Klantenservice
WhatsApp voor restaurants: tafelreserveringen, herinneringen en gastvragen in één chat
Gasten vragen restaurants nu al via WhatsApp om een tafel, het menu en de openingstijden. Zo maakt u van die chats bevestigde reserveringen, met voorbeeldberichten, templatevoorbeelden en de regels die gelden.
MonoChat-team Bijgewerkt: 6 min leestijd
Op deze pagina
WhatsApp voor restaurants betekent de berichtenapp die uw gasten al gebruiken als uw reserveringslijn en gastenbalie. Gasten sturen een bericht om te vragen of u vrijdag een tafel hebt, of de keuken rekening kan houden met een notenallergie of hoe laat u sluit, en u kunt antwoorden, de reservering bevestigen, de avond ervoor een herinnering sturen en vragen hoe de maaltijd was, allemaal in één chat. Met de WhatsApp Business API kunnen meerdere medewerkers en een AI-assistent vanaf hetzelfde restaurantnummer antwoorden.
Restaurants zijn het drukst precies op de momenten dat niemand de telefoon kan opnemen. Een chat kan een paar minuten op antwoord wachten, dus gasten wachten eerder af dan dat ze ophangen. Deze gids behandelt de gastreis, voorbeeldberichten en templates, de regels van Meta die gelden en hoe u het instelt in MonoChat.
Waarom restaurants WhatsApp gebruiken
- Reserveren zonder telefoontjes. Een gast schrijft de datum en het aantal personen één keer op, en u bevestigt in één regel.
- Elke dag dezelfde vragen. Openingstijden, parkeren, halal- of vegetarische opties, kinderstoelen en privézaaltjes zijn in seconden te beantwoorden, of buiten openingstijden door een assistent.
- Minder lege tafels. Een herinnering de avond ervoor, met knoppen om te bevestigen, te wijzigen of te annuleren, laat u vroeg weten welke tafels vrijkomen.
- Groepen en evenementen. Verjaardagsdiners en bedrijfsevenementen vragen om heen-en-weer over menu’s en aanbetalingen, wat beter bij een chat past dan bij een telefoontje.
- Feedback als de maaltijd nog vers is. Een kort bericht de volgende dag is het makkelijkste moment om te vragen hoe het was.
WhatsApp tijdens de hele gastreis
| Fase | Wat de gast nodig heeft | Berichttype |
|---|---|---|
| Vraag | Openingstijden, menu, dieetopties, locatie | Antwoord in de chat (gast schreef eerst) |
| Reservering | Datum, tijd, aantal personen, bevestiging | Antwoord, of utility-template als het buiten de 24 uur valt |
| Aanbetaling (groepen) | Een manier om te betalen en uw annuleringsvoorwaarden | Antwoord met een betaallink |
| De dag ervoor | Een herinnering met bevestigen, wijzigen of annuleren | Utility-template |
| Na de maaltijd | Bedankje, een beoordeling, een link voor een review | Utility-template, geen aanbieding erin |
| Weken later | Nieuws, seizoensmenu, evenementen | Marketingtemplate, alleen met toestemming voor marketing |
Vragen en reserveringen
De meeste gesprekken beginnen bij de gast. Wanneer iemand u een bericht stuurt, opent een klantenservicevenster van 24 uur en kunt u met elke inhoud antwoorden. Vraag alleen wat u nodig hebt om de gast te plaatsen: datum, tijd, aantal gasten en een naam.
Gast: Hallo, hebben jullie vrijdag om 20:00 uur een tafel voor 4? Een van ons is vegetariër.
Restaurant: Goedendag Sanne, ja, we hebben vrijdag om 20:00 uur een tafel voor 4. We hebben meerdere vegetarische hoofdgerechten, en de keuken kan andere gerechten op verzoek aanpassen. Zal ik de tafel op naam van Sanne reserveren?Een antwoord met maximaal drie knoppen, zoals “Bevestigen”, “Andere tijd” en “Neem contact op”, is sneller te beantwoorden dan een getypt bericht. Onze gids over interactieve WhatsApp-berichten behandelt knoppen, lijsten, Flows en carrousels, en afspraken boeken via WhatsApp toont hetzelfde patroon voor elk bedrijf dat met tijdsloten werkt.
Menu’s en openingstijden
Stuur het menu als pdf of als link naar uw menupagina, en houd openingstijden en sluitingsdagen op één plek, zodat elk antwoord hetzelfde zegt. Met een QR-code die een WhatsApp-chat opent op de tafel, de deur en de kassabon kunnen gasten u bereiken zonder het nummer te zoeken.
Aanbetaling voor grote groepen
Vraag bij groepen en evenementen om een aanbetaling en noem de annuleringsvoorwaarden voordat de gast betaalt. Met een betaallink blijven kaartgegevens buiten de chat. Zie hoe u betalingen accepteert in WhatsApp-chats.
De avond ervoor
Een herinnering met de knoppen “Ik kom”, “Wijzigen” en “Annuleren” geeft u het antwoord voordat de service begint. Tafels die vroeg vrijkomen, kunnen naar de volgende gast.
Na de maaltijd
Vraag het terwijl de maaltijd nog vers is. Stuur tevreden gasten naar uw reviewpagina en leid ontevreden gasten naar een manager voordat ze een openbare review schrijven. Voor ideeën voor vragen, zie onze vragen voor klanttevredenheidsenquêtes.
Voorbeelden van WhatsApp-templates voor restaurants
Templates zijn nodig wanneer u een gast een bericht stuurt die u de afgelopen 24 uur niet heeft geschreven. Meta beschouwt berichten die aan een specifieke reservering gekoppeld zijn en geen promotionele inhoud hebben, als utility. Alles wat promoot of korting aanbiedt, is marketing, en als u een promotie aan een utility-bericht toevoegt, wordt de hele template marketing.
Reserveringsbevestiging (utility)
Uw tafel is bevestigd, {{1}}. {{2}} gasten, {{3}} om {{4}}. Als uw plannen veranderen, tik dan op een knop hieronder.
[Wijzigen] [Annuleren]Herinnering de avond ervoor (utility)
Hallo {{1}}, we zien u graag morgen om {{2}}, een tafel voor {{3}}. Komt u?
[Ik kom] [Wijzigen] [Annuleren]Verzoek om aanbetaling voor een groep (utility)
Hallo {{1}}, voor uw reservering op {{3}} is een aanbetaling van {{2}} nodig om de tafel vast te houden. U kunt veilig betalen via de onderstaande link.
[Nu betalen]Na de maaltijd (utility, zonder aanbieding)
Bedankt dat u bij ons at, {{1}}. Hoe was uw avond? Tik hieronder op een beoordeling, het duurt maar een paar seconden.
[Geweldig] [Prima] [Niet tevreden]Seizoensmenu voor eerdere gasten (marketing, alleen met toestemming voor marketing)
Hallo {{1}}, ons wintermenu start op {{2}}. Wilt u de gerechten zien en een tafel reserveren?
[Menu bekijken] [Geen promoties meer]Een dessertaanbieding in de reserveringsherinnering maakt van de herinnering een marketingbericht, dus stuur aanbiedingen apart, naar gasten die ermee hebben ingestemd. Voor meer formuleringen, zie onze voorbeelden van WhatsApp-berichtsjablonen.
WhatsApp-regels die restaurants moeten volgen
- Opt-in. Het beleid van Meta vereist dat gasten u hun nummer hebben gegeven en ermee hebben ingestemd van uw bedrijf te horen. Voeg een toestemmingsregel toe aan uw reserveringsformulier en vraag het in de chat wanneer een gast reserveert, en houd toestemming voor reserveringsberichten gescheiden van toestemming voor aanbiedingen. Onze gids voor WhatsApp-opt-in bevat formuleringen die u kunt aanpassen.
- Goedgekeurde templates na 24 uur. Vrije antwoorden zijn alleen toegestaan binnen 24 uur na het laatste bericht van de gast.
- Kosten per bericht. Meta rekent per bezorgd bericht, per categorie en land van de gast. Sinds 1 oktober 2026 worden ook serviceantwoorden binnen het venster van 24 uur in rekening gebracht, na een gratis maandelijks volume per zakelijk telefoonnummer. De bulkberichten-calculator toont de tarieven.
- Opt-out. Honoreer elk verzoek om te stoppen.
- Allergie- en gezondheidsgegevens. Gasten kunnen in de chat over allergieën vertellen. Gebruik die informatie om ze veilig te bedienen, bewaar haar niet langer dan nodig en volg de AVG.
Een praktische opzet voor een restaurant
- Bepaal wat de chat afhandelt: alleen tafelreserveringen, of ook evenementen en vragen over bezorging.
- Leg uw feiten eenmalig vast: openingstijden, dinertijden, groepsgroottes waarvoor u plaats hebt, menu’s, dieetopties, parkeren en annuleringsvoorwaarden.
- Maak de utility-templates voor bevestiging, herinnering, aanbetaling en feedback.
- Plaats de QR-code op de tafel, de deur en de kassabon, en een toestemmingsregel op uw reserveringsformulier.
- Bepaal wie antwoordt: de gastheer of gastvrouw tijdens de service, de manager voor groepen en klachten.
- Tel elke week de reserveringen en no-shows via WhatsApp.
Zo draait u gastcommunicatie voor restaurants in MonoChat
MonoChat brengt berichten van WhatsApp, Instagram, Facebook, TikTok, Telegram en webchat samen in één gedeelde teaminbox, zodat de gastheer of gastvrouw, de manager en het evenemententeam hetzelfde gesprek zien. Met afspraken boeken en WhatsApp Flows verzamelt u datum, tijd en aantal personen in een begeleid formulier, en flows kunnen herinneringen sturen en het gesprek aan een medewerker overdragen wanneer een gast daar behoefte aan heeft.
Voor een restaurant in een hotel, resort of reisbedrijf kan de Hotel & Travel Assistant uit de MonoChat Store de reserveringen voor u aannemen. Hij boekt restauranttafels binnen uw dinertijden en het aantal gasten waarvoor u plaats hebt, met reserveringstijden om de 30 minuten of zoals u het instelt, en stuurt de avond ervoor een herinnering met de knoppen Ik kom, Wijzigen en Annuleren. Een tik wordt direct beantwoord en uw team krijgt bericht. Hij antwoordt in de eigen taal van de gast, draagt het gesprek over aan uw team zodra een medewerker nodig is en zegt nooit dat een tafel is gereserveerd als de reservering niet bestaat. Zie de WhatsApp-reserveringsassistent voor hoe reserveren in de chat werkt.
De app is gebouwd voor hotels, resorts en reisbureaus, dus een zelfstandig restaurant zet hetzelfde traject op met de bovenstaande tools in plaats van de app te installeren.
Begin met het gratis Basic-abonnement (één medewerker, één kanaal) op app.monochat.ai, en zie de prijzenpagina voor grotere teams.
Bronnen
Pas dit toe in de praktijk met MonoChat