Assistenza clienti
WhatsApp per ristoranti: prenotazione tavoli, promemoria e domande dei clienti in un'unica chat
I clienti scrivono già ai ristoranti su WhatsApp per chiedere un tavolo, il menu e gli orari. Ecco come trasformare quelle chat in prenotazioni confermate, con messaggi di esempio, modelli di messaggio e le regole da rispettare.
Team MonoChat Aggiornato: 7 min di lettura
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WhatsApp per ristoranti significa usare l’app di messaggistica che i tuoi clienti hanno già come linea per le prenotazioni e come banco accoglienza. I clienti scrivono per sapere se c’è un tavolo venerdì, se la cucina può gestire un’allergia alla frutta a guscio o a che ora chiudete, e tu puoi rispondere, confermare la prenotazione, ricordarla la sera prima e chiedere com’è andata la cena, tutto in un’unica chat. Con la WhatsApp Business API, più membri del personale e un assistente IA possono rispondere dallo stesso numero del ristorante.
I ristoranti sono più pieni proprio quando nessuno riesce a rispondere al telefono. Una chat può aspettare qualche minuto una risposta, quindi è più probabile che il cliente aspetti, invece di riattaccare. Questa guida illustra il percorso del cliente, messaggi e modelli di esempio, le regole di Meta da rispettare e come configurare tutto in MonoChat.
Perché i ristoranti usano WhatsApp
- Prenotazioni senza telefonate. Il cliente scrive una sola volta data e numero di persone, e tu confermi in una riga.
- Le stesse domande ogni giorno. Orari di apertura, parcheggio, opzioni vegetariane o senza glutine, seggioloni e sale private si risolvono in pochi secondi, oppure con un assistente fuori orario.
- Meno tavoli vuoti. Un promemoria la sera prima, con i pulsanti per confermare, modificare o annullare, ti dice per tempo quali tavoli si libereranno.
- Gruppi ed eventi. Cene di compleanno ed eventi aziendali richiedono un andirivieni su menu e caparre che si adatta alla chat meglio che a una telefonata.
- Un parere a ricordo fresco. Un breve messaggio il giorno dopo è il momento più facile per chiedere com’è andata.
WhatsApp lungo tutto il percorso del cliente
| Fase | Di cosa ha bisogno il cliente | Tipo di messaggio |
|---|---|---|
| Domanda | Orari, menu, opzioni alimentari, indirizzo | Risposta in chat (il cliente ha scritto per primo) |
| Prenotazione | Data, orario, numero di persone, conferma | Risposta, oppure modello utility se oltre le 24 ore |
| Caparra (gruppi) | Un modo per pagare e le condizioni di cancellazione | Risposta con link di pagamento |
| Il giorno prima | Un promemoria con conferma, modifica o annullamento | Modello utility |
| Dopo la cena | Un grazie, una valutazione, il link per la recensione | Modello utility, senza offerte |
| Settimane dopo | Novità, menu stagionale, eventi | Modello marketing, solo con consenso al marketing |
Domande e prenotazioni
La maggior parte delle conversazioni parte dal cliente. Quando qualcuno ti scrive, si apre una finestra di assistenza clienti di 24 ore e puoi rispondere con qualsiasi contenuto. Chiedi solo ciò che serve per sistemarli: data, orario, numero di coperti e un nome.
Cliente: Buonasera, un tavolo per 4 venerdì alle 20? Uno di noi è vegetariano.
Ristorante: Buonasera Giulia, sì, abbiamo un tavolo per 4 venerdì alle 20. Abbiamo diversi secondi vegetariani e la cucina può adattare gli altri piatti su richiesta. Le prenoto il tavolo a nome Giulia?Una risposta con un massimo di tre pulsanti, come “Conferma”, “Altro orario” e “Parla con noi”, è più veloce da usare di un messaggio scritto. La nostra guida ai messaggi interattivi di WhatsApp spiega pulsanti, elenchi, Flows e caroselli, e la prenotazione di appuntamenti su WhatsApp mostra lo stesso schema per qualsiasi attività a fasce orarie.
Menu e orari di apertura
Invia il menu come PDF o come link alla pagina del menu, e tieni orari di apertura e chiusure per festività in un unico posto, così ogni risposta dice la stessa cosa. Un codice QR che apre una chat WhatsApp sul tavolo, sulla porta e sullo scontrino permette ai clienti di contattarti senza cercare il numero.
Caparre per i gruppi numerosi
Per gruppi ed eventi, chiedi una caparra e indica le condizioni di cancellazione prima che il cliente paghi. Un link di pagamento tiene i dati della carta fuori dalla chat. Vedi come accettare pagamenti nelle chat WhatsApp.
La sera prima
Un promemoria con i pulsanti “Ci sarò”, “Modifica” e “Annulla” ti dà la risposta prima dell’inizio del servizio. I tavoli liberati in anticipo possono andare al cliente successivo.
Dopo la cena
Chiedi un parere a ricordo fresco. Indirizza i clienti soddisfatti alla tua pagina delle recensioni e fai arrivare quelli insoddisfatti a un responsabile prima che scrivano una recensione pubblica. Per qualche idea di domande, leggi le nostre domande per sondaggi sulla soddisfazione dei clienti.
Esempi di modelli WhatsApp per ristoranti
I modelli servono quando scrivi a un cliente che non ti ha scritto nelle ultime 24 ore. Meta classifica come utility i messaggi legati a una prenotazione specifica, senza contenuti promozionali. Tutto ciò che promuove o offre uno sconto è marketing, e aggiungere una promozione a un messaggio utility rende marketing l’intero modello.
Conferma di prenotazione (utility)
Il suo tavolo è confermato, {{1}}. {{2}} persone, {{3}} alle {{4}}. Se i programmi cambiano, tocchi un pulsante qui sotto.
[Modifica] [Annulla]Promemoria la sera prima (utility)
Buonasera {{1}}, la aspettiamo domani da {{2}}, un tavolo per {{3}}. Ci sarà?
[Ci sarò] [Modifica] [Annulla]Richiesta di caparra per un gruppo (utility)
Buongiorno {{1}}, per la sua prenotazione del {{3}} serve una caparra di {{2}} per tenere il tavolo. Può pagare in sicurezza con il link qui sotto.
[Paga ora]Dopo la cena (utility, senza offerte)
Grazie per aver cenato da noi, {{1}}. Com'è andata la serata? Tocchi una valutazione qui sotto, bastano pochi secondi.
[Ottima] [Così così] [Non soddisfatto]Menu stagionale per i clienti già stati da noi (marketing, solo con consenso al marketing)
Buongiorno {{1}}, il nostro menu invernale parte il {{2}}. Vuole vedere i piatti e prenotare un tavolo?
[Vedi il menu] [Interrompi le promozioni]Un’offerta sul dolce aggiunta al promemoria di prenotazione trasforma il promemoria in un messaggio marketing, quindi invia le offerte a parte, a chi ha accettato di riceverle. Per altre formulazioni, leggi i nostri esempi di modelli di messaggio WhatsApp.
Le regole di WhatsApp che i ristoranti devono rispettare
- Consenso (opt-in). La policy di Meta richiede che i clienti ti abbiano fornito il loro numero e abbiano accettato di ricevere comunicazioni dalla tua azienda. Aggiungi una riga di consenso al modulo di prenotazione e chiedilo in chat quando il cliente prenota, e tieni separato il consenso per i messaggi sulla prenotazione da quello per le offerte. Per i messaggi di marketing in Italia la base giuridica è il consenso (art. 6 GDPR e art. 130 del Codice Privacy, D.Lgs. 196/2003). La nostra guida al consenso WhatsApp (opt-in) contiene formulazioni da adattare.
- Modelli approvati oltre le 24 ore. Le risposte libere sono consentite solo entro 24 ore dall’ultimo messaggio del cliente.
- Costi per messaggio. Meta addebita ogni messaggio consegnato in base alla categoria e al paese del cliente. Dal 1° ottobre 2026 sono addebitate anche le risposte di servizio all’interno della finestra di 24 ore, dopo una soglia mensile gratuita per ogni numero di telefono aziendale. Il calcolatore per messaggi in blocco mostra le tariffe.
- Opt-out. Rispetta ogni richiesta di interruzione.
- Allergie e dati sulla salute. I clienti possono comunicarti le allergie in chat. Usa le informazioni per servirli in sicurezza e non conservarle più del necessario.
Una configurazione pratica per un ristorante
- Decidi cosa gestisce la chat: solo le prenotazioni dei tavoli, oppure anche eventi e domande sulla consegna.
- Metti per iscritto i tuoi dati una volta sola: orari di apertura, orari del servizio a cena, coperti che puoi accogliere, menu, opzioni alimentari, parcheggio e condizioni di cancellazione.
- Crea i modelli utility per conferma, promemoria, caparra e feedback.
- Metti il codice QR sul tavolo, sulla porta e sullo scontrino, e una riga di consenso nel modulo di prenotazione.
- Stabilisci chi risponde: chi è in sala durante il servizio, il responsabile per gruppi e reclami.
- Conta ogni settimana le prenotazioni e i no-show provenienti da WhatsApp.
Come gestire i messaggi ai clienti del ristorante con MonoChat
MonoChat riunisce i messaggi di WhatsApp, Instagram, Facebook, TikTok, Telegram e web chat in un’unica inbox del team, così chi è in sala, il responsabile e il team eventi vedono la stessa conversazione. La prenotazione di appuntamenti e WhatsApp Flows ti permettono di raccogliere data, orario e numero di persone in un modulo guidato, e i flussi possono inviare promemoria e passare la chat a una persona quando il cliente ne ha bisogno.
Per un ristorante all’interno di un hotel, di un resort o di un’attività di viaggio, l’Hotel & Travel Assistant del MonoChat Store può ricevere le prenotazioni al tuo posto. Prenota tavoli al ristorante entro gli orari della cena e i coperti che puoi accogliere, con orari di prenotazione ogni 30 minuti o come li imposti, e invia un promemoria la sera prima con i pulsanti I will be there, Change e Cancel. Un tocco riceve subito risposta e il tuo team viene avvisato. Risponde nella lingua del cliente, passa la conversazione al tuo team ogni volta che serve una persona e non dice mai che un tavolo è prenotato se la prenotazione non esiste. Consulta l’assistente per le prenotazioni su WhatsApp per capire come funzionano le prenotazioni in chat.
L’app è pensata per hotel, resort e agenzie di viaggio, quindi un ristorante indipendente costruisce lo stesso percorso con gli strumenti descritti sopra, invece di installarla.
Inizia con il piano Basic gratuito (un operatore, un canale) su app.monochat.ai e consulta la pagina dei prezzi per i team più grandi.
Fonti
Metta in pratica con MonoChat