WhatsApp voor hotels: boekingen, berichten voor aankomst en gastverzoeken in één chat

WhatsApp voor hotels betekent de berichtenapp die uw gasten al hebben gebruiken als uw boekingslijn, receptie en conciërge. Gasten sturen een bericht om naar prijzen en data te vragen, en u kunt de boeking aannemen, een aanbetaling innen, incheckgegevens sturen, verzoeken om handdoeken en reparaties tijdens het verblijf afhandelen en na het uitchecken om een review vragen, allemaal in één chat. Met de WhatsApp Business API kunnen meerdere medewerkers en een AI-assistent vanaf hetzelfde hotelnummer antwoorden.

Voor internationale gasten is WhatsApp vaak makkelijker dan e-mail of telefoon, omdat ze op elk uur in hun eigen taal kunnen schrijven. Deze gids behandelt de gastreis fase voor fase, voorbeeldberichten en templates, de regels van Meta die gelden en hoe u het instelt in MonoChat.

Waarom hotels WhatsApp gebruiken

• Gasten vragen vóór ze boeken. “Is ontbijt inbegrepen?”, “Hebt u een kamer met twee bedden?” en “Kunt u ons van het vliegveld ophalen?” zijn sneller in een chat te beantwoorden dan per e-mail.
• Directe boekingen. Een gast die snel een juist antwoord op WhatsApp krijgt, kan rechtstreeks bij u boeken in plaats van terug te gaan naar een boekingssite.
• Minder telefoontjes naar de receptie. Inchecktijden, wifigegevens en routebeschrijvingen kunt u vóór aankomst sturen.
• Betere service tijdens het verblijf. Een verzoek dat in de chat wordt getypt, bereikt housekeeping of onderhoud zonder telefoontje, en de gast kan een foto sturen.
• Reviews en terugkerende gasten. Een kort bericht na het uitchecken is het makkelijkste moment om te vragen hoe het verblijf was.

WhatsApp tijdens de hele gastreis

Fase	Wat de gast nodig heeft	Berichttype
Aanvraag	Prijzen, beschikbaarheid, kameropties	Antwoord in de chat (gast schreef eerst)
Boeking	Bevestiging, aanbetaling, voorwaarden	Antwoord, of utility-template als het buiten de 24 uur valt
Voor aankomst	Adres, inchecktijd, transfer, extra’s	Utility-template
Check-in	Kamernummer, wifi, hoe het team te bereiken	Antwoord of utility-template
Tijdens het verblijf	Verzoeken, reparaties, restaurant, excursies	Antwoorden in de chat
Na het uitchecken	Feedback, link voor een review	Utility- of marketingtemplate, afhankelijk van de inhoud
Maanden later	Aanbiedingen voor eerdere gasten	Marketingtemplate, alleen met toestemming voor marketing

Aanvraag en boeking

De meeste hotelgesprekken beginnen bij de gast. Wanneer iemand u een bericht stuurt, opent een klantenservicevenster van 24 uur en kunt u met elke inhoud antwoorden. Antwoord met de feiten die ze nodig hebben om te beslissen: de totaalprijs voor hun data, wat is inbegrepen en hoe ze boeken.

Gast: Hallo, hebt u een kamer voor 2 volwassenen van 12 tot 15 juni? Is ontbijt inbegrepen?

Hotel: Goedendag Ana, ja, we hebben twee opties voor 12 tot 15 juni (3 nachten, 2 volwassenen):
- Garden Double, ontbijt inbegrepen: €465 totaal
- Sea View Double, ontbijt inbegrepen: €585 totaal
Toeristenbelasting is inbegrepen. Zal ik een van deze kamers voor u reserveren?

Kamers die als kaarten met een foto en een knop “Deze kamer boeken” worden getoond, zijn makkelijker te vergelijken dan een blok tekst. Onze gids over interactieve WhatsApp-berichten behandelt knoppen, lijsten, Flows en carrousels.

Aanbetalingen en betaling

Stuur na de bevestiging het verzoek om aanbetaling met een betaallink en bevestig wanneer het is betaald. Zie hoe u betalingen accepteert in WhatsApp-chats voor de opties.

Voor aankomst en check-in

Een bericht een paar dagen voor aankomst voorkomt de meeste telefoontjes met “hoe laat is de check-in?”. Vermeld het adres, de inchecktijd, parkeer- of transferopties en één manier om een vraag te stellen.

Tijdens het verblijf

Maak duidelijk dat gasten het hotel tijdens het verblijf kunnen berichten: een QR-code op de kamer of bij de receptie die de chat opent, werkt goed. Verzoeken moeten bij de juiste afdeling terechtkomen en de gast moet horen wanneer het is afgehandeld.

Gast: De airco in kamer 214 werkt niet. [foto]

Hotel: Bedankt voor de foto, meneer Weber. Onderhoud heeft het verzoek ontvangen en is binnen 20 minuten bij kamer 214. We sturen u een bericht zodra het is opgelost.

Na het uitchecken

Vraag om feedback terwijl het verblijf nog vers is. Stuur tevreden gasten naar uw reviewpagina en leid ontevreden gasten naar een manager voordat ze een openbare review schrijven. Voor ideeën voor vragen, zie onze vragen voor klanttevredenheidsenquêtes.

Voorbeelden van WhatsApp-templates voor hotels

Templates zijn nodig wanneer u een gast een bericht stuurt die u de afgelopen 24 uur niet heeft geschreven. Meta beschouwt berichten die aan een specifieke boeking gekoppeld zijn en geen promotionele inhoud hebben, als utility. Alles wat promoot, upsell of korting aanbiedt, is marketing, en als u een promotie aan een utility-bericht toevoegt, wordt de hele template marketing.

Boekingsbevestiging (utility)

Uw verblijf is bevestigd, {{1}}. Boeking {{2}}: {{3}}, {{4}} nachten vanaf {{5}}. Inchecken kan vanaf 14:00. Antwoord hier als u vragen hebt.

[Boeking bekijken]

Gegevens voor aankomst (utility)

Hallo {{1}}, we heten u graag welkom op {{2}}. Ons adres is {{3}} en inchecken begint om 14:00. Laat ons uw aankomsttijd weten, of of u een transfer van het vliegveld nodig hebt.

[Transfer boeken]  [Een vraag stellen]

Herinnering aanbetaling (utility)

Hallo {{1}}, voor boeking {{3}} is uiterlijk {{4}} een aanbetaling van {{2}} verschuldigd om uw reservering te behouden. U kunt veilig betalen via de onderstaande link.

[Nu betalen]

Feedback na het verblijf (utility, zonder aanbieding)

Bedankt dat u bij ons verbleef, {{1}}. Hoe was uw verblijf? Tik hieronder op een beoordeling, het duurt maar een paar seconden.

[Uitstekend]  [Goed]  [Kan beter]

Seizoensaanbieding voor eerdere gasten (marketing, alleen met toestemming voor marketing)

Hallo {{1}}, ons herfstseizoen begint op {{2}}. Eerdere gasten krijgen vroege toegang tot kamers met zeezicht voor verblijven van drie nachten. Wilt u de data zien?

[Data bekijken]  [Geen promoties meer]

Een upgrade- of spa-aanbieding die vóór aankomst wordt verstuurd, is marketing, ook al heeft die met een boeking te maken. Als u extra’s wilt aanbieden, stuur ze dan in een aparte marketingtemplate naar gasten die met aanbiedingen hebben ingestemd, of noem ze wanneer de gast al met u chat.

WhatsApp-regels die hotels moeten volgen

• Opt-in. Het beleid van Meta vereist dat gasten u hun nummer hebben gegeven en ermee hebben ingestemd van uw bedrijf te horen. Voeg een toestemmingsregel toe aan uw boekingsmodule en reserveringsformulieren, en houd toestemming voor boekingsupdates gescheiden van toestemming voor aanbiedingen. Onze gids voor WhatsApp-opt-in bevat formuleringen die u kunt aanpassen.
• Goedgekeurde templates na 24 uur. Vrije antwoorden zijn alleen toegestaan binnen 24 uur na het laatste bericht van de gast.
• Kosten per bericht. Meta rekent per bezorgd bericht, per categorie en land van de gast. Sinds 1 oktober 2026 worden ook serviceantwoorden binnen het venster van 24 uur in rekening gebracht, tegen het utility-tarief van de markt. De bulkberichten-calculator toont de tarieven.
• Beperkingen voor marketing. WhatsApp kan beperken hoeveel marketingtemplates een persoon van bedrijven ontvangt, en bezorgt momenteel geen marketingtemplates aan gebruikers met Amerikaanse telefoonnummers. Utility-berichten zoals bevestigingen worden niet geraakt door de Amerikaanse beperking.
• Opt-out. Honoreer elk verzoek om te stoppen, op elk kanaal.
• Gastgegevens. Verzamel paspoort- of identiteitsgegevens alleen waar de wet het vereist, bewaar ze veilig, beperk de toegang en volg de gegevensbeschermingsregels die voor u gelden, zoals de AVG.
• Rusttijden. Meta stelt ze niet in, maar gasten op vakantie merken een promotie om 23:00 uur op. Beperk berichten op initiatief van het bedrijf tot overdag in de tijdzone van de gast.

Een praktische opzet voor een klein hotel

1. Bepaal wat de chat afhandelt: alleen kamers, of ook excursies, restauranttafels en transfers.
2. Leg uw feiten eenmalig vast: kamertypes, tarieven, seizoenen, voorwaarden, inchecktijden, parkeren en huisdieren. AI-antwoorden zijn zo goed als deze gegevens.
3. Maak de utility-templates voor bevestiging, aanbetaling, voor aankomst en feedback.
4. Voeg toestemming toe aan uw boekingsformulier en een QR-code bij de receptie en op de kamers.
5. Stel routering in: reserveringen naar de frontoffice, verzoeken tijdens het verblijf naar de juiste afdeling, klachten naar de dienstdoende manager.
6. Meet elke week de reactietijd en boekingsaanvragen via WhatsApp.

Zo draait u gastcommunicatie voor hotels in MonoChat

MonoChat brengt gastberichten van WhatsApp, Instagram, Facebook, TikTok, Telegram en webchat samen in één gedeelde teaminbox, zodat reserveringen, frontoffice en management hetzelfde gesprek zien. De oplossing voor toerisme en horeca dekt de hele reis: in de chat data, kamertype, aantal gasten, taal en transferbehoeften verzamelen, reserveringsworkflows, herinneringen voor aankomst en check-in, meertalige antwoorden, feedback na het verblijf en analyses van gastvraag en reactiesnelheid.

Voor hotels die een kant-en-klare receptie willen, werkt de Hotel & Travel Assistant uit de MonoChat Store op WhatsApp, Instagram en webchat, de klok rond, in de eigen taal van de gast, ook met spraakberichten:

• Echte prijzen, nooit verzonnen. Prijsopgaven worden berekend op basis van het basistarief van elk kamertype, uw seizoenen (hogere of lagere tarieven, minimumnachten, stop-sell), extra volwassenen, kinderen, het maaltijdarrangement en de toeristenbelasting.
• Kamers als kaarten. Elke kamer toont een foto, het totaal voor het verblijf, grootte, bedden en uitzicht met de knoppen Meer foto’s en Deze kamer boeken. Op WhatsApp komen meerdere kamers aan als een veegbare carrousel.
• Geen dubbele beloftes. Kamers die door aanvragen en bevestigde verblijven zijn vastgehouden, worden nacht voor nacht geteld. U kiest of een boeking een aanvraag is die uw receptie bevestigt of direct wordt bevestigd zolang er kamers vrij zijn.
• Aanbetalingen. Na de bevestiging krijgt de gast een verzoek om aanbetaling met Nu betalen. Met een betaalintegratie stuurt het een betaallink en registreert het de betaling; zonder stuurt het uw betalingsinstructies.
• Vier dingen die het kan boeken. Kamers, excursies en dagtrips, restauranttafels, en transfers van en naar het vliegveld en de stad, elk aan of uit te zetten.
• Voor aankomst en bij de check-in. Een paar dagen voor aankomst het adres en de inchecktijd met Transfer boeken, Extra’s bekijken en Een vraag stellen; bij de check-in het kamernummer en een klein menu voor Housekeeping, Eten en drinken en Ik heb hulp nodig.
• Verzoeken tijdens het verblijf. Verzoeken gaan naar housekeeping, onderhoud, roomservice, spa, receptie of conciërge. Gasten kunnen een foto sturen en horen wanneer het team begint en klaar is.
• Beoordelingen en zorgvuldige campagnes. Een beoordeling na het verblijf leidt tevreden gasten naar uw reviewlink. Campagnes voor eerdere gasten staan standaard uit, gaan stap voor stap uit als goedgekeurde marketingberichten en laten mensen weg die de afgelopen 14 dagen zijn bereikt. Er gaat niets uit tijdens rusttijden of naar iemand die heeft gezegd te willen stoppen.
• Rapporten. Over 30 dagen: boekingsaanvragen per bron, bevestigingen, nachten en verblijfswaarde, betalingen, gastverzoeken per afdeling en meer.

De app schrijft en dient zijn WhatsApp-templates in op uw nummer, en wanneer een medewerker nodig is, draagt hij het gesprek over aan uw team. U kunt verder gaan met WhatsApp Flows voor gestructureerde formulieren en automatisering van gastenservice voor trajecten tijdens het verblijf.

Begin met het gratis Basic-abonnement (één medewerker, één kanaal) op app.monochat.ai, en zie de prijzenpagina voor grotere teams.

Bronnen

• WhatsApp Business Messaging Policy
• Meta for Developers: Template categorization
• Meta for Developers: Pricing on the WhatsApp Business Platform
• Meta for Developers: Pricing updates for service and utility messages
• Meta for Developers: Per-user marketing template message limits
• Meta for Developers: Obtaining opt-in for WhatsApp