Obsługa klienta
WhatsApp dla restauracji: rezerwacje stolików, przypomnienia i pytania gości w jednym czacie
Goście już teraz pytają restauracje na WhatsApp o stolik, menu i godziny otwarcia. Oto jak zamienić te rozmowy w potwierdzone rezerwacje, z przykładowymi wiadomościami, szablonami i zasadami, których należy przestrzegać.
Zespół MonoChat Zaktualizowano: 6 min czytania
Na tej stronie
WhatsApp dla restauracji oznacza używanie komunikatora, który goście już mają, jako linii rezerwacyjnej i obsługi gości. Goście piszą, by zapytać, czy w piątek znajdzie się stolik, czy kuchnia poradzi sobie z alergią na orzechy albo do której otwarta jest restauracja, a Państwo mogą odpowiedzieć, potwierdzić rezerwację, przypomnieć o niej poprzedniego wieczoru i zapytać, jak smakowało, wszystko w jednym czacie. Dzięki WhatsApp Business API kilku pracowników i asystent AI mogą odpowiadać z tego samego numeru restauracji.
Restauracje mają największy ruch dokładnie wtedy, gdy nikt nie może odebrać telefonu. Na odpowiedź w czacie można poczekać kilka minut, więc gość chętniej poczeka, niż się rozłączy. W Polsce WhatsApp jest mniej popularny niż Messenger i SMS, ale to właśnie nim chętnie piszą turyści i goście zagraniczni, na przykład w Warszawie, Krakowie czy Gdańsku, więc osobny numer dla obcojęzycznych gości szybko się zwraca. Ten poradnik omawia ścieżkę gościa, przykładowe wiadomości i szablony, obowiązujące zasady Meta oraz konfigurację w MonoChat.
Dlaczego restauracje używają WhatsApp
- Rezerwacje bez telefonów. Gość wpisuje datę i liczbę osób raz, a Państwo potwierdzają jednym zdaniem.
- Te same pytania każdego dnia. Godziny otwarcia, parking, opcje wegetariańskie, wegańskie lub bezglutenowe, krzesełka dla dzieci i sale na imprezy zamknięte można załatwić w kilka sekund, a poza godzinami otwarcia odpowie asystent.
- Mniej pustych stolików. Przypomnienie poprzedniego wieczoru z przyciskami potwierdzenia, zmiany i anulowania pozwala wcześnie dowiedzieć się, które stoliki się zwolnią.
- Grupy i imprezy. Kolacje urodzinowe i firmowe wymagają wymiany wiadomości o menu i zaliczkach, która lepiej pasuje do czatu niż do rozmowy telefonicznej.
- Opinie, gdy wieczór jest jeszcze świeży. Krótka wiadomość następnego dnia to najlepszy moment, by zapytać, jak było.
WhatsApp na każdym etapie wizyty gościa
| Etap | Czego potrzebuje gość | Typ wiadomości |
|---|---|---|
| Pytanie | Godziny, menu, opcje dietetyczne, lokalizacja | Odpowiedź w czacie (gość napisał pierwszy) |
| Rezerwacja | Data, godzina, liczba osób, potwierdzenie | Odpowiedź lub szablon użytkowy, jeśli minęło ponad 24 godziny |
| Zaliczka (grupy) | Sposób zapłaty i zasady anulowania | Odpowiedź z linkiem do płatności |
| Dzień wcześniej | Przypomnienie z opcjami potwierdzenia, zmiany lub anulowania | Szablon użytkowy |
| Po posiłku | Podziękowanie, ocena, link do recenzji | Szablon użytkowy, bez oferty |
| Tygodnie później | Nowości, menu sezonowe, wydarzenia | Szablon marketingowy, tylko ze zgodą marketingową |
Pytania i rezerwacje
Większość rozmów zaczyna gość. Gdy ktoś do Państwa napisze, otwiera się 24-godzinne okno obsługi klienta i można odpowiadać dowolną treścią. Proszę pytać tylko o to, co potrzebne do usadzenia gości: datę, godzinę, liczbę osób i imię.
Gość: Dzień dobry, stolik na 4 osoby w piątek na 20:00? Jedna z nas jest wegetarianką.
Restauracja: Dzień dobry, Kasiu, tak, mamy stolik na 4 osoby w piątek o 20:00. W karcie jest kilka wegetariańskich dań głównych, a kuchnia chętnie dopasuje inne na prośbę. Czy zarezerwować na nazwisko Kasia?Odpowiedź z maksymalnie trzema przyciskami, takimi jak „Potwierdzam”, „Inna godzina” i „Porozmawiajmy”, jest szybsza do obsłużenia niż wpisywana wiadomość. Nasz poradnik o wiadomościach interaktywnych WhatsApp opisuje przyciski, listy, Flows i karuzele, a rezerwacja terminów na WhatsApp pokazuje ten sam wzorzec dla każdej firmy pracującej na terminach.
Menu i godziny otwarcia
Proszę wysyłać menu jako plik PDF lub link do strony z menu, a godziny otwarcia i dni zamknięte w święta proszę trzymać w jednym miejscu, aby każda odpowiedź mówiła to samo. Kod QR otwierający czat WhatsApp na stoliku, przy drzwiach i na paragonie pozwala gościom się z Państwem skontaktować bez szukania numeru.
Zaliczki dla dużych grup
Przy grupach i imprezach proszą Państwo o zaliczkę i podają zasady anulowania, zanim gość zapłaci. Link do płatności sprawia, że dane karty nie trafiają do czatu. Zobacz jak przyjmować płatności w czatach WhatsApp.
Poprzedni wieczór
Przypomnienie z przyciskami „Będę”, „Zmiana” i „Anuluję” daje odpowiedź, zanim zacznie się serwis. Stoliki zwolnione wcześniej mogą trafić do kolejnych gości.
Po posiłku
Proszę pytać, gdy wieczór jest jeszcze świeży. Zadowolonych gości proszę kierować na stronę z recenzjami, a niezadowolonych do menedżera, zanim napiszą publiczną opinię. Pomysły na pytania znajdą Państwo w naszych pytaniach do ankiet satysfakcji klienta.
Przykłady szablonów WhatsApp dla restauracji
Szablony są potrzebne, gdy piszą Państwo do gościa, który nie pisał w ciągu ostatnich 24 godzin. Meta klasyfikuje wiadomości związane z konkretną rezerwacją, bez treści promocyjnych, jako użytkowe (utility). Wszystko, co promuje lub oferuje rabat, jest marketingowe, a dodanie promocji do wiadomości użytkowej sprawia, że cały szablon staje się marketingowy.
Potwierdzenie rezerwacji (użytkowy)
Stolik potwierdzony, {{1}}. Liczba osób: {{2}}, {{3}} o godz. {{4}}. Jeśli plany Państwa się zmienią, proszę dotknąć przycisku poniżej.
[Zmień] [Anuluj]Przypomnienie poprzedniego wieczoru (użytkowy)
Dzień dobry, {{1}}, czekamy na Państwa jutro, {{2}}, stolik dla {{3}}. Czy Państwo będą?
[Będziemy] [Zmień] [Anuluj]Prośba o zaliczkę dla grupy (użytkowy)
Dzień dobry, {{1}}, aby zatrzymać stolik, potrzebna jest zaliczka w wysokości {{2}} za rezerwację na {{3}}. Mogą Państwo zapłacić bezpiecznie za pomocą linku poniżej.
[Zapłać teraz]Po posiłku (użytkowy, bez oferty)
Dziękujemy za wizytę, {{1}}. Jak minął wieczór? Prosimy dotknąć oceny poniżej, zajmie to kilka sekund.
[Świetnie] [Dobrze] [Nie jestem zadowolony]Menu sezonowe dla dawnych gości (marketingowy, tylko ze zgodą marketingową)
Dzień dobry, {{1}}, nasze zimowe menu startuje {{2}}. Czy chcą Państwo zobaczyć dania i zarezerwować stolik?
[Zobacz menu] [Zrezygnuj z promocji]Deser w promocji dodany do przypomnienia o rezerwacji zamienia przypomnienie w wiadomość marketingową, dlatego oferty należy wysyłać osobno, do gości, którzy się na nie zgodzili. Więcej przykładów znajdą Państwo w naszych przykładach szablonów wiadomości WhatsApp.
Zasady WhatsApp, których restauracje muszą przestrzegać
- Zgoda (opt-in). Polityka Meta wymaga, aby goście podali Państwu swój numer i zgodzili się na kontakt z Państwa strony. Proszę dodać zdanie ze zgodą do formularza rezerwacji, proszę zapytać w czacie przy rezerwacji i proszę oddzielić zgodę na wiadomości o rezerwacji od zgody na oferty. W Polsce dochodzą do tego RODO oraz przepisy o zgodzie na informacje handlowe. Nasz poradnik o zgodzie opt-in na WhatsApp zawiera sformułowania, które można dostosować.
- Zatwierdzone szablony po 24 godzinach. Odpowiedzi w dowolnej formie są dozwolone tylko w ciągu 24 godzin od ostatniej wiadomości gościa.
- Opłaty za wiadomości. Meta pobiera opłatę za każdą dostarczoną wiadomość według kategorii i kraju gościa. Od 1 października 2026 r. płatne są także odpowiedzi serwisowe w 24-godzinnym oknie, po miesięcznym darmowym limicie na numer telefonu firmy. Kalkulator wysyłki masowej pokazuje stawki.
- Rezygnacja. Proszę respektować każdą prośbę o zaprzestanie kontaktu.
- Alergie i dane o zdrowiu. Goście mogą pisać o alergiach w czacie. Proszę wykorzystać te informacje, by bezpiecznie ich obsłużyć, i nie proszę przechowywać ich dłużej, niż to potrzebne.
Praktyczna konfiguracja dla restauracji
- Proszę zdecydować, co obsługuje czat: same rezerwacje stolików czy także imprezy i pytania o dowóz.
- Proszę spisać fakty raz: godziny otwarcia, godziny serwisu kolacji, liczbę osób, które można usadzić, menu, opcje dietetyczne, parking i zasady anulowania.
- Proszę utworzyć szablony użytkowe dla potwierdzenia, przypomnienia, zaliczki i opinii.
- Proszę umieścić kod QR na stolikach, przy drzwiach i na paragonach oraz zdanie ze zgodą w formularzu rezerwacji.
- Proszę ustalić, kto odpowiada: gospodarz sali w czasie serwisu, menedżer w sprawach grup i reklamacji.
- Co tydzień proszę liczyć rezerwacje i no-show pochodzące z WhatsApp.
Jak prowadzić komunikację z gośćmi restauracji w MonoChat
MonoChat zbiera wiadomości z WhatsApp, Instagrama, Facebooka, TikToka, Telegramu i czatu na stronie w jednej wspólnej skrzynce odbiorczej, dzięki czemu gospodarz sali, menedżer i zespół od imprez widzą tę samą rozmowę. Rezerwacja terminów i WhatsApp Flows pozwalają zbierać datę, godzinę i liczbę osób w prowadzonym formularzu, a przepływy mogą wysyłać przypomnienia i przekazywać czat człowiekowi, gdy gość go potrzebuje.
Dla restauracji w hotelu, ośrodku wypoczynkowym lub firmie turystycznej Asystent hotelowy i podróżny ze sklepu MonoChat Store może przyjmować rezerwacje za Państwa. Rezerwuje stoliki w godzinach kolacji i dla liczby gości, których można usadzić, z terminami co 30 minut lub według Państwa ustawień, a poprzedniego wieczoru wysyła przypomnienie z przyciskami Będę, Zmiana i Anuluj. Dotknięcie przycisku dostaje odpowiedź od razu, a zespół jest powiadamiany. Odpowiada w języku gościa, przekazuje rozmowę zespołowi, gdy potrzebny jest człowiek, i nigdy nie pisze, że stolik jest zarezerwowany, jeśli rezerwacja nie istnieje. Zobacz asystenta rezerwacji na WhatsApp, aby poznać działanie rezerwacji w czacie.
Aplikacja jest przeznaczona dla hoteli, ośrodków wypoczynkowych i biur podróży, więc samodzielna restauracja buduje tę samą ścieżkę z opisanych wyżej narzędzi, zamiast ją instalować.
Proszę zacząć od bezpłatnego planu Basic (jeden konsultant, jeden kanał) na app.monochat.ai, a większe zespoły znajdą plany na stronie cennika.
Źródła
Wdróż to w praktyce z MonoChat