàng

[Sản phẩm] phiên bản [biến thể] hiện đã hết hàng. Dự kiến có hàng lại khoảng [ngày]. Bạn muốn mình nhắn khi có hàng, hay gợi ý mẫu tương tự?

9. Gợi ý sản phẩm

Dựa trên những gì bạn chia sẻ, mình gợi ý [sản phẩm A] vì [lý do] hoặc [sản phẩm B] nếu bạn thích [lý do]. Bạn có muốn xem ảnh cả hai không?

10. Liên kết mua hàng

Đây là liên kết trực tiếp tới [sản phẩm]: [liên kết]. Nếu bạn muốn, mình sẽ ở đây hỗ trợ trong lúc bạn thanh toán.

Đơn hàng, vận chuyển và đổi trả

11. Yêu cầu kiểm tra đơn hàng

Được ạ, mình kiểm tra ngay. Mã đơn hàng của bạn là gì? Bạn có thể tìm thấy trong email xác nhận.

12. Đơn hàng đang trên đường giao

Tin vui, đơn hàng [mã] đã được gửi đi ngày [ngày] và dự kiến đến trước [ngày]. Theo dõi đơn: [liên kết].

13. Lựa chọn giao hàng

Chúng mình giao tới [khu vực] trong [thời gian] với phí [giá], và miễn phí cho đơn trên [số tiền]. Bạn muốn mình kiểm tra giao hàng tới thành phố của bạn không?

14. Yêu cầu đổi trả

Rất tiếc vì sản phẩm chưa phù hợp! Bạn có thể đổi trả trong vòng [thời hạn] kể từ khi nhận hàng. Gửi mình mã đơn hàng, mình sẽ tạo yêu cầu đổi trả cho bạn.

15. Hàng bị hư hỏng

Mình thật sự xin lỗi về điều này. Bạn có thể gửi ảnh sản phẩm và bao bì không? Mình sẽ chuyển cho đội ngũ để xử lý nhanh nhất.

Đặt lịch và lịch hẹn

16. Bắt đầu đặt lịch

Mình đặt lịch cho bạn nhé! Bạn muốn dùng dịch vụ nào? [Cắt tóc] [Nhuộm] [Tư vấn]

17. Đưa ra khung giờ

Đây là các khung giờ trống gần nhất cho [dịch vụ]: [Thứ Năm 18:30] [Thứ Bảy 10:00] [Giờ khác]

18. Xác nhận lịch hẹn

Bạn đã đặt lịch [dịch vụ] vào [ngày] lúc [giờ] với [nhân viên]. Hẹn gặp bạn nhé! Nếu có thay đổi, cứ nhắn lại tại đây.

19. Xin nhắc lịch qua WhatsApp

Bạn có muốn nhận lời nhắc trước một ngày không? Chia sẻ số WhatsApp của bạn, chúng mình sẽ gửi qua đó.

20. Đổi lịch

Không vấn đề gì. Ngày nào tiện hơn cho bạn? Mình sẽ kiểm tra lịch trống.

Bình luận và cộng đồng

21. Trả lời riêng theo từ khóa bình luận

Chào [Tên]! Bạn đã hỏi về [sản phẩm] dưới bài viết của chúng mình. Giá [giá], có các lựa chọn [lựa chọn]. Bạn muốn mình kiểm tra tồn kho giúp không?

22. Tham gia minigame

Cảm ơn bạn đã tham gia minigame! Người thắng sẽ được công bố vào [ngày] trên story của chúng mình. Chúc bạn may mắn!

23. Trả lời công khai bình luận

Mình vừa nhắn tin chi tiết cho bạn rồi nhé!

24. Đề nghị hợp tác

Cảm ơn bạn đã quan tâm hợp tác với chúng mình! Vui lòng chia sẻ số liệu trang cá nhân và một vài dự án hợp tác trước đây, đội ngũ đối tác sẽ xem xét trước [ngày].

Hỗ trợ, khiếu nại và chuyển giao

25. Khiếu nại

Mình rất tiếc về trải nghiệm của bạn, [Tên]. Mình muốn khắc phục việc này. Bạn có thể cho mình biết chuyện gì đã xảy ra và mã đơn hàng không?

26. Chuyển cho người thật

Cảm ơn bạn, mình đang chuyển việc này cho [thành viên/đội ngũ]. Họ sẽ trả lời ngay tại đây, thường trong vòng [thời gian].

27. Cần thêm thông tin

Để hỗ trợ bạn nhanh hơn, bạn có thể gửi [mã đơn hàng / ảnh / ngày đến cửa hàng] không?

Chăm sóc lại và xin phản hồi

28. Chăm sóc lại trong cửa sổ

Chào [Tên], mình hỏi thăm chút: bạn đã chọn được size phù hợp chưa, hay cần mình hỗ trợ gì thêm không?

29. Xin đánh giá

Cảm ơn bạn đã ghé [Thương hiệu]! Bạn thấy chúng mình phục vụ thế nào? Bấm chọn đánh giá bên dưới nhé. [Tuyệt vời] [Tạm ổn] [Chưa tốt]

30. Kết thúc cuộc trò chuyện

Rất vui vì đã giúp được bạn! Nếu cần gì, cứ nhắn cho chúng mình tại đây. Chúc bạn một ngày tốt lành!

Biến mẫu tin thành trả lời nhanh và luồng tự động

Mẫu tin phát huy hiệu quả nhất khi là một phần của luồng thay vì được gõ từng câu:

• Câu trả lời đã lưu cho nhân viên. Lưu 10 đến 15 câu trả lời hàng đầu để mọi thành viên trả lời giống nhau.
• Nút trả lời nhanh cho lựa chọn. Mẫu 1, 16, 17 và 29 rất hợp làm nút bấm, vì khách chọn từ một danh sách ngắn.
• Tự động hóa câu trả lời đầu tiên. Một workflow có thể gửi mẫu 1, 2, 3 hoặc 21 ngay khi tin nhắn hoặc bình luận đến, rồi chờ câu trả lời.
• AI cho mọi thứ ở giữa. Trợ lý AI có thể trả lời câu hỏi mở theo giọng của bạn, dựa trên bảng giá và chính sách của chính bạn, và chuyển sang mẫu 26 khi cần người thật.

Cách dùng mẫu tin nhắn Instagram trong MonoChat

MonoChat đưa Instagram DM và bình luận vào hộp thư chung của đội ngũ cùng với WhatsApp, Messenger, TikTok và web chat, nhờ đó bạn có thể dùng lại cùng các câu trả lời trên nhiều kênh.

1. Lưu câu trả lời. Nhân viên chèn câu trả lời soạn sẵn từ thư viện mẫu khi trả lời, giúp giọng điệu và thông tin nhất quán trong cả đội. Xem các tính năng tổng đài nhiều nhân viên để biết chi tiết.
2. Xây dựng luồng với nút bấm. Trong trình tạo quy trình không cần code, bắt đầu luồng từ DM hoặc bình luận đến, gửi một mẫu tin, đưa ra lựa chọn dưới dạng trả lời nhanh, rẽ nhánh theo câu trả lời và lưu thành trường thông tin liên hệ hoặc thẻ.
3. Trả lời câu hỏi mở bằng AI. Trợ lý AI trả lời dựa trên nội dung của chính bạn và chuyển cho người thật kèm toàn bộ cuộc trò chuyện.
4. Gắn thẻ theo chiến dịch. Nhóm các DM đến từ chiến dịch theo chiến dịch hoặc nhóm quảng cáo và trả lời bằng mẫu tin riêng cho từng chiến dịch, như mô tả trên trang nền tảng Instagram.
5. Biến bình luận thành DM. Bình luận Instagram cũng vào cùng hộp thư, và một luồng có thể tự động trả lời bình luận bằng tin nhắn riêng. Ví dụ, ai bình luận “GIÁ” sẽ nhận mẫu 21 kèm bảng giá và một nút bấm, đồng thời liên hệ được gắn thẻ khách tiềm năng. Cùng luồng đó cũng có thể giao cuộc trò chuyện cho một thành viên trong đội. Meta cho phép một tin trả lời riêng cho mỗi bình luận trong vòng 7 ngày, và cuộc trò chuyện chỉ tiếp tục nếu người đó trả lời.

Bạn có thể dùng thử với gói Basic miễn phí (một nhân viên, một kênh) tại app.monochat.ai. Với các gói trả phí, xem bảng giá. Nếu bạn cũng xử lý tin nhắn Trang Facebook, bài hướng dẫn về quy tắc 24 giờ trên Messenger giải thích bạn có thể gửi gì và khi nào.

Những điểm chính cần nhớ

• Trên Instagram, mẫu tin là câu trả lời dùng lại được, không phải tin nhắn tiếp cận được duyệt trước.
• Trả lời trong vòng 24 giờ; người thật có thể trả lời thủ công trong vòng 7 ngày bằng thẻ nhân viên hỗ trợ.
• Trả lời trước, giữ ngắn gọn và kết thúc bằng một câu hỏi hoặc vài nút bấm.
• Dùng tối đa 13 nút trả lời nhanh với nhãn không quá 20 ký tự, và chấp nhận cả câu trả lời gõ tay.
• Kết hợp câu trả lời đã lưu, nút bấm, tự động hóa và AI để mọi khách hàng đều nhận được câu trả lời nhanh và nhất quán.

Nguồn

• Meta: Trả lời nhanh trên Instagram
• Meta: Instagram Messaging API, gửi tin nhắn
• Meta: Trả lời riêng trên Instagram
• Meta: Chính sách Messenger Platform và IG Messaging API