Chăm sóc khách hàng
WhatsApp Business trên máy tính bảng, iPad: điều hành quầy lễ tân từ một màn hình
Máy tính bảng đặt ở quầy lễ tân là nơi nhiều doanh nghiệp trả lời WhatsApp, nhất là khi đón khách nước ngoài. Ứng dụng WhatsApp cho liên kết tối đa bốn thiết bị với một điện thoại, nhưng iPad không thể là thiết bị chính và thiết bị liên kết bị đăng xuất khi điện thoại không được dùng. Đây là cách thiết lập một quầy lễ tân chạy ổn định, với hộp thư chung trên máy tính bảng.
Đội ngũ MonoChat Cập nhật: 8 phút đọc
Trong trang này
Bước vào một khách sạn nhỏ ở Đà Nẵng, một homestay ở Phú Quốc, một spa ở Nha Trang hay tiệm sửa điện thoại ở Hà Nội, bạn thường thấy WhatsApp của cơ sở nằm trên một chiếc máy tính bảng đặt ở quầy. Màn hình đủ lớn để xem ảnh và đọc tin nhắn dài, máy nằm yên một chỗ và ai trực ca nào cũng cầm lên trả lời được. Tháng 5/2025, WhatsApp còn ra mắt ứng dụng riêng cho iPad.
Tại Việt Nam, khách trong nước thường nhắn qua Messenger hay Zalo, còn WhatsApp là kênh của khách du lịch, người nước ngoài và đối tác ở nước ngoài, những người nhắn bạn trước cả khi đặt chân đến. Cách làm này chạy tốt cho đến khi không còn tốt nữa: máy tính bảng bị đăng xuất, hai người cùng trả lời một khách, hoặc không ai biết ai đã hứa gì. Bài viết này giải thích ứng dụng WhatsApp cho phép gì trên máy tính bảng, nó dừng ở đâu khi làm việc theo nhóm, và cách điều hành quầy lễ tân trên máy tính bảng bằng một hộp thư chung.
Ứng dụng WhatsApp cho phép gì trên máy tính bảng
WhatsApp công bố ứng dụng iPad vào tháng 5/2025 và gọi đó là “một trong những yêu cầu lớn nhất của chúng tôi”. Bài báo của The Star về lần ra mắt này nêu các tính năng Split View, Slide Over và Stage Manager trên iPad tương thích, cuộc gọi nhóm tối đa 32 người, và hỗ trợ Magic Keyboard cùng Apple Pencil.
Với doanh nghiệp, những quy tắc quan trọng nằm trong trang trợ giúp của WhatsApp về thiết bị liên kết:
- Bạn có thể liên kết tối đa bốn thiết bị cùng lúc với điện thoại chính. Máy tính bảng Android và iPad nằm trong số đó.
- iPad không thể là thiết bị chính. Máy tính bảng Android thì được, nhưng chỉ khi tài khoản được đăng ký ngay trên máy tính bảng đó.
- Thiết bị liên kết hoạt động được khi điện thoại không có mạng, nhưng bị đăng xuất nếu điện thoại không được dùng quá 14 ngày.
- WhatsApp cũng ngắt kết nối thiết bị liên kết sau 30 ngày không hoạt động.
Vì vậy, máy tính bảng ở quầy luôn phụ thuộc vào một chiếc điện thoại, thường là của chủ hoặc quản lý. Nếu chiếc điện thoại đó bị mất, đổi máy, tắt nguồn khi chủ đi nghỉ hoặc bỏ quên trong ngăn kéo, quầy lễ tân sẽ mất liên lạc với khách.
Thiết bị liên kết dừng ở đâu khi làm việc theo nhóm
Thiết bị liên kết là một tài khoản trên nhiều màn hình. Với cơ sở một hai người thì ổn. Từ ba người trở lên, ba vấn đề xuất hiện:
- Không có phân công. Thiết bị nào cũng thấy mọi cuộc trò chuyện. Hai người cùng trả lời một khách, hoặc mỗi người đều tưởng người kia đã trả lời.
- Không ghi lại ai đã trả lời. Mọi tin nhắn đều đến từ “doanh nghiệp”. Khi khách nói “bạn nhân viên bên anh hứa giảm giá cho tôi”, không có cách nào kiểm tra đó là ai.
- Giới hạn cứng. Tổng cộng bốn thiết bị: một máy tính bảng ở quầy, một ở văn phòng, hai điện thoại là đã đầy.
Ngoài ra cũng không có gì để tự động hóa: không có tin nhắn trả lời ngoài giờ, không có quy trình đặt lịch, không có tác nhân AI cho những câu hỏi lặp lại cả ngày.
Quầy lễ tân trên WhatsApp Business API
Cách thay thế là kết nối số với WhatsApp Business API (Cloud API của Meta) và trả lời từ một hộp thư chung. MonoChat là official Meta Business Partner và kết nối số của bạn trực tiếp với Meta. Bạn cũng không phải bỏ ứng dụng trên điện thoại: với WhatsApp Coexistence, cùng một số vẫn dùng trên ứng dụng WhatsApp Business và được kết nối với Cloud API cùng lúc.
Khi đó mỗi người đăng nhập bằng tài khoản MonoChat riêng, trên bao nhiêu điện thoại, máy tính bảng và máy tính tùy nhu cầu. Hội thoại được phân công, mỗi câu trả lời cho biết ai đã gửi, vai trò quyết định ai thấy gì, và Instagram, Messenger, TikTok cùng web chat nằm chung một danh sách với WhatsApp. Với cơ sở ở Việt Nam, điều này có nghĩa là khách quốc tế nhắn qua WhatsApp và khách trong nước nhắn qua Messenger đều đến cùng một chỗ.
Ứng dụng MonoChat trông thế nào trên máy tính bảng
Ứng dụng MonoChat cho Android và iOS tự điều chỉnh theo màn hình lớn. Trên iPad hoặc máy tính bảng Android đặt ngang, ứng dụng dùng cùng bố cục với MonoChat trên web:
- Menu bên. Một menu bên trái thay cho thanh dưới: bảng điều khiển, Phiên và các chế độ xem tùy chỉnh ở phía trên, Báo cáo và Cài đặt ở phía dưới. Tối đa bốn chế độ xem tùy chỉnh có biểu tượng riêng.
- Danh sách phiên cạnh cuộc trò chuyện. Danh sách nằm bên trái và cuộc trò chuyện đang mở chiếm phần còn lại, nên quầy chuyển từ khách này sang khách khác mà không phải quay lại. Hồ sơ khách hàng cũng mở ngay tại đó. Khi chưa mở cuộc trò chuyện nào, bên phải hiện Chưa chọn phiên.
- Cài đặt và báo cáo cạnh menu của chúng. Cài đặt mở ở mục Tổ chức, Báo cáo mở ở báo cáo đầu tiên, còn hồ sơ của bạn mở ở Chỉnh sửa hồ sơ.
- Trang trượt từ cạnh bên. Bộ lọc, biểu mẫu và hộp chọn trượt vào từ cạnh bên như trên web, thay vì từ phía dưới.
- Bảng điều khiển hai cột. Số lượng phiên và trạng thái nhân viên ở bên trái; số dư, bảng Kênh (mọi kênh đã kết nối cùng trạng thái, lọc theo Tất cả, Đang hoạt động hoặc Thụ động) và các widget của bạn ở bên phải.
- Xoay màn hình. Ứng dụng xoay theo máy tính bảng và giữ nguyên màn hình bạn đang mở.
- Bàn phím rời. Enter gửi tin nhắn và Shift + Enter xuống dòng. Khi menu / của tin nhắn ngắn và bot đang mở, Enter sẽ xuống dòng.
Từ menu gửi của cuộc trò chuyện, quầy còn có thể bắt đầu một flow tùy chỉnh ngay trong cuộc trò chuyện đang mở, ví dụ flow đặt lịch hoặc thanh toán, bằng cách tìm trong các flow đang hoạt động.
Thiết lập máy tính bảng cho quầy lễ tân
1. Kết nối số. Trong MonoChat trên web, kết nối số WhatsApp của bạn qua Cloud API, chọn coexistence nếu chủ muốn giữ ứng dụng trên điện thoại. Thêm Instagram, Messenger và web chat nếu khách của bạn dùng.
2. Cấp tài khoản riêng cho quầy. Tạo một thành viên cho mỗi người ở quầy, hoặc một tài khoản cho vai trò quầy dùng chung, và gán vai trò chỉ hiển thị những gì quầy cần. Hướng dẫn vai trò và phân quyền hộp thư chung trình bày các lựa chọn.
3. Định tuyến hội thoại về quầy. Đưa quầy vào một nhóm làm việc và định tuyến hội thoại mới về nhóm đó, để máy tính bảng hiện những cuộc trò chuyện quầy cần trả lời còn văn phòng thấy phần còn lại.
4. Cài ứng dụng. Cài ứng dụng MonoChat trên máy tính bảng từ App Store hoặc Google Play và đăng nhập. Đặt máy ngang để có bố cục hai khung.
5. Thêm bàn phím nếu quầy gõ nhiều. Một ốp lưng kèm bàn phím biến máy tính bảng thành một trạm làm việc nhỏ, gửi tin bằng Enter.
6. Chuẩn bị sẵn các câu trả lời lặp lại. Lưu tin nhắn ngắn cho giờ mở cửa, bảng giá, chỉ đường và liên kết đặt lịch, rồi gọi ra bằng menu /. Để tác nhân AI hoặc một flow trả lời những câu hỏi giống nhau khi quầy đóng cửa; xem tin nhắn WhatsApp ngoài giờ làm việc.
Ví dụ từ quầy lễ tân
Quầy lễ tân khách sạn ở Đà Nẵng. Máy tính bảng hiện các cuộc trò chuyện hôm nay cạnh cuộc đang mở. Một vị khách người Úc nhắn hỏi đón từ sân bay và gửi ảnh đặt phòng; lễ tân trả lời, mở flow đặt xe đưa đón từ menu gửi rồi chuyển sang cuộc tiếp theo. Tài xế xem lại ảnh và giờ bay trong cùng cuộc trò chuyện.
Quầy một phòng khám nha khoa ở TP. Hồ Chí Minh. Khách nước ngoài hỏi lịch hẹn, đường đi và chi phí chung. Quầy trả lời câu hỏi về lịch hẹn; câu hỏi chuyên môn được giao cho nhóm làm việc của điều dưỡng và trả lời từ phía sau, với toàn bộ lịch sử ở một nơi.
Quầy tiệm sửa điện thoại ở Hà Nội. Một khách nước ngoài sống ở Hà Nội hỏi máy đã sửa xong chưa. Kỹ thuật viên ở bàn làm việc trả lời từ chiếc máy tính bảng thứ hai, và quầy thấy câu trả lời trước khi khách bước vào.
Thiết bị liên kết hay hộp thư chung?
| Thiết bị liên kết của WhatsApp | MonoChat trên máy tính bảng | |
|---|---|---|
| Thiết bị | Tối đa bốn, gắn với một điện thoại | Bao nhiêu tùy nhu cầu, mỗi người một tài khoản |
| iPad | Chỉ là thiết bị liên kết, không bao giờ là thiết bị chính | Ứng dụng đầy đủ với bố cục hai khung như web |
| Khi điện thoại không được dùng | Thiết bị liên kết bị đăng xuất sau 14 ngày | Không phụ thuộc vào một điện thoại |
| Ai đã trả lời | Không ghi lại | Mỗi câu trả lời cho biết người gửi |
| Phân công và định tuyến | Không có | Phân công, nhóm làm việc, vai trò |
| Tự động hóa | Không có | Flow, tác nhân AI, mẫu tin nhắn |
| Kênh khác | Chỉ WhatsApp | Instagram, Messenger, TikTok, Telegram, web chat |
Để bắt đầu, hãy tạo tài khoản miễn phí tại app.monochat.ai, kết nối số WhatsApp và cài ứng dụng MonoChat trên máy tính bảng. Các gói dịch vụ có ở trang bảng giá; về ứng dụng trên điện thoại, xem hướng dẫn hộp thư chung trên di động.
Nguồn
- WhatsApp Help Center, About linked devices, truy cập ngày 4/11/2026
- The Star, “It’s official: WhatsApp now available for download on iPad” (28 May 2025), truy cập ngày 4/11/2026
- MonoChat help center, The Mobile App on Tablets and iPad, truy cập ngày 4/11/2026
Áp dụng với MonoChat