হোটেলের জন্য WhatsApp: বুকিং, আগমনপূর্ব মেসেজ ও গেস্টের অনুরোধ একই চ্যাটে

হোটেলের জন্য WhatsApp মানে আপনার অতিথিদের কাছে ইতিমধ্যে থাকা মেসেজিং অ্যাপটিকেই আপনার বুকিং লাইন, ফ্রন্ট ডেস্ক ও কনসিয়ার্জ হিসেবে ব্যবহার করা। অতিথিরা দাম ও তারিখ জানতে মেসেজ করেন, আর আপনি বুকিং নিতে, ডিপোজিট সংগ্রহ করতে, চেক-ইনের তথ্য পাঠাতে, থাকাকালীন তোয়ালে ও মেরামতের অনুরোধ সামলাতে এবং চেকআউটের পর রিভিউ চাইতে পারেন, সবই একটি চ্যাটে। WhatsApp Business API দিয়ে একাধিক কর্মী ও একটি AI অ্যাসিস্ট্যান্ট একই হোটেল নম্বর থেকে উত্তর দিতে পারে।

আন্তর্জাতিক অতিথিদের জন্য WhatsApp প্রায়ই ইমেইল বা ফোনের চেয়ে সহজ, কারণ তারা যেকোনো সময় নিজের ভাষায় লিখতে পারেন। এই গাইডে অতিথির যাত্রা ধাপে ধাপে, নমুনা মেসেজ ও টেমপ্লেট, প্রযোজ্য Meta-র নিয়ম এবং MonoChat-এ এটি কীভাবে সেটআপ করবেন তা আছে।

হোটেলগুলো কেন WhatsApp ব্যবহার করে

• অতিথিরা বুকিংয়ের আগে প্রশ্ন করেন। “নাশতা কি অন্তর্ভুক্ত?”, “দুই বিছানার রুম আছে?” এবং “এয়ারপোর্ট থেকে নিতে পারবেন?” ইমেইলের চেয়ে চ্যাটে দ্রুত উত্তর দেওয়া যায়।
• সরাসরি বুকিং। WhatsApp-এ দ্রুত ও সঠিক উত্তর পেলে অতিথি বুকিং সাইটে ফিরে না গিয়ে সরাসরি আপনার কাছে বুক করতে পারেন।
• রিসেপশনে কম কল। চেক-ইনের সময়, Wi-Fi-র তথ্য ও দিকনির্দেশনা আগমনের আগেই পাঠিয়ে দেওয়া যায়।
• থাকাকালীন ভালো সেবা। চ্যাটে লেখা অনুরোধ ফোন না করেই হাউসকিপিং বা মেইনটেন্যান্সে পৌঁছায়, এবং অতিথি ছবিও পাঠাতে পারেন।
• রিভিউ ও আবার আসা। চেকআউটের পর একটি ছোট মেসেজই থাকাটা কেমন কাটল জানার সবচেয়ে সহজ মুহূর্ত।

অতিথির পুরো যাত্রায় WhatsApp

ধাপ	অতিথির যা দরকার	মেসেজের ধরন
অনুসন্ধান	দাম, খালি থাকা, রুমের বিকল্প	চ্যাটে উত্তর (অতিথি আগে লিখেছেন)
বুকিং	কনফার্মেশন, ডিপোজিট, নীতিমালা	উত্তর, অথবা 24 ঘণ্টার বাইরে হলে ইউটিলিটি টেমপ্লেট
আগমনের আগে	ঠিকানা, চেক-ইনের সময়, ট্রান্সফার, এক্সট্রা	ইউটিলিটি টেমপ্লেট
চেক-ইন	রুম নম্বর, Wi-Fi, টিমের কাছে পৌঁছানোর উপায়	উত্তর বা ইউটিলিটি টেমপ্লেট
থাকাকালীন	অনুরোধ, মেরামত, রেস্তোরাঁ, ট্যুর	চ্যাটে উত্তর
চেকআউটের পর	ফিডব্যাক, রিভিউ লিঙ্ক	কনটেন্ট অনুযায়ী ইউটিলিটি বা মার্কেটিং টেমপ্লেট
কয়েক মাস পরে	আগের অতিথিদের জন্য অফার	মার্কেটিং টেমপ্লেট, শুধু মার্কেটিংয়ের সম্মতি থাকলে

অনুসন্ধান ও বুকিং

বেশিরভাগ হোটেল কথোপকথন অতিথির দিক থেকে শুরু হয়। কেউ আপনাকে মেসেজ করলে 24 ঘণ্টার কাস্টমার সার্ভিস উইন্ডো খোলে, এবং আপনি যেকোনো কনটেন্ট দিয়ে উত্তর দিতে পারেন। সিদ্ধান্ত নিতে তার যে তথ্য দরকার তা দিয়ে উত্তর দিন: তার তারিখের মোট দাম, কী কী অন্তর্ভুক্ত এবং কীভাবে বুক করবেন।

অতিথি: হ্যালো, 12 থেকে 15 জুন 2 জন প্রাপ্তবয়স্কের জন্য কি রুম আছে? নাশতা কি অন্তর্ভুক্ত?

হোটেল: হ্যালো Ana, হ্যাঁ, 12 থেকে 15 জুনের (3 রাত, 2 জন প্রাপ্তবয়স্ক) জন্য আমাদের দুটি বিকল্প আছে:
- Garden Double, নাশতাসহ: মোট €465
- Sea View Double, নাশতাসহ: মোট €585
সিটি ট্যাক্স অন্তর্ভুক্ত। আপনার জন্য কি এর একটি রেখে দেব?

ছবি ও “Book this room” বোতামসহ কার্ড আকারে দেখানো রুম এক ব্লক টেক্সটের চেয়ে তুলনা করা সহজ। বোতাম, লিস্ট, Flows ও ক্যারোসেল নিয়ে আমাদের WhatsApp ইন্টারেক্টিভ মেসেজ গাইডে আছে।

ডিপোজিট ও পেমেন্ট

কনফার্মেশনের পর পেমেন্ট লিঙ্কসহ ডিপোজিটের অনুরোধ পাঠান এবং পেমেন্ট হলে তা নিশ্চিত করুন। বিকল্পগুলোর জন্য দেখুন WhatsApp চ্যাটে পেমেন্ট কীভাবে নেবেন।

আগমনের আগে ও চেক-ইন

আগমনের কয়েক দিন আগের একটি মেসেজ “চেক-ইন কখন?” ধরনের বেশিরভাগ কল দূর করে। ঠিকানা, চেক-ইনের সময়, পার্কিং বা ট্রান্সফারের বিকল্প এবং প্রশ্ন করার একটি উপায় দিন।

থাকাকালীন

থাকাকালীন অতিথিরা যে হোটেলে মেসেজ করতে পারেন তা সুস্পষ্ট করুন: রুমে বা রিসেপশনে চ্যাট খোলে এমন একটি QR কোড ভালো কাজ করে। অনুরোধ সঠিক বিভাগে পৌঁছানো উচিত, এবং কাজ হয়ে গেলে অতিথির তা জানা উচিত।

অতিথি: রুম 214-এর এয়ার কন্ডিশনিং কাজ করছে না। [ছবি]

হোটেল: ছবির জন্য ধন্যবাদ, মি. Weber। মেইনটেন্যান্স অনুরোধটি পেয়েছে এবং 20 মিনিটের মধ্যে রুম 214-এ পৌঁছাবে। ঠিক হয়ে গেলে আমরা আপনাকে মেসেজ করব।

চেকআউটের পর

থাকার স্মৃতি তাজা থাকতেই ফিডব্যাক চান। খুশি অতিথিদের আপনার রিভিউ পেজে পাঠান, আর অসন্তুষ্টদের প্রকাশ্যে রিভিউ লেখার আগেই একজন ম্যানেজারের কাছে রাউট করুন। প্রশ্নের আইডিয়ার জন্য আমাদের গ্রাহক সন্তুষ্টি সার্ভে প্রশ্ন দেখুন।

হোটেলের WhatsApp টেমপ্লেটের উদাহরণ

গত 24 ঘণ্টায় আপনাকে লেখেননি এমন অতিথিকে মেসেজ করতে টেমপ্লেট লাগে। প্রচারমূলক কনটেন্ট ছাড়া নির্দিষ্ট কোনো বুকিংয়ের সঙ্গে যুক্ত মেসেজকে Meta ইউটিলিটি হিসেবে ধরে। যা প্রচার করে, আপসেল করে বা ডিসকাউন্ট দেয় তা মার্কেটিং, এবং ইউটিলিটি মেসেজে প্রচার যোগ করলে পুরো টেমপ্লেটটি মার্কেটিং হয়ে যায়।

বুকিং কনফার্মেশন (ইউটিলিটি)

আপনার থাকা নিশ্চিত হয়েছে, {{1}}। বুকিং {{2}}: {{3}}, {{5}} থেকে {{4}} রাত। চেক-ইন 14:00 থেকে। কোনো প্রশ্ন থাকলে এখানে উত্তর দিন।

[বুকিং দেখুন]

আগমনপূর্ব তথ্য (ইউটিলিটি)

হ্যালো {{1}}, {{2}} তারিখে আপনাকে স্বাগত জানাতে আমরা অপেক্ষায় আছি। আমাদের ঠিকানা {{3}} এবং চেক-ইন 14:00 থেকে শুরু। আপনার পৌঁছানোর সময় জানান, অথবা এয়ারপোর্ট ট্রান্সফার লাগলে বলুন।

[ট্রান্সফার বুক করুন]  [প্রশ্ন করুন]

ডিপোজিট রিমাইন্ডার (ইউটিলিটি)

হ্যালো {{1}}, আপনার রিজার্ভেশন ধরে রাখতে বুকিং {{3}}-এর জন্য {{4}}-এর মধ্যে {{2}} ডিপোজিট দেওয়া প্রয়োজন। নিচের লিঙ্কে নিরাপদে পেমেন্ট করতে পারেন।

[এখনই পেমেন্ট করুন]

থাকার পর ফিডব্যাক (ইউটিলিটি, কোনো অফার নেই)

আমাদের এখানে থাকার জন্য ধন্যবাদ, {{1}}। আপনার থাকা কেমন ছিল? নিচে একটি রেটিংয়ে ট্যাপ করুন, মাত্র কয়েক সেকেন্ড লাগবে।

[চমৎকার]  [ভালো]  [আরও ভালো হতে পারত]

আগের অতিথিদের জন্য মৌসুমি অফার (মার্কেটিং, শুধু মার্কেটিংয়ের সম্মতি থাকলে)

হ্যালো {{1}}, আমাদের শরৎ মৌসুম {{2}} তারিখে শুরু হচ্ছে। আগের অতিথিরা তিন রাতের থাকার জন্য সী-ভিউ রুমে আগাম সুযোগ পাবেন। তারিখগুলো দেখতে চান?

[তারিখ দেখুন]  [প্রচার বন্ধ করুন]

আগমনের আগে পাঠানো আপগ্রেড বা স্পা অফার বুকিংয়ের সঙ্গে সম্পর্কিত হলেও তা মার্কেটিং। এক্সট্রা অফার করতে চাইলে হয় যারা অফারে সম্মত হয়েছেন তাদের আলাদা মার্কেটিং টেমপ্লেটে পাঠান, অথবা অতিথি যখন ইতিমধ্যে আপনার সঙ্গে চ্যাট করছেন তখন উল্লেখ করুন।

হোটেলগুলোর যেসব WhatsApp নিয়ম মানতে হবে

• অপ্ট-ইন। Meta-র পলিসি অনুযায়ী অতিথিদের আপনাকে নিজের নম্বর দিতে হবে এবং আপনার ব্যবসার কাছ থেকে শুনতে সম্মত হতে হবে। আপনার বুকিং ইঞ্জিন ও রিজার্ভেশন ফর্মে একটি সম্মতির লাইন যোগ করুন, এবং বুকিং আপডেটের সম্মতি অফারের সম্মতি থেকে আলাদা রাখুন। আমাদের WhatsApp অপ্ট-ইন গাইডে মানিয়ে নেওয়ার মতো শব্দচয়ন আছে।
• 24 ঘণ্টার বাইরে অনুমোদিত টেমপ্লেট। ফ্রি-ফর্ম উত্তর শুধু অতিথির শেষ মেসেজের 24 ঘণ্টার মধ্যে অনুমোদিত।
• প্রতি মেসেজে চার্জ। Meta ক্যাটাগরি ও অতিথির দেশ অনুযায়ী প্রতিটি ডেলিভার হওয়া মেসেজের জন্য চার্জ করে। 2026 সালের 1 অক্টোবর থেকে 24 ঘণ্টার উইন্ডোর মধ্যে সার্ভিস উত্তরের জন্যও সেই বাজারের ইউটিলিটি রেটে চার্জ হয়। বাল্ক মেসেজিং ক্যালকুলেটর রেটগুলো দেখায়।
• মার্কেটিংয়ের সীমা। একজন ব্যক্তি ব্যবসাগুলো থেকে কতগুলো মার্কেটিং টেমপ্লেট পাবেন, WhatsApp তা সীমিত করতে পারে, এবং বর্তমানে যুক্তরাষ্ট্রের ফোন নম্বরের ব্যবহারকারীদের কাছে মার্কেটিং টেমপ্লেট ডেলিভার করে না। কনফার্মেশনের মতো ইউটিলিটি মেসেজ যুক্তরাষ্ট্রের এই বিধিনিষেধে প্রভাবিত হয় না।
• অপ্ট-আউট। যেকোনো চ্যানেলে আসা প্রতিটি বন্ধ করার অনুরোধ মেনে চলুন।
• অতিথির তথ্য। পাসপোর্ট বা আইডির তথ্য শুধু আইন যেখানে চায় সেখানেই সংগ্রহ করুন, নিরাপদে সংরক্ষণ করুন, প্রবেশাধিকার সীমিত রাখুন এবং আপনার ক্ষেত্রে প্রযোজ্য ডেটা সুরক্ষা নিয়ম মানুন, যেমন GDPR।
• নীরব সময়। Meta এটি নির্ধারণ করে না, কিন্তু ছুটিতে থাকা অতিথিরা রাত 23:00-এ আসা প্রচার খেয়াল করেন। ব্যবসার শুরু করা মেসেজ অতিথির সময় অঞ্চলের দিনের বেলায় রাখুন।

ছোট হোটেলের জন্য একটি বাস্তব সেটআপ

1. ঠিক করুন চ্যাট কী কী সামলাবে: শুধু রুম, নাকি ট্যুর, রেস্তোরাঁর টেবিল ও ট্রান্সফারও।
2. আপনার তথ্য একবার লিখে রাখুন: রুমের ধরন, রেট, সিজন, নীতিমালা, চেক-ইনের সময়, পার্কিং ও পোষা প্রাণী। AI-এর উত্তর এর মানের ওপরই নির্ভর করে।
3. কনফার্মেশন, ডিপোজিট, আগমনপূর্ব ও ফিডব্যাকের জন্য ইউটিলিটি টেমপ্লেট তৈরি করুন।
4. আপনার বুকিং ফর্মে সম্মতি যোগ করুন এবং রিসেপশনে ও রুমে একটি QR কোড রাখুন।
5. রাউটিং ঠিক করুন: রিজার্ভেশন ফ্রন্ট অফিসে, থাকাকালীন অনুরোধ সঠিক বিভাগে, অভিযোগ ডিউটি ম্যানেজারের কাছে।
6. প্রতি সপ্তাহে WhatsApp থেকে আসা উত্তরের সময় ও বুকিংয়ের অনুরোধ মাপুন।

MonoChat-এ হোটেল গেস্ট মেসেজিং কীভাবে চালাবেন

MonoChat WhatsApp, Instagram, Facebook, TikTok, Telegram ও ওয়েব চ্যাটের অতিথির মেসেজ একটি শেয়ার্ড টিম ইনবক্স-এ আনে, ফলে রিজার্ভেশন, ফ্রন্ট অফিস ও ম্যানেজমেন্ট একই কথোপকথন দেখতে পায়। পর্যটন ও আতিথেয়তা সমাধান পুরো যাত্রা কভার করে: চ্যাটে তারিখ, রুমের ধরন, অতিথির সংখ্যা, ভাষা ও ট্রান্সফারের প্রয়োজন সংগ্রহ, রিজার্ভেশন ওয়ার্কফ্লো, আগমনপূর্ব ও চেক-ইন রিমাইন্ডার, বহুভাষিক উত্তর, থাকার পর ফিডব্যাক এবং অতিথির চাহিদা ও উত্তরের গতির অ্যানালিটিক্স।

যেসব হোটেল একটি তৈরি ফ্রন্ট ডেস্ক চায়, তাদের জন্য MonoChat Store-এর হোটেল ও ট্রাভেল অ্যাসিস্ট্যান্ট WhatsApp, Instagram ও ওয়েব চ্যাটে চব্বিশ ঘণ্টা, অতিথির নিজের ভাষায়, ভয়েস মেসেজসহ কাজ করে:

• প্রকৃত দাম, কখনো বানানো নয়। কোটেশন হিসাব করা হয় প্রতিটি রুমের ধরনের বেস রেট, আপনার সিজন (বেশি বা কম রেট, ন্যূনতম রাত, স্টপ-সেল), অতিরিক্ত প্রাপ্তবয়স্ক, শিশু, মিল প্ল্যান ও সিটি ট্যাক্স থেকে।
• রুম কার্ড আকারে। প্রতিটি রুমে ছবি, থাকার মোট দাম, আকার, বিছানা ও ভিউ দেখায়, সঙ্গে More photos ও Book this room বোতাম। WhatsApp-এ একাধিক রুম সোয়াইপ করার মতো ক্যারোসেল হিসেবে আসে।
• দুবার প্রতিশ্রুতি নয়। অনুরোধে আটকে থাকা রুম ও নিশ্চিত থাকা রাত অনুযায়ী গোনা হয়। বুকিং এমন অনুরোধ হবে যা আপনার রিসেপশন নিশ্চিত করে, নাকি রুম খালি থাকলে সঙ্গে সঙ্গে নিশ্চিত হবে, তা আপনি ঠিক করেন।
• ডিপোজিট। কনফার্মেশনের পর অতিথি Pay now-সহ একটি ডিপোজিট অনুরোধ পান। পেমেন্ট ইন্টিগ্রেশন থাকলে এটি পেমেন্ট লিঙ্ক পাঠায় ও পেমেন্ট রেকর্ড করে; না থাকলে আপনার পেমেন্ট নির্দেশনা পাঠায়।
• চারটি জিনিস বুক করতে পারে। রুম, ট্যুর ও ডে ট্রিপ, রেস্তোরাঁর টেবিল এবং এয়ারপোর্ট ও শহরের ট্রান্সফার, প্রতিটি চালু বা বন্ধ করা যায়।
• আগমনের আগে ও চেক-ইনে। আগমনের কয়েক দিন আগে ঠিকানা ও চেক-ইনের সময় Book a transfer, See extras ও Ask a question-সহ; চেক-ইনে রুম নম্বর এবং Housekeeping, Dining ও I need help-এর একটি ছোট মেনু।
• থাকাকালীন অনুরোধ। অনুরোধ যায় হাউসকিপিং, মেইনটেন্যান্স, রুম সার্ভিস, স্পা, রিসেপশন বা কনসিয়ার্জে। অতিথিরা ছবি পাঠাতে পারেন এবং টিম কখন কাজ শুরু ও শেষ করল তা জানতে পারেন।
• রেটিং ও সতর্ক ক্যাম্পেইন। থাকার পর রেটিং চাওয়া হয়, যা খুশি অতিথিদের আপনার রিভিউ লিঙ্কে নিয়ে যায়। আগের অতিথিদের ক্যাম্পেইন ডিফল্টভাবে বন্ধ থাকে, অনুমোদিত মার্কেটিং মেসেজ হিসেবে অল্প অল্প করে যায়, এবং গত 14 দিনে যাদের কাছে পৌঁছানো হয়েছে তাদের বাদ দেয়। নীরব সময়ে বা যিনি বন্ধ করতে বলেছেন তার কাছে কিছুই যায় না।
• রিপোর্ট। 30 দিনের মধ্যে: সূত্র অনুযায়ী বুকিংয়ের অনুরোধ, কনফার্মেশন, রাত ও থাকার মূল্য, পেমেন্ট, বিভাগ অনুযায়ী অতিথির অনুরোধ এবং আরও অনেক কিছু।

অ্যাপটি আপনার নম্বরে নিজের WhatsApp টেমপ্লেট লেখে ও জমা দেয়, এবং যখনই একজন মানুষের দরকার হয়, কথোপকথন আপনার টিমের কাছে হস্তান্তর করে। স্ট্রাকচার্ড ফর্মের জন্য WhatsApp Flows এবং থাকাকালীন যাত্রার জন্য গেস্ট কনসিয়ার্জ অটোমেশন দিয়ে আপনি আরও এগোতে পারেন।

app.monochat.ai-এ বিনামূল্যের Basic প্ল্যানে (একজন এজেন্ট, একটি চ্যানেল) শুরু করুন, এবং বড় টিমের জন্য মূল্য পাতা দেখুন।

সূত্র

• WhatsApp Business Messaging Policy
• Meta for Developers: Template categorization
• Meta for Developers: Pricing on the WhatsApp Business Platform
• Meta for Developers: Pricing updates for service and utility messages
• Meta for Developers: Per-user marketing template message limits
• Meta for Developers: Obtaining opt-in for WhatsApp