कस्टमर सर्विस
होटलों के लिए WhatsApp: बुकिंग, प्री-अराइवल मैसेज और मेहमानों के अनुरोध, एक ही चैट में
मेहमान पहले से ही होटलों को WhatsApp पर मैसेज करते हैं। जानिए पहले कीमत के सवाल से लेकर रिव्यू के अनुरोध तक पूरे ठहराव में इसका इस्तेमाल कैसे करें, नमूना मैसेज, टेम्पलेट उदाहरण और पालन करने वाले नियमों के साथ।
MonoChat टीम अपडेट किया गया: 8 मिनट में पढ़ें
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होटलों के लिए WhatsApp का मतलब है उसी मैसेजिंग ऐप को अपनी बुकिंग लाइन, फ़्रंट डेस्क और कंसीयर्ज बनाना जो आपके मेहमानों के पास पहले से है। मेहमान कीमतों और तारीख़ों के बारे में पूछते हैं, और आप एक ही चैट में बुकिंग ले सकते हैं, डिपॉज़िट इकट्ठा कर सकते हैं, चेक-इन की जानकारी भेज सकते हैं, ठहरने के दौरान तौलिये और मरम्मत के अनुरोध संभाल सकते हैं, और चेकआउट के बाद रिव्यू माँग सकते हैं। WhatsApp Business API के साथ कई स्टाफ़ सदस्य और एक AI असिस्टेंट एक ही होटल नंबर से जवाब दे सकते हैं।
अंतरराष्ट्रीय मेहमानों के लिए WhatsApp अक्सर ईमेल या फ़ोन से आसान होता है, क्योंकि वे किसी भी समय अपनी भाषा में लिख सकते हैं। यह गाइड मेहमान की यात्रा को चरण दर चरण, नमूना मैसेज और टेम्पलेट, लागू होने वाले Meta के नियम, और MonoChat में इसे सेट करने का तरीक़ा कवर करती है।
होटल WhatsApp का इस्तेमाल क्यों करते हैं
- मेहमान बुकिंग से पहले पूछते हैं। “क्या नाश्ता शामिल है?”, “क्या आपके पास दो बेड वाला कमरा है?” और “क्या आप हमें एयरपोर्ट से ले सकते हैं?” का जवाब ईमेल से ज़्यादा तेज़ चैट में दिया जा सकता है।
- सीधी बुकिंग। जिस मेहमान को WhatsApp पर जल्दी और सटीक जवाब मिलता है, वह बुकिंग साइट पर लौटने की जगह सीधे आपके पास बुक कर सकता है।
- रिसेप्शन पर कम कॉल। चेक-इन का समय, Wi-Fi की जानकारी और रास्ता आने से पहले ही भेजे जा सकते हैं।
- ठहरने के दौरान बेहतर सेवा। चैट में लिखा अनुरोध बिना फ़ोन कॉल के हाउसकीपिंग या मेंटेनेंस तक पहुँच जाता है, और मेहमान फ़ोटो भी भेज सकता है।
- रिव्यू और दोबारा आना। चेकआउट के बाद का एक छोटा मैसेज यह पूछने का सबसे आसान मौक़ा है कि ठहराव कैसा रहा।
मेहमान की पूरी यात्रा में WhatsApp
| चरण | मेहमान को क्या चाहिए | मैसेज का प्रकार |
|---|---|---|
| पूछताछ | कीमतें, उपलब्धता, कमरों के विकल्प | चैट में जवाब (मेहमान ने पहले लिखा) |
| बुकिंग | कन्फ़र्मेशन, डिपॉज़िट, नीतियाँ | जवाब, या 24 घंटे के बाद होने पर यूटिलिटी टेम्पलेट |
| आने से पहले | पता, चेक-इन का समय, ट्रांसफ़र, एक्स्ट्रा | यूटिलिटी टेम्पलेट |
| चेक-इन | कमरा नंबर, Wi-Fi, टीम तक कैसे पहुँचें | जवाब या यूटिलिटी टेम्पलेट |
| ठहरने के दौरान | अनुरोध, मरम्मत, रेस्टोरेंट, टूर | चैट में जवाब |
| चेकआउट के बाद | फ़ीडबैक, रिव्यू लिंक | यूटिलिटी या मार्केटिंग टेम्पलेट, सामग्री के अनुसार |
| महीनों बाद | पुराने मेहमानों के लिए ऑफ़र | मार्केटिंग टेम्पलेट, सिर्फ़ मार्केटिंग सहमति के साथ |
पूछताछ और बुकिंग
ज़्यादातर होटल बातचीत मेहमान से शुरू होती है। जब कोई आपको मैसेज करता है, तो 24 घंटे की कस्टमर सर्विस विंडो खुल जाती है, और आप किसी भी सामग्री के साथ जवाब दे सकते हैं। फ़ैसला लेने के लिए उन्हें जो तथ्य चाहिए, उन्हीं के साथ जवाब दें: उनकी तारीख़ों की कुल कीमत, क्या शामिल है और बुक कैसे करें।
मेहमान: Hi, do you have a room for 2 adults, 12 to 15 June? Is breakfast included?
होटल: Hello Ana, yes, we have two options for 12 to 15 June (3 nights, 2 adults):
- Garden Double, breakfast included: €465 total
- Sea View Double, breakfast included: €585 total
City tax is included. Would you like me to hold one of these for you?फ़ोटो और “Book this room” बटन वाले कार्ड के रूप में दिखाए गए कमरों की तुलना टेक्स्ट के ब्लॉक से आसान होती है। बटन, लिस्ट, Flows और कैरोसेल हमारी WhatsApp इंटरैक्टिव मैसेज गाइड में कवर हैं।
डिपॉज़िट और भुगतान
कन्फ़र्मेशन के बाद पेमेंट लिंक के साथ डिपॉज़िट का अनुरोध भेजें और भुगतान होने पर पुष्टि करें। विकल्पों के लिए WhatsApp चैट में भुगतान कैसे स्वीकार करें देखें।
आने से पहले और चेक-इन
आने से कुछ दिन पहले का एक मैसेज “चेक-इन कितने बजे है?” वाले ज़्यादातर कॉल ख़त्म कर देता है। उसमें पता, चेक-इन का समय, पार्किंग या ट्रांसफ़र के विकल्प और सवाल पूछने का एक तरीक़ा शामिल करें।
ठहरने के दौरान
यह साफ़ रखें कि मेहमान ठहरने के दौरान होटल को मैसेज कर सकते हैं: कमरे में या रिसेप्शन पर लगा QR कोड जो चैट खोल दे, अच्छा काम करता है। अनुरोध सही विभाग तक पहुँचने चाहिए, और मेहमान को पता चलना चाहिए कि उसका काम कब हो गया।
मेहमान: The air conditioning in room 214 isn't working. [photo]
होटल: Thanks for the photo, Mr. Weber. Maintenance has the request and will be at room 214 within 20 minutes. We'll message you when it's fixed.चेकआउट के बाद
जब ठहराव ताज़ा हो, तभी फ़ीडबैक माँगें। ख़ुश मेहमानों को अपने रिव्यू पेज पर भेजें और नाख़ुश मेहमानों को सार्वजनिक रिव्यू लिखने से पहले मैनेजर तक पहुँचाएँ। सवालों के आइडिया के लिए हमारे ग्राहक संतुष्टि सर्वे के सवाल देखें।
होटल WhatsApp टेम्पलेट के उदाहरण
जब आप ऐसे मेहमान को मैसेज करते हैं जिसने पिछले 24 घंटों में आपको नहीं लिखा, तब टेम्पलेट चाहिए। किसी ख़ास बुकिंग से जुड़े और प्रमोशनल सामग्री के बिना मैसेज को Meta यूटिलिटी श्रेणी में रखता है। जो कुछ भी प्रमोट करे, अपसेल करे या डिस्काउंट दे, वह मार्केटिंग है, और यूटिलिटी मैसेज में प्रमोशन जोड़ने से पूरा टेम्पलेट मार्केटिंग बन जाता है।
बुकिंग कन्फ़र्मेशन (यूटिलिटी)
Your stay is confirmed, {{1}}. Booking {{2}}: {{3}}, {{4}} nights from {{5}}. Check-in is from 14:00. Reply here if you have any questions.
[View booking]आने से पहले की जानकारी (यूटिलिटी)
Hi {{1}}, we look forward to welcoming you on {{2}}. Our address is {{3}} and check-in starts at 14:00. Let us know your arrival time or if you need an airport transfer.
[Book a transfer] [Ask a question]डिपॉज़िट रिमाइंडर (यूटिलिटी)
Hi {{1}}, a deposit of {{2}} is due for booking {{3}} by {{4}} to keep your reservation. You can pay securely with the link below.
[Pay now]ठहरने के बाद फ़ीडबैक (यूटिलिटी, कोई ऑफ़र नहीं)
Thank you for staying with us, {{1}}. How was your stay? Tap a rating below, it takes a few seconds.
[Excellent] [Good] [Could be better]पुराने मेहमानों के लिए सीज़नल ऑफ़र (मार्केटिंग, सिर्फ़ मार्केटिंग सहमति के साथ)
Hi {{1}}, our autumn season starts on {{2}}. Past guests get early access to sea-view rooms for three-night stays. Want to see dates?
[See dates] [Stop promotions]आने से पहले भेजा गया अपग्रेड या स्पा ऑफ़र मार्केटिंग है, भले ही वह किसी बुकिंग से जुड़ा हो। अगर आप एक्स्ट्रा ऑफ़र करना चाहते हैं, तो या तो उन्हें ऑफ़र के लिए सहमत मेहमानों को अलग मार्केटिंग टेम्पलेट में भेजें, या तब ज़िक्र करें जब मेहमान पहले से आपसे चैट कर रहा हो।
होटलों को WhatsApp के कौन से नियम मानने होंगे
- ऑप्ट-इन। Meta की पॉलिसी के अनुसार ज़रूरी है कि मेहमानों ने आपको अपना नंबर दिया हो और आपके बिज़नेस से सुनने के लिए सहमति दी हो। अपने बुकिंग इंजन और रिज़र्वेशन फ़ॉर्म में सहमति की एक पंक्ति जोड़ें, और बुकिंग अपडेट की सहमति को ऑफ़र की सहमति से अलग रखें। आपके काम आने लायक शब्द हमारी WhatsApp ऑप्ट-इन गाइड में हैं।
- 24 घंटे के बाद अप्रूव्ड टेम्पलेट। फ़्री-फ़ॉर्म जवाब सिर्फ़ मेहमान के आख़िरी मैसेज के 24 घंटे के भीतर ही मान्य हैं।
- प्रति-मैसेज शुल्क। Meta डिलीवर हुए हर मैसेज पर श्रेणी और मेहमान के देश के हिसाब से शुल्क लेता है। 1 अक्टूबर, 2026 से 24 घंटे की विंडो के भीतर सर्विस जवाबों पर भी बाज़ार की यूटिलिटी दर से शुल्क लगता है। दरें बल्क मैसेजिंग कैलकुलेटर में दिखती हैं।
- मार्केटिंग सीमाएँ। WhatsApp सीमित कर सकता है कि कोई व्यक्ति बिज़नेस से कितने मार्केटिंग टेम्पलेट पाए, और वह फ़िलहाल US फ़ोन नंबर वाले यूज़र को मार्केटिंग टेम्पलेट डिलीवर नहीं करता। कन्फ़र्मेशन जैसे यूटिलिटी मैसेज US की इस पाबंदी से प्रभावित नहीं होते।
- ऑप्ट-आउट। किसी भी चैनल पर रुकने के हर अनुरोध का सम्मान करें।
- मेहमानों का डेटा। पासपोर्ट या ID की जानकारी सिर्फ़ वहीं इकट्ठा करें जहाँ क़ानून ज़रूरी करता है, उसे सुरक्षित रखें, पहुँच सीमित रखें और अपने ऊपर लागू डेटा सुरक्षा नियमों का पालन करें, जैसे GDPR।
- शांत घंटे। Meta इन्हें तय नहीं करता, पर छुट्टियों पर निकले मेहमान रात 23:00 बजे आया प्रमोशन नोटिस करते हैं। बिज़नेस द्वारा शुरू किए गए मैसेज मेहमान के टाइम ज़ोन के दिन के समय में ही रखें।
छोटे होटल के लिए व्यावहारिक सेटअप
- तय करें कि चैट क्या संभालेगी: सिर्फ़ कमरे, या टूर, रेस्टोरेंट की टेबल और ट्रांसफ़र भी।
- अपने तथ्य एक बार लिख लें: कमरों के प्रकार, दरें, सीज़न, नीतियाँ, चेक-इन का समय, पार्किंग और पालतू जानवर। AI के जवाब उतने ही अच्छे होते हैं जितनी यह जानकारी।
- यूटिलिटी टेम्पलेट बनाएँ कन्फ़र्मेशन, डिपॉज़िट, प्री-अराइवल और फ़ीडबैक के लिए।
- सहमति जोड़ें अपने बुकिंग फ़ॉर्म में और रिसेप्शन तथा कमरों में QR कोड लगाएँ।
- रूटिंग सेट करें: रिज़र्वेशन फ़्रंट ऑफ़िस को, ठहरने के दौरान के अनुरोध सही विभाग को, शिकायतें ड्यूटी मैनेजर को।
- हर हफ़्ते जवाब का समय और WhatsApp से आए बुकिंग अनुरोध मापें।
MonoChat में होटल गेस्ट मैसेजिंग कैसे चलाएँ
MonoChat WhatsApp, Instagram, Facebook, TikTok, Telegram और वेब चैट के मेहमानों के मैसेज एक शेयर्ड टीम इनबॉक्स में लाता है, ताकि रिज़र्वेशन, फ़्रंट ऑफ़िस और प्रबंधन एक ही बातचीत देखें। पर्यटन और हॉस्पिटैलिटी सॉल्यूशन पूरी यात्रा को कवर करता है: चैट में तारीख़ें, कमरे का प्रकार, मेहमानों की संख्या, भाषा और ट्रांसफ़र की ज़रूरतें इकट्ठा करना, रिज़र्वेशन वर्कफ़्लो, प्री-अराइवल और चेक-इन रिमाइंडर, बहुभाषी जवाब, ठहरने के बाद फ़ीडबैक और मेहमानों की माँग और जवाब की गति पर एनालिटिक्स।
जो होटल तैयार फ़्रंट डेस्क चाहते हैं, उनके लिए MonoChat Store का Hotel & Travel Assistant WhatsApp, Instagram और वेब चैट पर, चौबीसों घंटे, मेहमान की अपनी भाषा में, वॉइस मैसेज समेत काम करता है:
- असली कीमतें, कभी गढ़ी हुई नहीं। कोटेशन हर कमरे के प्रकार की बेस रेट, आपके सीज़न (ऊँची या नीची दरें, न्यूनतम रातें, स्टॉप-सेल), अतिरिक्त वयस्क, बच्चे, मील प्लान और सिटी टैक्स से निकाले जाते हैं।
- कमरे कार्ड के रूप में। हर कमरा फ़ोटो, ठहराव की कुल कीमत, आकार, बेड और व्यू के साथ More photos और Book this room बटन के साथ दिखता है। WhatsApp पर कई कमरे स्वाइप करने योग्य कैरोसेल के रूप में आते हैं।
- दोहरा वादा नहीं। अनुरोधों से रोके गए कमरे और कन्फ़र्म ठहराव रात-दर-रात गिने जाते हैं। आप चुनते हैं कि बुकिंग ऐसा अनुरोध हो जिसे आपका रिसेप्शन कन्फ़र्म करे, या कमरे ख़ाली रहने तक तुरंत कन्फ़र्म हो जाए।
- डिपॉज़िट। कन्फ़र्मेशन के बाद मेहमान को Pay now के साथ डिपॉज़िट का अनुरोध मिलता है। पेमेंट इंटीग्रेशन के साथ यह पेमेंट लिंक भेजता है और भुगतान दर्ज करता है; उसके बिना यह आपके भुगतान निर्देश भेजता है।
- चार चीज़ें जो यह बुक कर सकता है। कमरे, टूर और डे ट्रिप, रेस्टोरेंट की टेबल, और एयरपोर्ट व शहर के ट्रांसफ़र, हर एक को चालू या बंद किया जा सकता है।
- आने से पहले और चेक-इन पर। आने से कुछ दिन पहले पता और चेक-इन का समय Book a transfer, See extras और Ask a question के साथ; चेक-इन पर कमरा नंबर और Housekeeping, Dining और I need help वाला छोटा मेन्यू।
- ठहरने के दौरान के अनुरोध। अनुरोध हाउसकीपिंग, मेंटेनेंस, रूम सर्विस, स्पा, रिसेप्शन या कंसीयर्ज तक जाते हैं। मेहमान फ़ोटो भेज सकते हैं और सुन सकते हैं कि टीम ने काम कब शुरू और ख़त्म किया।
- रेटिंग और सावधान कैंपेन। ठहराव के बाद की रेटिंग ख़ुश मेहमानों को आपके रिव्यू लिंक तक ले जाती है। पुराने मेहमानों के कैंपेन डिफ़ॉल्ट रूप से बंद रहते हैं, अप्रूव्ड मार्केटिंग मैसेज के रूप में थोड़ा-थोड़ा करके भेजे जाते हैं, और पिछले 14 दिनों में जिनसे संपर्क हुआ उन्हें छोड़ देते हैं। शांत घंटों में या किसी ऐसे व्यक्ति को कुछ नहीं जाता जिसने रुकने को कहा हो।
- रिपोर्ट। 30 दिनों में: स्रोत के हिसाब से बुकिंग अनुरोध, कन्फ़र्मेशन, रातें और ठहराव का मूल्य, भुगतान, विभाग के हिसाब से मेहमानों के अनुरोध, और बहुत कुछ।
ऐप आपके नंबर पर अपने WhatsApp टेम्पलेट ख़ुद लिखता और सबमिट करता है, और जब भी किसी व्यक्ति की ज़रूरत हो, बातचीत आपकी टीम को सौंप देता है। स्ट्रक्चर्ड फ़ॉर्म के लिए WhatsApp Flows और ठहरने के दौरान की यात्राओं के लिए गेस्ट कंसीयर्ज ऑटोमेशन के साथ आप और आगे जा सकते हैं।
app.monochat.ai पर मुफ़्त Basic प्लान (एक एजेंट, एक चैनल) से शुरू करें, और बड़ी टीमों के लिए कीमतें पेज देखें।
स्रोत
- WhatsApp Business Messaging Policy
- Meta for Developers: Template categorization
- Meta for Developers: Pricing on the WhatsApp Business Platform
- Meta for Developers: Pricing updates for service and utility messages
- Meta for Developers: Per-user marketing template message limits
- Meta for Developers: Obtaining opt-in for WhatsApp
इसे MonoChat के साथ अमल में लाएँ