ہوٹلوں کے لیے WhatsApp: بکنگ، آمد سے پہلے کے میسجز اور مہمانوں کی درخواستیں ایک ہی چیٹ میں

ہوٹلوں کے لیے WhatsApp کا مطلب ہے وہی میسجنگ ایپ استعمال کرنا جو آپ کے مہمانوں کے پاس پہلے سے ہے، اپنی بکنگ لائن، فرنٹ ڈیسک اور کنسیئرج کے طور پر۔ مہمان قیمتوں اور تاریخوں کے بارے میں میسج کرتے ہیں، اور آپ بکنگ لے سکتے ہیں، ڈپازٹ وصول کر سکتے ہیں، چیک اِن کی تفصیلات بھیج سکتے ہیں، قیام کے دوران تولیوں اور مرمت کی درخواستیں سنبھال سکتے ہیں، اور چیک آؤٹ کے بعد ریویو مانگ سکتے ہیں، سب ایک ہی چیٹ میں۔ WhatsApp Business API کے ساتھ، کئی اسٹاف ممبرز اور ایک AI اسسٹنٹ ہوٹل کے ایک ہی نمبر سے جواب دے سکتے ہیں۔

بین الاقوامی مہمانوں کے لیے WhatsApp اکثر ای میل یا فون سے آسان ہوتا ہے، کیونکہ وہ کسی بھی وقت اپنی زبان میں لکھ سکتے ہیں۔ یہ گائیڈ مہمان کے سفر کو مرحلہ وار بیان کرتی ہے، نمونہ میسجز اور ٹیمپلیٹس، لاگو ہونے والے Meta کے اصول، اور MonoChat میں اسے سیٹ اپ کرنے کا طریقہ۔

ہوٹل WhatsApp کیوں استعمال کرتے ہیں

• مہمان بکنگ سے پہلے پوچھتے ہیں۔ “کیا ناشتہ شامل ہے؟”، “کیا آپ کے پاس دو بستروں والا کمرہ ہے؟” اور “کیا آپ ہمیں ایئرپورٹ سے لے سکتے ہیں؟” کا جواب چیٹ میں ای میل کے مقابلے میں تیزی سے دیا جاتا ہے۔
• براہ راست بکنگز۔ جس مہمان کو WhatsApp پر تیز اور درست جواب ملتا ہے وہ بکنگ سائٹ پر واپس جانے کے بجائے آپ سے براہ راست بکنگ کر سکتا ہے۔
• ریسپشن پر کم کالیں۔ چیک اِن کے اوقات، وائی فائی کی تفصیلات اور راستہ آمد سے پہلے بھیجا جا سکتا ہے۔
• قیام کے دوران بہتر سروس۔ چیٹ میں لکھی گئی درخواست فون کال کے بغیر ہاؤس کیپنگ یا مینٹیننس تک پہنچ جاتی ہے، اور مہمان تصویر بھی بھیج سکتا ہے۔
• ریویوز اور دوبارہ آمد۔ چیک آؤٹ کے بعد ایک مختصر میسج یہ پوچھنے کا آسان ترین لمحہ ہے کہ قیام کیسا رہا۔

مہمان کے سفر کے ہر مرحلے میں WhatsApp

مرحلہ	مہمان کو کیا چاہیے	میسج کی قسم
دریافت	قیمتیں، دستیابی، کمروں کے آپشنز	چیٹ میں جواب (مہمان نے پہلے لکھا)
بکنگ	کنفرمیشن، ڈپازٹ، پالیسیاں	جواب، یا 24 گھنٹے سے باہر ہو تو یوٹیلیٹی ٹیمپلیٹ
آمد سے پہلے	پتہ، چیک اِن کا وقت، ٹرانسفر، اضافی سہولیات	یوٹیلیٹی ٹیمپلیٹ
چیک اِن	کمرہ نمبر، وائی فائی، ٹیم سے رابطہ کیسے کریں	جواب یا یوٹیلیٹی ٹیمپلیٹ
قیام کے دوران	درخواستیں، مرمت، ریستوراں، ٹورز	چیٹ میں جوابات
چیک آؤٹ کے بعد	فیڈ بیک، ریویو لنک	مواد کے مطابق یوٹیلیٹی یا مارکیٹنگ ٹیمپلیٹ
مہینوں بعد	پرانے مہمانوں کے لیے آفرز	مارکیٹنگ ٹیمپلیٹ، صرف مارکیٹنگ کی رضامندی کے ساتھ

دریافت اور بکنگ

زیادہ تر ہوٹل گفتگوئیں مہمان سے شروع ہوتی ہیں۔ جب کوئی آپ کو میسج کرتا ہے تو 24 گھنٹے کی کسٹمر سروس ونڈو کھل جاتی ہے، اور آپ کسی بھی مواد کے ساتھ جواب دے سکتے ہیں۔ فیصلے کے لیے درکار حقائق کے ساتھ جواب دیں: ان کی تاریخوں کے لیے کل قیمت، کیا شامل ہے اور بکنگ کیسے کریں۔

مہمان: ہیلو، کیا 12 سے 15 جون تک 2 بالغوں کے لیے کمرہ ہے؟ کیا ناشتہ شامل ہے؟

ہوٹل: ہیلو علینا، جی ہاں، 12 سے 15 جون کے لیے ہمارے پاس دو آپشنز ہیں (3 راتیں، 2 بالغ):
- گارڈن ڈبل، ناشتہ شامل: کل €465
- سی ویو ڈبل، ناشتہ شامل: کل €585
سٹی ٹیکس شامل ہے۔ کیا آپ چاہیں گی کہ میں ان میں سے ایک آپ کے لیے روک لوں؟

تصویر اور “یہ کمرہ بک کریں” بٹن کے ساتھ کارڈز کی شکل میں دکھائے گئے کمروں کا موازنہ متن کے بلاک سے آسان ہے۔ ہماری WhatsApp انٹرایکٹو میسجز کی گائیڈ بٹنز، لسٹس، Flows اور کیروسلز کا احاطہ کرتی ہے۔

ڈپازٹ اور ادائیگی

کنفرمیشن کے بعد، ادائیگی کے لنک کے ساتھ ڈپازٹ کی درخواست بھیجیں اور ادائیگی ہونے پر تصدیق کریں۔ آپشنز کے لیے WhatsApp چیٹس میں ادائیگیاں کیسے قبول کریں دیکھیں۔

آمد سے پہلے اور چیک اِن

آمد سے چند دن پہلے کا ایک میسج “چیک اِن کب ہے؟” والی زیادہ تر کالیں ختم کر دیتا ہے۔ پتہ، چیک اِن کا وقت، پارکنگ یا ٹرانسفر کے آپشنز اور سوال پوچھنے کا ایک طریقہ شامل کریں۔

قیام کے دوران

واضح کریں کہ مہمان قیام کے دوران ہوٹل کو میسج کر سکتے ہیں: کمرے میں یا ریسپشن پر چیٹ کھولنے والا QR کوڈ اچھا کام کرتا ہے۔ درخواستیں صحیح شعبے تک پہنچنی چاہییں، اور مہمان کو معلوم ہونا چاہیے کہ کب کام مکمل ہوا۔

مہمان: کمرہ 214 کا ایئر کنڈیشنر کام نہیں کر رہا۔ [تصویر]

ہوٹل: تصویر کا شکریہ، جناب خان۔ مینٹیننس کو درخواست مل گئی ہے اور وہ 20 منٹ کے اندر کمرہ 214 پر پہنچ جائیں گے۔ ٹھیک ہونے پر ہم آپ کو میسج کریں گے۔

چیک آؤٹ کے بعد

جب قیام تازہ ہو تب فیڈ بیک مانگیں۔ خوش مہمانوں کو اپنے ریویو پیج پر بھیجیں اور ناخوش مہمانوں کو عوامی ریویو لکھنے سے پہلے مینیجر کی طرف روٹ کریں۔ سوالات کے آئیڈیاز کے لیے ہمارے کسٹمر اطمینان سروے کے سوالات دیکھیں۔

ہوٹل WhatsApp ٹیمپلیٹ کی مثالیں

ٹیمپلیٹس تب ضروری ہیں جب آپ ایسے مہمان کو میسج کریں جس نے پچھلے 24 گھنٹوں میں آپ کو نہیں لکھا۔ Meta کسی مخصوص بکنگ سے جڑے ایسے میسجز کو، جن میں کوئی پروموشنل مواد نہ ہو، یوٹیلیٹی میں شمار کرتا ہے۔ جو کچھ بھی پروموٹ کرے، اپ سیل کرے یا رعایت پیش کرے وہ مارکیٹنگ ہے، اور یوٹیلیٹی میسج میں پروموشن شامل کرنے سے پورا ٹیمپلیٹ مارکیٹنگ بن جاتا ہے۔

بکنگ کنفرمیشن (یوٹیلیٹی)

آپ کا قیام کنفرم ہو گیا ہے، {{1}}۔ بکنگ {{2}}: {{3}}، {{5}} سے {{4}} راتیں۔ چیک اِن 14:00 سے ہے۔ کوئی سوال ہو تو یہیں جواب دیں۔

[بکنگ دیکھیں]

آمد سے پہلے کی تفصیلات (یوٹیلیٹی)

ہیلو {{1}}، ہم {{2}} کو آپ کا استقبال کرنے کے منتظر ہیں۔ ہمارا پتہ {{3}} ہے اور چیک اِن 14:00 سے شروع ہوتا ہے۔ ہمیں اپنی آمد کا وقت بتائیں یا اگر آپ کو ایئرپورٹ ٹرانسفر چاہیے۔

[ٹرانسفر بک کریں]  [سوال پوچھیں]

ڈپازٹ ریمائنڈر (یوٹیلیٹی)

ہیلو {{1}}، آپ کی ریزرویشن برقرار رکھنے کے لیے بکنگ {{3}} کا {{2}} کا ڈپازٹ {{4}} تک واجب الادا ہے۔ آپ نیچے دیے گئے لنک سے محفوظ طریقے سے ادائیگی کر سکتے ہیں۔

[ابھی ادائیگی کریں]

قیام کے بعد فیڈ بیک (یوٹیلیٹی، کوئی آفر نہیں)

ہمارے ساتھ ٹھہرنے کا شکریہ، {{1}}۔ آپ کا قیام کیسا رہا؟ نیچے ریٹنگ پر ٹیپ کریں، اس میں چند سیکنڈ لگتے ہیں۔

[بہترین]  [اچھا]  [بہتر ہو سکتا تھا]

پرانے مہمانوں کے لیے موسمی آفر (مارکیٹنگ، صرف مارکیٹنگ کی رضامندی کے ساتھ)

ہیلو {{1}}، ہمارا خزاں کا سیزن {{2}} کو شروع ہو رہا ہے۔ پرانے مہمانوں کو تین راتوں کے قیام کے لیے سی ویو کمروں تک پیشگی رسائی ملتی ہے۔ تاریخیں دیکھنا چاہیں گے؟

[تاریخیں دیکھیں]  [پروموشنز بند کریں]

آمد سے پہلے بھیجی گئی اپ گریڈ یا اسپا آفر مارکیٹنگ ہے، چاہے وہ بکنگ سے متعلق ہو۔ اگر آپ اضافی سہولیات پیش کرنا چاہتے ہیں تو یا تو انہیں ان مہمانوں کو الگ مارکیٹنگ ٹیمپلیٹ میں بھیجیں جنہوں نے آفرز پر رضامندی دی ہے، یا اس وقت ذکر کریں جب مہمان آپ سے پہلے ہی چیٹ کر رہا ہو۔

ہوٹلوں کو جن WhatsApp اصولوں پر عمل کرنا ہوگا

• آپٹ اِن۔ Meta کی پالیسی تقاضا کرتی ہے کہ مہمانوں نے آپ کو اپنا نمبر دیا ہو اور آپ کے کاروبار سے سننے پر رضامندی دی ہو۔ اپنے بکنگ انجن اور ریزرویشن فارمز میں رضامندی کی ایک سطر شامل کریں، اور بکنگ اپ ڈیٹس کی رضامندی کو آفرز کی رضامندی سے الگ رکھیں۔ ہماری WhatsApp آپٹ اِن گائیڈ میں الفاظ ہیں جنہیں آپ اپنے مطابق ڈھال سکتے ہیں۔
• 24 گھنٹے کے بعد منظور شدہ ٹیمپلیٹس۔ آزاد انداز کے جوابات صرف مہمان کے آخری میسج کے 24 گھنٹوں کے اندر کی اجازت ہیں۔
• فی میسج چارجز۔ Meta ڈیلیور شدہ ہر میسج پر کیٹیگری اور مہمان کے ملک کے لحاظ سے چارج کرتا ہے۔ 1 اکتوبر 2026 سے 24 گھنٹے کی ونڈو کے اندر سروس جوابات پر بھی مارکیٹ کی یوٹیلیٹی شرح پر چارج لگتا ہے۔ بلک میسجنگ کیلکولیٹر شرحیں دکھاتا ہے۔
• مارکیٹنگ کی حدود۔ WhatsApp محدود کر سکتا ہے کہ ایک شخص کو کاروباروں کی طرف سے کتنے مارکیٹنگ ٹیمپلیٹس ملیں، اور وہ فی الحال امریکی فون نمبرز والے صارفین کو مارکیٹنگ ٹیمپلیٹس ڈیلیور نہیں کرتا۔ کنفرمیشنز جیسے یوٹیلیٹی میسجز پر امریکی پابندی کا اثر نہیں پڑتا۔
• آپٹ آؤٹ۔ رکنے کی ہر درخواست کا احترام کریں، کسی بھی چینل پر۔
• مہمان کا ڈیٹا۔ پاسپورٹ یا شناختی تفصیلات صرف وہاں لیں جہاں قانون تقاضا کرے، انہیں محفوظ طریقے سے رکھیں، رسائی محدود رکھیں اور اپنے پر لاگو ڈیٹا پروٹیکشن قواعد کی پیروی کریں، جیسے GDPR۔
• خاموشی کے اوقات۔ Meta انہیں طے نہیں کرتا، لیکن چھٹی پر موجود مہمان رات 23:00 بجے کی پروموشن محسوس کرتے ہیں۔ کاروبار کی شروع کی ہوئی میسجز کو مہمان کے ٹائم زون میں دن کے وقت تک رکھیں۔

چھوٹے ہوٹل کے لیے عملی سیٹ اپ

1. طے کریں کہ چیٹ کیا سنبھالے گی: صرف کمرے، یا ٹورز، ریستوراں کی میزیں اور ٹرانسفرز بھی۔
2. اپنے حقائق ایک بار لکھ لیں: کمروں کی اقسام، شرحیں، سیزنز، پالیسیاں، چیک اِن کے اوقات، پارکنگ اور پالتو جانور۔ AI کے جوابات اتنے ہی اچھے ہوتے ہیں جتنا یہ مواد۔
3. یوٹیلیٹی ٹیمپلیٹس بنائیں کنفرمیشن، ڈپازٹ، آمد سے پہلے اور فیڈ بیک کے لیے۔
4. رضامندی شامل کریں اپنے بکنگ فارم میں اور ریسپشن اور کمروں میں QR کوڈ لگائیں۔
5. روٹنگ سیٹ کریں: ریزرویشنز فرنٹ آفس کو، قیام کی درخواستیں صحیح شعبے کو، شکایات ڈیوٹی مینیجر کو۔
6. ہر ہفتے WhatsApp سے جواب کا وقت اور بکنگ کی درخواستیں ناپیں۔

MonoChat میں ہوٹل مہمان میسجنگ کیسے چلائیں

MonoChat WhatsApp، انسٹاگرام، فیس بک، TikTok، Telegram اور ویب چیٹ کے مہمانوں کے میسجز ایک مشترکہ ٹیم ان باکس میں لاتا ہے، تاکہ ریزرویشنز، فرنٹ آفس اور انتظامیہ ایک ہی گفتگو دیکھیں۔ سیاحت اور مہمان نوازی سلوشن پورے سفر کا احاطہ کرتا ہے: چیٹ میں تاریخیں، کمرے کی قسم، مہمانوں کی تعداد، زبان اور ٹرانسفر کی ضروریات جمع کرنا، ریزرویشن ورک فلوز، آمد سے پہلے اور چیک اِن کی یاد دہانیاں، کثیر لسانی جوابات، قیام کے بعد فیڈ بیک اور مہمانوں کی طلب اور جواب کی رفتار پر اینالیٹکس۔

جو ہوٹل تیار شدہ فرنٹ ڈیسک چاہتے ہیں ان کے لیے MonoChat Store کا ہوٹل اور ٹریول اسسٹنٹ WhatsApp، انسٹاگرام اور ویب چیٹ پر، چوبیس گھنٹے، مہمان کی اپنی زبان میں، وائس میسجز سمیت کام کرتا ہے:

• حقیقی قیمتیں، کبھی گھڑی ہوئی نہیں۔ کوٹیشنز ہر کمرے کی قسم کی بنیادی شرح، آپ کے سیزنز (زیادہ یا کم شرحیں، کم از کم راتیں، اسٹاپ سیل)، اضافی بالغوں، بچوں، میل پلان اور سٹی ٹیکس سے نکالی جاتی ہیں۔
• کمرے کارڈز کی صورت میں۔ ہر کمرہ تصویر، قیام کا کل خرچ، سائز، بستر اور منظر کے ساتھ “مزید تصاویر” اور “یہ کمرہ بک کریں” بٹنز دکھاتا ہے۔ WhatsApp پر کئی کمرے سوائپ ہونے والے کیروسل کی شکل میں آتے ہیں۔
• دوہرا وعدہ نہیں۔ درخواستوں کے لیے روکے گئے کمرے اور کنفرم قیام رات بہ رات گنے جاتے ہیں۔ آپ چنتے ہیں کہ بکنگ ایسی درخواست ہو جسے آپ کی ریسپشن کنفرم کرے یا کمرے خالی ہونے تک فوراً کنفرم ہو جائے۔
• ڈپازٹ۔ کنفرمیشن کے بعد مہمان کو “ابھی ادائیگی کریں” کے ساتھ ڈپازٹ کی درخواست ملتی ہے۔ ادائیگی انٹیگریشن کے ساتھ یہ ادائیگی کا لنک بھیجتا ہے اور ادائیگی ریکارڈ کرتا ہے؛ اس کے بغیر یہ آپ کی ادائیگی کی ہدایات بھیجتا ہے۔
• چار چیزیں جو یہ بک کر سکتا ہے۔ کمرے، ٹورز اور ڈے ٹرپس، ریستوراں کی میزیں، اور ایئرپورٹ اور شہر کے ٹرانسفرز، ہر ایک کو آن یا آف کیا جا سکتا ہے۔
• آمد سے پہلے اور چیک اِن پر۔ آمد سے چند دن پہلے پتہ اور چیک اِن کا وقت “ٹرانسفر بک کریں”، “اضافی سہولیات دیکھیں” اور “سوال پوچھیں” کے ساتھ؛ چیک اِن پر کمرہ نمبر اور ہاؤس کیپنگ، ڈائننگ اور “مجھے مدد چاہیے” کا چھوٹا مینو۔
• قیام کے دوران درخواستیں۔ درخواستیں ہاؤس کیپنگ، مینٹیننس، روم سروس، اسپا، ریسپشن یا کنسیئرج کو جاتی ہیں۔ مہمان تصویر بھیج سکتے ہیں اور سن سکتے ہیں کہ ٹیم نے کب شروع کیا اور کب ختم کیا۔
• ریٹنگز اور محتاط مہمات۔ قیام کے بعد ریٹنگ خوش مہمانوں کو آپ کے ریویو لنک تک لے جاتی ہے۔ پرانے مہمانوں کو مہمات ڈیفالٹ طور پر بند ہیں، منظور شدہ مارکیٹنگ میسجز کے طور پر تھوڑی تھوڑی کر کے جاتی ہیں، اور ان لوگوں کو چھوڑ دیتی ہیں جن تک پچھلے 14 دنوں میں رابطہ ہوا۔ خاموشی کے اوقات میں یا کسی ایسے شخص کو کچھ نہیں جاتا جس نے رکنے کو کہا ہو۔
• رپورٹس۔ 30 دنوں پر: ذریعے کے لحاظ سے بکنگ کی درخواستیں، کنفرمیشنز، راتیں اور قیام کی مالیت، ادائیگیاں، شعبے کے لحاظ سے مہمانوں کی درخواستیں، اور مزید۔

ایپ آپ کے نمبر پر اپنے WhatsApp ٹیمپلیٹس لکھتی اور جمع کراتی ہے، اور جب بھی کسی شخص کی ضرورت ہو تو گفتگو آپ کی ٹیم کو ہینڈ اوور کر دیتی ہے۔ آپ منظم فارمز کے لیے WhatsApp Flows اور قیام کے دوران سفر کے لیے گیسٹ کنسیئرج آٹومیشن کے ساتھ مزید آگے جا سکتے ہیں۔

app.monochat.ai پر مفت Basic پلان (ایک ایجنٹ، ایک چینل) سے شروع کریں، اور بڑی ٹیموں کے لیے قیمتوں کا صفحہ دیکھیں۔

ذرائع

• WhatsApp Business Messaging Policy
• Meta for Developers: Template categorization
• Meta for Developers: Pricing on the WhatsApp Business Platform
• Meta for Developers: Pricing updates for service and utility messages
• Meta for Developers: Per-user marketing template message limits
• Meta for Developers: Obtaining opt-in for WhatsApp