WhatsApp untuk Hotel: Reservasi, Pesan Pra-Kedatangan, dan Permintaan Tamu dalam Satu Chat

WhatsApp untuk hotel berarti memakai aplikasi pesan yang sudah dimiliki tamu Anda sebagai jalur reservasi, meja resepsionis, dan concierge. Tamu mengirim pesan untuk menanyakan harga dan tanggal, dan Anda dapat menerima reservasi, mengumpulkan uang muka, mengirim detail check-in, menangani permintaan handuk dan perbaikan selama menginap, serta meminta ulasan setelah check-out, semuanya dalam satu chat. Dengan WhatsApp Business API, beberapa staf dan asisten AI dapat menjawab dari nomor hotel yang sama.

Bagi tamu internasional, WhatsApp sering kali lebih mudah daripada email atau telepon, karena mereka dapat menulis dalam bahasa sendiri kapan saja. Panduan ini membahas perjalanan tamu tahap demi tahap, contoh pesan dan template, aturan Meta yang berlaku, dan cara menyiapkannya di MonoChat.

Mengapa hotel menggunakan WhatsApp

• Tamu bertanya sebelum memesan. “Apakah sudah termasuk sarapan?”, “Apakah ada kamar dengan dua tempat tidur?”, dan “Bisakah Anda menjemput kami di bandara?” lebih cepat dijawab lewat chat daripada email.
• Reservasi langsung. Tamu yang mendapat jawaban cepat dan akurat di WhatsApp dapat memesan langsung kepada Anda alih-alih kembali ke situs pemesanan.
• Lebih sedikit telepon ke resepsionis. Jam check-in, detail Wi-Fi, dan petunjuk arah dapat dikirim sebelum kedatangan.
• Layanan selama menginap yang lebih baik. Permintaan yang diketik di chat sampai ke housekeeping atau teknisi tanpa telepon, dan tamu dapat mengirim foto.
• Ulasan dan kunjungan ulang. Pesan singkat setelah check-out adalah saat paling mudah untuk menanyakan bagaimana kesan menginap.

WhatsApp sepanjang perjalanan tamu

Tahap	Kebutuhan tamu	Jenis pesan
Pertanyaan	Harga, ketersediaan, pilihan kamar	Balasan di chat (tamu menulis lebih dulu)
Reservasi	Konfirmasi, uang muka, kebijakan	Balasan, atau template utilitas jika lewat dari 24 jam
Sebelum kedatangan	Alamat, jam check-in, transfer, tambahan layanan	Template utilitas
Check-in	Nomor kamar, Wi-Fi, cara menghubungi tim	Balasan atau template utilitas
Selama menginap	Permintaan, perbaikan, restoran, tur	Balasan di chat
Setelah check-out	Masukan, tautan ulasan	Template utilitas atau pemasaran, tergantung isinya
Beberapa bulan kemudian	Penawaran untuk tamu sebelumnya	Template pemasaran, hanya dengan persetujuan pemasaran

Pertanyaan dan reservasi

Sebagian besar percakapan hotel dimulai oleh tamu. Ketika seseorang mengirim pesan kepada Anda, jendela layanan pelanggan 24 jam terbuka, dan Anda dapat membalas dengan konten apa pun. Jawab dengan fakta yang mereka perlukan untuk memutuskan: total harga untuk tanggal mereka, apa saja yang termasuk, dan cara memesan.

Tamu: Halo, apakah ada kamar untuk 2 orang dewasa, 12 sampai 15 Juni? Apakah sudah termasuk sarapan?

Hotel: Halo Ibu Sari, ya, kami memiliki dua pilihan untuk 12 sampai 15 Juni (3 malam, 2 orang dewasa):
- Garden Double, termasuk sarapan: €465 total
- Sea View Double, termasuk sarapan: €585 total
Pajak kota sudah termasuk. Apakah Anda ingin kami tahan salah satunya?

Kamar yang ditampilkan sebagai kartu dengan foto dan tombol “Pesan kamar ini” lebih mudah dibandingkan daripada satu blok teks. Panduan kami tentang pesan interaktif WhatsApp membahas tombol, daftar, Flows, dan carousel.

Uang muka dan pembayaran

Setelah konfirmasi, kirim permintaan uang muka dengan tautan pembayaran dan konfirmasikan saat sudah dibayar. Lihat cara menerima pembayaran di chat WhatsApp untuk berbagai opsinya.

Pra-kedatangan dan check-in

Pesan beberapa hari sebelum kedatangan menghilangkan sebagian besar telepon “jam berapa check-in?”. Sertakan alamat, jam check-in, opsi parkir atau transfer, dan satu cara untuk mengajukan pertanyaan.

Selama menginap

Buat tamu jelas bahwa mereka dapat mengirim pesan ke hotel selama menginap: kode QR di kamar atau di resepsionis yang membuka chat bekerja dengan baik. Permintaan harus sampai ke departemen yang tepat, dan tamu harus tahu kapan permintaannya ditangani.

Tamu: AC di kamar 214 tidak berfungsi. [foto]

Hotel: Terima kasih atas fotonya, Bapak Hendra. Tim teknisi sudah menerima permintaan Anda dan akan tiba di kamar 214 dalam 20 menit. Kami akan mengabari Anda setelah selesai diperbaiki.

Setelah check-out

Minta masukan selagi kesan menginap masih segar. Arahkan tamu yang puas ke halaman ulasan Anda dan teruskan tamu yang kurang puas ke manajer sebelum mereka menulis ulasan publik. Untuk ide pertanyaan, lihat pertanyaan survei kepuasan pelanggan kami.

Contoh template WhatsApp untuk hotel

Template diperlukan saat Anda mengirim pesan kepada tamu yang tidak menulis kepada Anda dalam 24 jam terakhir. Meta mengklasifikasikan pesan yang terkait dengan reservasi tertentu, tanpa konten promosi, sebagai utilitas. Apa pun yang mempromosikan, menawarkan upsell, atau memberi diskon adalah pemasaran, dan menambahkan promosi ke pesan utilitas membuat seluruh template menjadi pemasaran.

Konfirmasi reservasi (utilitas)

Menginap Anda telah dikonfirmasi, {{1}}. Reservasi {{2}}: {{3}}, {{4}} malam mulai {{5}}. Check-in mulai pukul 14.00. Balas di sini jika Anda memiliki pertanyaan.

[Lihat reservasi]

Detail pra-kedatangan (utilitas)

Halo {{1}}, kami menantikan kedatangan Anda pada {{2}}. Alamat kami adalah {{3}} dan check-in dimulai pukul 14.00. Beri tahu kami jam kedatangan Anda atau jika Anda memerlukan transfer bandara.

[Pesan transfer]  [Ajukan pertanyaan]

Pengingat uang muka (utilitas)

Halo {{1}}, uang muka sebesar {{2}} untuk reservasi {{3}} jatuh tempo pada {{4}} agar reservasi Anda tetap terjaga. Anda dapat membayar dengan aman melalui tautan di bawah.

[Bayar sekarang]

Masukan setelah menginap (utilitas, tanpa penawaran)

Terima kasih telah menginap bersama kami, {{1}}. Bagaimana kesan menginap Anda? Ketuk salah satu penilaian di bawah, hanya butuh beberapa detik.

[Sangat baik]  [Baik]  [Bisa lebih baik]

Penawaran musiman untuk tamu sebelumnya (pemasaran, hanya dengan persetujuan pemasaran)

Halo {{1}}, musim gugur kami dimulai pada {{2}}. Tamu sebelumnya mendapat akses awal ke kamar dengan pemandangan laut untuk menginap tiga malam. Ingin melihat tanggalnya?

[Lihat tanggal]  [Hentikan promosi]

Penawaran upgrade atau spa yang dikirim sebelum kedatangan adalah pemasaran, meskipun terkait dengan reservasi. Jika Anda ingin menawarkan layanan tambahan, kirim dalam template pemasaran terpisah kepada tamu yang setuju menerima penawaran, atau sebutkan saat tamu sudah sedang mengobrol dengan Anda.

Aturan WhatsApp yang wajib diikuti hotel

• Opt-in. Kebijakan Meta mensyaratkan tamu memberikan nomornya kepada Anda dan setuju mendengar dari bisnis Anda. Tambahkan kalimat persetujuan pada mesin reservasi dan formulir reservasi Anda, dan pisahkan persetujuan untuk pembaruan reservasi dari persetujuan untuk penawaran. Panduan opt-in WhatsApp kami memiliki kalimat yang dapat Anda sesuaikan.
• Template yang disetujui di luar 24 jam. Balasan bebas hanya diizinkan dalam 24 jam sejak pesan terakhir tamu.
• Biaya per pesan. Meta mengenakan biaya per pesan terkirim berdasarkan kategori dan negara tamu. Sejak 1 Oktober 2026, balasan layanan di dalam jendela 24 jam juga dikenai biaya, sesuai tarif utilitas pasar tersebut. Kalkulator pesan massal menampilkan tarifnya.
• Batas pemasaran. WhatsApp dapat membatasi berapa banyak template pemasaran yang diterima seseorang dari bisnis, dan saat ini tidak mengirimkan template pemasaran ke pengguna dengan nomor telepon AS. Pesan utilitas seperti konfirmasi tidak terpengaruh oleh pembatasan AS tersebut.
• Berhenti berlangganan. Hormati setiap permintaan untuk berhenti, di kanal mana pun.
• Data tamu. Kumpulkan data paspor atau identitas hanya jika diwajibkan hukum, simpan dengan aman, batasi akses, dan patuhi aturan perlindungan data yang berlaku bagi Anda, seperti GDPR.
• Jam tenang. Meta tidak menetapkannya, tetapi tamu yang sedang berlibur akan memperhatikan promosi pukul 23.00. Batasi pesan yang dimulai bisnis pada siang hari di zona waktu tamu.

Penyiapan praktis untuk hotel kecil

1. Tentukan apa yang ditangani chat: hanya kamar, atau juga tur, meja restoran, dan transfer.
2. Tuliskan fakta Anda sekali saja: tipe kamar, tarif, musim, kebijakan, jam check-in, parkir, dan hewan peliharaan. Jawaban AI hanya sebaik data ini.
3. Buat template utilitas untuk konfirmasi, uang muka, pra-kedatangan, dan masukan.
4. Tambahkan persetujuan pada formulir reservasi Anda dan kode QR di resepsionis dan kamar.
5. Atur perutean: reservasi ke front office, permintaan selama menginap ke departemen yang tepat, keluhan ke manajer yang bertugas.
6. Ukur waktu respons dan permintaan reservasi dari WhatsApp setiap minggu.

Cara menjalankan pesan tamu hotel di MonoChat

MonoChat menggabungkan pesan tamu dari WhatsApp, Instagram, Facebook, TikTok, Telegram, dan web chat ke dalam satu inbox tim terpadu, sehingga reservasi, front office, dan manajemen melihat percakapan yang sama. Solusi pariwisata dan perhotelan mencakup seluruh perjalanan: mengumpulkan tanggal, tipe kamar, jumlah tamu, bahasa, dan kebutuhan transfer di chat, alur kerja reservasi, pengingat pra-kedatangan dan check-in, balasan multibahasa, masukan setelah menginap, dan analitik permintaan tamu serta kecepatan respons.

Bagi hotel yang menginginkan meja resepsionis siap pakai, Hotel & Travel Assistant dari MonoChat Store bekerja di WhatsApp, Instagram, dan web chat, sepanjang waktu, dalam bahasa tamu sendiri, termasuk pesan suara:

• Harga asli, tidak pernah dikarang. Penawaran dihitung dari tarif dasar setiap tipe kamar, musim Anda (tarif lebih tinggi atau lebih rendah, minimum malam, stop-sell), tamu dewasa tambahan, anak-anak, paket makan, dan pajak kota.
• Kamar sebagai kartu. Setiap kamar menampilkan foto, total untuk masa menginap, ukuran, tempat tidur, dan pemandangan dengan tombol Foto lainnya dan Pesan kamar ini. Di WhatsApp, beberapa kamar tiba sebagai carousel yang dapat digeser.
• Tidak menjanjikan dua kali. Kamar yang ditahan oleh permintaan dan menginap yang telah dikonfirmasi dihitung malam demi malam. Anda memilih apakah reservasi berupa permintaan yang dikonfirmasi resepsionis Anda atau langsung dikonfirmasi selama kamar masih tersedia.
• Uang muka. Setelah konfirmasi, tamu mendapat permintaan uang muka dengan Bayar sekarang. Dengan integrasi pembayaran, asisten mengirim tautan pembayaran dan mencatat pembayarannya; tanpa integrasi, asisten mengirim instruksi pembayaran Anda.
• Empat hal yang dapat dipesan. Kamar, tur dan perjalanan sehari, meja restoran, serta transfer bandara dan kota, masing-masing dapat diaktifkan atau dinonaktifkan.
• Sebelum kedatangan dan saat check-in. Beberapa hari sebelum kedatangan, alamat dan jam check-in dengan Pesan transfer, Lihat layanan tambahan, dan Ajukan pertanyaan; saat check-in, nomor kamar dan menu kecil untuk Housekeeping, Dining, dan Saya butuh bantuan.
• Permintaan selama menginap. Permintaan diteruskan ke housekeeping, teknisi, room service, spa, resepsionis, atau concierge. Tamu dapat mengirim foto dan mengetahui kapan tim mulai dan selesai.
• Penilaian dan kampanye yang hati-hati. Penilaian setelah menginap mengarahkan tamu yang puas ke tautan ulasan Anda. Kampanye untuk tamu sebelumnya nonaktif secara default, dikirim sedikit demi sedikit sebagai pesan pemasaran yang disetujui, dan tidak menyertakan orang yang dihubungi dalam 14 hari terakhir. Tidak ada yang dikirim pada jam tenang atau kepada siapa pun yang telah meminta berhenti.
• Laporan. Selama 30 hari: permintaan reservasi per sumber, konfirmasi, malam dan nilai menginap, pembayaran, permintaan tamu per departemen, dan lainnya.

Aplikasi ini menulis dan mengajukan template WhatsApp-nya pada nomor Anda, dan setiap kali diperlukan seorang agen, aplikasi menyerahkan percakapan ke tim Anda. Anda dapat melangkah lebih jauh dengan WhatsApp Flows untuk formulir terstruktur dan otomatisasi concierge tamu untuk perjalanan selama menginap.

Mulai dengan paket Basic gratis (satu agen, satu kanal) di app.monochat.ai, dan lihat halaman harga untuk tim yang lebih besar.

Sumber

• WhatsApp Business Messaging Policy
• Meta for Developers: Template categorization
• Meta for Developers: Pricing on the WhatsApp Business Platform
• Meta for Developers: Pricing updates for service and utility messages
• Meta for Developers: Per-user marketing template message limits
• Meta for Developers: Obtaining opt-in for WhatsApp