কাস্টমার সার্ভিস
ট্যাব বা iPad-এ WhatsApp Business: এক স্ক্রিন থেকে রিসেপশন ডেস্ক চালানো
অনেক ব্যবসায় WhatsApp-এর উত্তর যায় রিসেপশনের ট্যাব থেকে। WhatsApp অ্যাপ একটি ফোনের সঙ্গে চারটি পর্যন্ত ডিভাইস লিংক করতে দেয়, কিন্তু iPad মূল ডিভাইস হতে পারে না, আর ফোন অনেকদিন ব্যবহার না হলে লিংক করা ডিভাইস লগ আউট হয়ে যায়। কীভাবে এমন একটি ফ্রন্ট ডেস্ক সাজাবেন যা থেমে যায় না, ট্যাবে টিম ইনবক্স দিয়ে, তা এখানে।
MonoChat টিম আপডেট করা হয়েছে: 6 মিনিটে পড়া যায়
এই পেজে
ঢাকার ধানমন্ডির কোনো বিউটি পার্লার, চট্টগ্রামের একটি ডেন্টাল ক্লিনিক, বসুন্ধরা সিটির মোবাইল সার্ভিসিংয়ের দোকান বা কক্সবাজারের ছোট একটি হোটেলে ঢুকলে প্রায়ই দেখবেন, ব্যবসার WhatsApp চলছে রিসেপশনের একটি ট্যাবে। ছবি আর লম্বা মেসেজ পড়ার মতো বড় স্ক্রিন, এক জায়গায় থাকে, আর যিনি শিফটে আছেন তিনিই হাতে তুলে নিতে পারেন। মে 2025-এ WhatsApp নিজস্ব iPad অ্যাপও ছেড়েছে।
সমস্যা শুরু হয় হঠাৎ: ট্যাব লগ আউট হয়ে যায়, দুজন একই গ্রাহককে উত্তর দেন, অথবা কেউ বলতে পারেন না কে কী কথা দিয়েছিলেন। এই গাইডে আছে ট্যাবে WhatsApp অ্যাপ কী করতে দেয়, টিমের জন্য কোথায় তার সীমা, আর শেয়ার করা ইনবক্স দিয়ে ট্যাব থেকে ফ্রন্ট ডেস্ক কীভাবে চালাবেন।
ট্যাবে WhatsApp অ্যাপ কী করতে দেয়
WhatsApp মে 2025-এ iPad অ্যাপের ঘোষণা দেয় এবং একে বলে “one of our biggest requests”। The Star-এর প্রতিবেদন অনুযায়ী সামঞ্জস্যপূর্ণ iPad-এ Split View, Slide Over ও Stage Manager, 32 জন পর্যন্ত মানুষের গ্রুপ কল, এবং Magic Keyboard ও Apple Pencil সাপোর্ট আছে।
ব্যবসার জন্য যে নিয়মগুলো গুরুত্বপূর্ণ, সেগুলো আছে লিংক করা ডিভাইস নিয়ে WhatsApp-এর হেল্প সেন্টারের পেজে:
- মূল ফোনের সঙ্গে একসঙ্গে চারটি পর্যন্ত ডিভাইস লিংক করা যায়। Android ট্যাবলেট ও iPad এর মধ্যে পড়ে।
- iPad মূল ডিভাইস হতে পারে না। Android ট্যাব পারে, তবে কেবল যদি অ্যাকাউন্টটি সেই ট্যাব থেকেই রেজিস্টার করা হয়।
- ফোন অনলাইনে না থাকলেও লিংক করা ডিভাইস চলে, কিন্তু ফোন 14 দিনের বেশি ব্যবহার না হলে লগ আউট হয়ে যায়।
- WhatsApp 30 দিন নিষ্ক্রিয় থাকলে লিংক করা ডিভাইসের সংযোগ বিচ্ছিন্ন করে।
অর্থাৎ রিসেপশনের ট্যাব সবসময় একটি ফোনের ওপর নির্ভর করে, সাধারণত মালিক বা ম্যানেজারের ফোন। সেই ফোন হারালে, বদলালে, ঈদের ছুটিতে বন্ধ থাকলে বা ড্রয়ারে পড়ে থাকলে ফ্রন্ট ডেস্কও চুপ হয়ে যায়।
টিমের জন্য লিংক করা ডিভাইসের সীমা কোথায়
লিংক করা ডিভাইস মানে কয়েকটি স্ক্রিনে একটিই অ্যাকাউন্ট। এক-দুজনের ব্যবসার জন্য এতে চলে যায়। এর বেশি হলে তিনটি সমস্যা দেখা দেয়:
- চ্যাটের দায়িত্ব কারও নয়। প্রতিটি ডিভাইস প্রতিটি চ্যাট দেখে। দুজন একই গ্রাহককে উত্তর দেন, অথবা প্রত্যেকে ভাবেন অন্যজন দিয়েছেন।
- কে উত্তর দিয়েছেন তার রেকর্ড নেই। প্রতিটি মেসেজ যায় “ব্যবসার” নামে। গ্রাহক যখন বলেন “আপনাদের এক আপু আমাকে ডিসকাউন্টের কথা বলেছিলেন”, তখন কে বলেছিলেন তা যাচাইয়ের উপায় থাকে না।
- কড়া সীমা। মোট চারটি ডিভাইস: রিসেপশনে একটি ট্যাব, পেছনের অফিসে একটি, দুটি ফোন, ব্যস, জায়গা শেষ।
অটোমেশনেরও কিছু নেই: দোকান বন্ধের পরে উত্তর নেই, বুকিং ফ্লো নেই, সারাদিন ঘুরেফিরে আসা প্রশ্নের জন্য AI এজেন্ট নেই।
WhatsApp Business API-তে ফ্রন্ট ডেস্ক
বিকল্প হলো নম্বরটি WhatsApp Business API (Meta-র Cloud API)-তে যুক্ত করে টিম ইনবক্স থেকে উত্তর দেওয়া। MonoChat একটি অফিশিয়াল Meta Business Partner এবং আপনার নম্বর সরাসরি Meta-র সঙ্গে যুক্ত করে। ফোনের অ্যাপও ছাড়তে হয় না: WhatsApp Coexistence-এ একই নম্বর WhatsApp Business অ্যাপে থাকে এবং একই সময়ে Cloud API-তেও যুক্ত থাকে।
তারপর প্রত্যেকে নিজের MonoChat অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করেন, যত ফোন, ট্যাব ও কম্পিউটার দরকার ততগুলোতে। চ্যাট অ্যাসাইন করা যায়, প্রতিটি উত্তরে দেখা যায় কে পাঠিয়েছেন, রোল ঠিক করে কে কী দেখবেন, আর Instagram, Messenger, TikTok ও ওয়েব চ্যাট WhatsApp-এর সঙ্গে একই তালিকায় আসে। বাংলাদেশে অনেক প্রশ্ন যেহেতু ফেসবুক পেজেই আসে, তাই Messenger আর WhatsApp এক জায়গায় পাওয়াটা রিসেপশনের অনেক সময় বাঁচায়।
ট্যাবে MonoChat অ্যাপ দেখতে কেমন
Android ও iOS-এর MonoChat অ্যাপ বড় স্ক্রিনের সঙ্গে মানিয়ে নেয়। iPad বা Android ট্যাব আড়াআড়ি (ল্যান্ডস্কেপ) ধরলে এটি ওয়েবের MonoChat-এর মতো একই লেআউট ব্যবহার করে:
- সাইড মেনু। নিচের বারের জায়গায় বাঁদিকে একটি মেনু: ওপরে ড্যাশবোর্ড, কথোপকথন ও আপনার কাস্টম ভিউ, নিচে রিপোর্ট ও সেটিংস। চারটি পর্যন্ত কাস্টম ভিউ নিজস্ব আইকন পায়।
- চ্যাটের পাশে কথোপকথনের তালিকা। তালিকা বাঁদিকে থাকে আর খোলা চ্যাট বাকি জায়গা জুড়ে, ফলে রিসেপশন পেছনে না গিয়েই এক গ্রাহক থেকে পরের গ্রাহকে যায়। গ্রাহকের প্রোফাইলও একই জায়গায় খোলে। কোনো চ্যাট খোলা না থাকলে ডানদিকে দেখায় কথোপকথন নির্বাচন করা হয়নি।
- মেনুর পাশে সেটিংস ও রিপোর্ট। সেটিংস খোলে সংস্থা পেজে, রিপোর্ট খোলে প্রথম রিপোর্টে, আর আপনার প্রোফাইল খোলে আমার প্রোফাইল সম্পাদনা করুন-এ।
- পাশ থেকে আসা পেজ। ফিল্টার, ফর্ম ও পিকার নিচ থেকে না উঠে ওয়েবের মতো পাশ থেকে সরে আসে।
- দুই কলামে ড্যাশবোর্ড। বাঁদিকে কথোপকথনের সংখ্যা ও এজেন্টদের স্ট্যাটাস; ডানদিকে ব্যালান্স, চ্যানেল প্যানেল (প্রতিটি যুক্ত চ্যানেল তার স্ট্যাটাসসহ, সব, সক্রিয় বা নিষ্ক্রিয় দিয়ে ফিল্টার করা যায়) এবং আপনার উইজেট।
- ঘোরানো। ট্যাব ঘোরালে অ্যাপও ঘোরে, আর যে স্ক্রিন খোলা ছিল সেটিই থাকে।
- হার্ডওয়্যার কিবোর্ড। Enter চাপলে মেসেজ যায় আর Shift + Enter নতুন লাইন শুরু করে। শর্ট মেসেজ ও বটের / মেনু খোলা থাকলে Enter নতুন লাইন শুরু করে।
চ্যাটের সেন্ড মেনু থেকে রিসেপশন খোলা চ্যাটে একটি কাস্টম ফ্লোও চালু করতে পারে, যেমন বুকিং বা পেমেন্ট ফ্লো, সক্রিয় ফ্লোগুলোর মধ্যে খুঁজে নিয়ে।
রিসেপশনের ট্যাব কীভাবে সেট করবেন
1. নম্বর যুক্ত করুন। ওয়েবের MonoChat-এ Cloud API দিয়ে আপনার WhatsApp নম্বর যুক্ত করুন; মালিক ফোনের অ্যাপ রাখতে চাইলে coexistence বেছে নিন। গ্রাহকেরা ব্যবহার করলে Instagram, Messenger ও ওয়েব চ্যাটও যোগ করুন।
2. ডেস্ককে নিজস্ব অ্যাকাউন্ট দিন। ডেস্কের প্রত্যেক কর্মীর জন্য একজন সহকর্মী তৈরি করুন, অথবা শেয়ার করা ডেস্ক রোলের জন্য একটি অ্যাকাউন্ট, আর এমন একটি রোল দিন যা কেবল ডেস্কের দরকারি জিনিসই দেখায়। কোন বিকল্প কখন বেছে নেবেন, তা আছে আমাদের টিম ইনবক্সের রোল ও পারমিশন গাইডে।
3. চ্যাট ডেস্কে পাঠান। ডেস্ককে একটি ওয়ার্কগ্রুপে রাখুন এবং নতুন চ্যাট সেখানে রাউট করুন, যাতে ট্যাবে কেবল সেই কথোপকথনগুলো দেখা যায় যেগুলোর উত্তর ডেস্কের দেওয়ার কথা, আর বাকিগুলো দেখে পেছনের অফিস।
4. অ্যাপ ইনস্টল করুন। App Store বা Google Play থেকে ট্যাবে MonoChat অ্যাপ ইনস্টল করে সাইন ইন করুন। দুই প্যানের লেআউটের জন্য ট্যাব আড়াআড়ি রাখুন।
5. বেশি টাইপ করলে কিবোর্ড যোগ করুন। কিবোর্ড কেস ট্যাবকে একটি ছোট ওয়ার্কস্টেশন বানিয়ে দেয়, Enter চাপলেই মেসেজ যায়।
6. বারবার দেওয়া উত্তর তৈরি রাখুন। খোলার সময়, দাম, ঠিকানা ও বুকিং লিংকের জন্য শর্ট মেসেজ সেভ করুন এবং / মেনু দিয়ে বের করুন। ডেস্ক বন্ধ থাকলে একই প্রশ্নের উত্তর দিতে দিন AI এজেন্ট বা ফ্লোকে; দেখুন কাজের সময়ের পরে WhatsApp মেসেজ।
ফ্রন্ট ডেস্কের কয়েকটি উদাহরণ
গুলশানের একটি পার্লারের রিসেপশন। ট্যাবে খোলা চ্যাটের পাশে আজকের চ্যাটগুলো দেখা যায়। নুসরাত নামে এক ক্লায়েন্ট যে হেয়ারকাট চান তার ছবি পাঠান; রিসেপশনিস্ট উত্তর দেন, সেন্ড মেনু থেকে বুকিং ফ্লো চালু করেন এবং পরের চ্যাটে চলে যান। পরে স্টাইলিস্ট একই কথোপকথনে ছবিটি দেখে নেন।
চট্টগ্রামের একটি ক্লিনিকের ডেস্ক। রোগীরা সিরিয়াল, ঠিকানা ও রিপোর্ট নিয়ে জিজ্ঞেস করেন। ডেস্ক অ্যাপয়েন্টমেন্টের প্রশ্নের উত্তর দেয়; চিকিৎসা সংক্রান্ত যেকোনো প্রশ্ন নার্সদের ওয়ার্কগ্রুপে অ্যাসাইন হয় এবং পেছনের অফিস থেকে উত্তর যায়, পুরো ইতিহাস এক জায়গায় রেখে।
সিলেটের একটি মোবাইল সার্ভিসিং দোকানের কাউন্টার। রফিক সাহেব জানতে চান তাঁর ফোন ঠিক হয়েছে কি না। বেঞ্চে বসা টেকনিশিয়ান দ্বিতীয় একটি ট্যাব থেকে উত্তর দেন, আর গ্রাহক দোকানে ঢোকার আগেই কাউন্টার সেই উত্তর দেখে ফেলে।
লিংক করা ডিভাইস, নাকি টিম ইনবক্স?
| WhatsApp লিংক করা ডিভাইস | ট্যাবে MonoChat | |
|---|---|---|
| ডিভাইস | চারটি পর্যন্ত, একটি ফোনের সঙ্গে বাঁধা | যত দরকার, প্রত্যেকে নিজে সাইন ইন করা |
| iPad | কেবল লিংক করা ডিভাইস, কখনো মূল নয় | ওয়েবের দুই প্যানের লেআউটসহ পূর্ণ অ্যাপ |
| ফোন ব্যবহার না হলে | 14 দিন পর লিংক করা ডিভাইস লগ আউট | একটি ফোনের ওপর নির্ভরতা নেই |
| কে উত্তর দিয়েছেন | রেকর্ড থাকে না | প্রতিটি উত্তরে প্রেরকের নাম |
| অ্যাসাইন ও রাউটিং | নেই | অ্যাসাইন, ওয়ার্কগ্রুপ, রোল |
| অটোমেশন | নেই | ফ্লো, AI এজেন্ট, টেমপ্লেট |
| অন্যান্য চ্যানেল | শুধু WhatsApp | Instagram, Messenger, TikTok, Telegram, ওয়েব চ্যাট |
শুরু করতে app.monochat.ai-তে বিনামূল্যে অ্যাকাউন্ট খুলুন, আপনার WhatsApp নম্বর যুক্ত করুন এবং ট্যাবে MonoChat অ্যাপ ইনস্টল করুন। প্ল্যানগুলো আছে প্রাইসিং পেজে; ফোনে অ্যাপ চালানোর জন্য দেখুন আমাদের মোবাইলে টিম ইনবক্স গাইড।
সূত্র
- WhatsApp Help Center, About linked devices, দেখা হয়েছে 4 নভেম্বর 2026
- The Star, “It’s official: WhatsApp now available for download on iPad” (28 May 2025), দেখা হয়েছে 4 নভেম্বর 2026
- MonoChat help center, The Mobile App on Tablets and iPad, দেখা হয়েছে 4 নভেম্বর 2026
MonoChat দিয়ে এটি বাস্তবে প্রয়োগ করুন