Oteller için WhatsApp: Rezervasyon, Giriş Öncesi Mesajlar ve Misafir Talepleri Tek Sohbette

Oteller için WhatsApp, misafirlerinizin zaten kullandığı mesajlaşma uygulamasını rezervasyon hattı, resepsiyon ve konsiyerj olarak kullanmak demektir. Misafirler fiyatları ve tarihleri sorar; siz de rezervasyonu alabilir, ön ödeme toplayabilir, giriş bilgilerini gönderebilir, konaklama sırasında havlu ve arıza taleplerini karşılayabilir ve check-out sonrasında yorum isteyebilirsiniz; hepsi tek bir sohbette. WhatsApp Business API ile birkaç personel ve bir yapay zekâ asistanı aynı otel numarasından yanıt verebilir.

Yabancı misafirler için WhatsApp çoğu zaman e-postadan veya telefondan daha kolaydır; çünkü her saatte kendi dillerinde yazabilirler. Bu rehber misafir yolculuğunu aşama aşama, örnek mesajları ve şablonları, geçerli Meta kurallarını ve MonoChat’te nasıl kurulacağını ele alıyor.

Oteller neden WhatsApp kullanıyor?

• Misafirler rezervasyondan önce soru sorar. “Kahvaltı dahil mi?”, “İki yataklı odanız var mı?” ve “Bizi havalimanından alabilir misiniz?” gibi soruları sohbette yanıtlamak e-postadan daha hızlıdır.
• Doğrudan rezervasyon. WhatsApp’ta hızlı ve doğru yanıt alan misafir, rezervasyon sitesine dönmek yerine doğrudan sizinle rezervasyon yapabilir.
• Resepsiyona daha az arama. Giriş saatleri, Wi-Fi bilgileri ve yol tarifleri varıştan önce gönderilebilir.
• Daha iyi konaklama hizmeti. Sohbete yazılan bir talep, telefon açmadan kat hizmetlerine veya teknik servise ulaşır ve misafir fotoğraf gönderebilir.
• Yorumlar ve tekrar ziyaretler. Check-out sonrası kısa bir mesaj, konaklamanın nasıl geçtiğini sormanın en kolay anıdır.

Misafir yolculuğu boyunca WhatsApp

Aşama	Misafirin ihtiyacı	Mesaj türü
Bilgi talebi	Fiyatlar, müsaitlik, oda seçenekleri	Sohbette yanıt (misafir önce yazdı)
Rezervasyon	Onay, ön ödeme, politikalar	Yanıt veya 24 saat dışındaysa fayda şablonu
Varıştan önce	Adres, giriş saati, transfer, ekstralar	Fayda şablonu
Check-in	Oda numarası, Wi-Fi, ekibe ulaşma yolu	Yanıt veya fayda şablonu
Konaklama sırasında	Talepler, arızalar, restoran, turlar	Sohbette yanıtlar
Check-out sonrası	Geri bildirim, yorum bağlantısı	İçeriğe göre fayda veya pazarlama şablonu
Aylar sonra	Eski misafirlere teklifler	Pazarlama şablonu, yalnızca pazarlama onayıyla

Bilgi talebi ve rezervasyon

Otel görüşmelerinin çoğunu misafir başlatır. Biri size mesaj attığında 24 saatlik müşteri hizmetleri penceresi açılır ve her içerikle yanıt verebilirsiniz. Karar vermeleri için gereken bilgilerle yanıtlayın: tarihleri için toplam fiyat, nelerin dahil olduğu ve nasıl rezervasyon yapılacağı.

Misafir: Merhaba, 12-15 Haziran için 2 yetişkin bir odanız var mı? Kahvaltı dahil mi?

Otel: Merhaba Ayşe Hanım, 12-15 Haziran (3 gece, 2 yetişkin) için iki seçeneğimiz var:
- Bahçe Manzaralı Double, kahvaltı dahil: toplam €465
- Deniz Manzaralı Double, kahvaltı dahil: toplam €585
Şehir vergisi dahildir. Bunlardan birini sizin için tutmamı ister misiniz?

Fotoğraflı ve “Bu odayı rezerve et” düğmeli kartlar olarak gösterilen odalar, bir metin bloğundan daha kolay karşılaştırılır. WhatsApp etkileşimli mesajlar rehberimiz düğmeleri, listeleri, Flows’u ve carousel’leri ele alıyor.

Ön ödeme ve ödeme

Onaydan sonra ödeme bağlantısıyla ön ödeme talebini gönderin ve ödendiğinde teyit edin. Seçenekler için WhatsApp sohbetlerinde ödeme nasıl alınır yazısına bakın.

Varış öncesi ve check-in

Varıştan birkaç gün önce gönderilen bir mesaj, “check-in saat kaçta?” aramalarının çoğunu ortadan kaldırır. Adresi, giriş saatini, otopark veya transfer seçeneklerini ve soru sormanın bir yolunu ekleyin.

Konaklama sırasında

Misafirlerin konaklama sırasında otele mesaj atabileceğini belirgin kılın: odada veya resepsiyonda sohbeti açan bir QR kod iyi çalışır. Talepler doğru departmana ulaşmalı ve misafir, talebin ne zaman ele alındığını duymalıdır.

Misafir: 214 numaralı odanın kliması çalışmıyor. [fotoğraf]

Otel: Fotoğraf için teşekkürler Bay Weber. Teknik servis talebi aldı ve 20 dakika içinde 214 numaralı odada olacak. Düzeldiğinde size mesaj atacağız.

Check-out sonrası

Konaklama taze iken geri bildirim isteyin. Memnun misafirleri yorum sayfanıza yönlendirin, memnun olmayanları kamuya açık yorum yazmadan önce bir yöneticiye aktarın. Soru fikirleri için müşteri memnuniyeti anketi soruları yazımıza bakın.

Otel WhatsApp şablon örnekleri

Son 24 saatte size yazmamış bir misafire mesaj attığınızda şablon gerekir. Meta, belirli bir rezervasyona bağlı ve promosyon içermeyen mesajları fayda olarak sınıflandırır. Promosyon yapan, ek satış öneren veya indirim sunan her şey pazarlamadır ve bir fayda mesajına promosyon eklemek şablonun tamamını pazarlama yapar.

Rezervasyon onayı (fayda)

Konaklamanız onaylandı, {{1}}. Rezervasyon {{2}}: {{3}}, {{5}} tarihinden itibaren {{4}} gece. Giriş saat 14:00'ten itibaren. Sorularınız için buradan yanıtlayabilirsiniz.

[Rezervasyonu görüntüle]

Varış öncesi bilgiler (fayda)

Merhaba {{1}}, sizi {{2}} tarihinde ağırlamayı sabırsızlıkla bekliyoruz. Adresimiz {{3}} ve check-in 14:00'te başlıyor. Varış saatinizi veya havalimanı transferine ihtiyacınız olup olmadığını bize bildirin.

[Transfer ayarla]  [Soru sor]

Ön ödeme hatırlatması (fayda)

Merhaba {{1}}, {{3}} numaralı rezervasyonunuzun korunması için {{4}} tarihine kadar {{2}} tutarında ön ödeme gerekiyor. Aşağıdaki bağlantıyla güvenle ödeyebilirsiniz.

[Şimdi öde]

Konaklama sonrası geri bildirim (fayda, teklif yok)

Bizi tercih ettiğiniz için teşekkür ederiz, {{1}}. Konaklamanız nasıldı? Aşağıdan bir puan seçin, birkaç saniye sürer.

[Mükemmel]  [İyi]  [Daha iyi olabilirdi]

Eski misafirlere sezonluk teklif (pazarlama, yalnızca pazarlama onayıyla)

Merhaba {{1}}, sonbahar sezonumuz {{2}} tarihinde başlıyor. Eski misafirlerimiz üç gecelik konaklamalarda deniz manzaralı odalara erken erişim kazanıyor. Tarihleri görmek ister misiniz?

[Tarihleri gör]  [Promosyonları durdur]

Varıştan önce gönderilen bir yükseltme veya spa teklifi, bir rezervasyonla ilgili olsa bile pazarlamadır. Ekstralar sunmak istiyorsanız, bunları ya tekliflere onay vermiş misafirlere ayrı bir pazarlama şablonuyla gönderin ya da misafir sizinle zaten sohbet ederken belirtin.

Otellerin uyması gereken WhatsApp kuralları

• Opt-in (onay). Meta’nın politikası, misafirlerin numaralarını size vermiş ve işletmenizden haber almayı kabul etmiş olmasını şart koşar. Rezervasyon motorunuza ve rezervasyon formlarınıza bir onay satırı ekleyin; rezervasyon güncellemeleri onayını tekliflere verilen onaydan ayrı tutun. WhatsApp opt-in rehberimizde uyarlayabileceğiniz ifadeler var.
• 24 saat dışında onaylı şablonlar. Serbest biçimli yanıtlara yalnızca misafirin son mesajından sonraki 24 saat içinde izin verilir.
• Mesaj başı ücretler. Meta, iletilen mesaj başına kategoriye ve misafirin ülkesine göre ücret alır. 1 Ekim 2026’dan itibaren 24 saatlik pencere içindeki hizmet yanıtları da pazarın fayda ücretiyle ücretlendirilir. Toplu mesaj hesaplayıcı ücretleri gösterir.
• Pazarlama limitleri. WhatsApp, bir kişinin işletmelerden alacağı pazarlama şablonu sayısını sınırlayabilir ve şu anda ABD telefon numaralı kullanıcılara pazarlama şablonu iletmez. Onaylar gibi fayda mesajları ABD kısıtlamasından etkilenmez.
• Abonelikten çıkma. Her kanalda, durdurma yönündeki her talebe uyun.
• Misafir verileri. Pasaport veya kimlik bilgilerini yalnızca yasanın gerektirdiği yerde toplayın, güvenle saklayın, erişimi sınırlayın ve size uygulanan GDPR gibi veri koruma kurallarına uyun.
• Sessiz saatler. Meta bunları belirlemez, ama tatildeki misafirler saat 23:00’teki bir promosyonu fark eder. İşletme tarafından başlatılan mesajları misafirin saat diliminde gündüz saatleriyle sınırlayın.

Küçük bir otel için pratik kurulum

1. Sohbetin neleri karşılayacağına karar verin: yalnızca odalar mı, yoksa turlar, restoran masaları ve transferler de mi.
2. Bilgilerinizi bir kez yazın: oda tipleri, fiyatlar, sezonlar, politikalar, giriş saatleri, otopark ve evcil hayvan kuralı. Yapay zekâ yanıtları ancak bu kadar iyi olur.
3. Onay, ön ödeme, varış öncesi ve geri bildirim için fayda şablonlarını oluşturun.
4. Rezervasyon formunuza onay ekleyin; resepsiyona ve odalara bir QR kod koyun.
5. Yönlendirmeyi ayarlayın: rezervasyonlar ön büroya, konaklama sırasındaki talepler doğru departmana, şikayetler nöbetçi yöneticiye.
6. WhatsApp’tan gelen yanıt süresini ve rezervasyon taleplerini her hafta ölçün.

MonoChat’te otel misafir mesajlaşması nasıl yürütülür?

MonoChat; WhatsApp, Instagram, Facebook, TikTok, Telegram ve web sohbeti misafir mesajlarını tek bir ortak ekip gelen kutusunda toplar; böylece rezervasyon, ön büro ve yönetim aynı görüşmeyi görür. Turizm ve konaklama çözümü tüm yolculuğu kapsar: sohbette tarih, oda tipi, misafir sayısı, dil ve transfer ihtiyaçlarını toplama, rezervasyon iş akışları, varış öncesi ve check-in hatırlatmaları, çok dilli yanıtlar, konaklama sonrası geri bildirim ve misafir talebi ile yanıt hızı analitiği.

Hazır bir ön büro isteyen oteller için MonoChat Store’daki Otel ve Seyahat Asistanı, WhatsApp, Instagram ve web sohbetinde, günün her saati, misafirin kendi dilinde, sesli mesajlar dahil çalışır:

• Gerçek fiyatlar, asla uydurma değil. Teklifler her oda tipinin temel fiyatından, sezonlarınızdan (daha yüksek veya düşük fiyatlar, minimum gece, satışa kapatma), ek yetişkinlerden, çocuklardan, pansiyon planından ve şehir vergisinden hesaplanır.
• Kart olarak odalar. Her oda; fotoğrafı, konaklama toplamı, büyüklüğü, yatakları ve manzarasıyla Daha fazla fotoğraf ve Bu odayı rezerve et düğmeleriyle gösterilir. WhatsApp’ta birkaç oda, kaydırılabilir bir carousel olarak gelir.
• Çifte söz vermek yok. Taleplerle tutulan odalar ve onaylı konaklamalar gece gece sayılır. Bir rezervasyonun resepsiyonunuzun onayladığı bir talep mi yoksa oda boştayken hemen onaylanan bir rezervasyon mu olacağını siz seçersiniz.
• Ön ödemeler. Onaydan sonra misafire Şimdi öde düğmeli bir ön ödeme talebi gider. Bir ödeme entegrasyonuyla ödeme bağlantısı gönderir ve ödemeyi kaydeder; entegrasyon yoksa ödeme talimatlarınızı gönderir.
• Rezerve edebileceği dört şey. Odalar, turlar ve günübirlik geziler, restoran masaları, havalimanı ve şehir transferleri; her biri açılıp kapatılabilir.
• Varıştan önce ve check-in’de. Varıştan birkaç gün önce Transfer ayarla, Ekstralara bak ve Soru sor düğmeleriyle adres ve giriş saati; check-in’de oda numarası ile Kat hizmetleri, Yemek ve Yardıma ihtiyacım var için küçük bir menü.
• Konaklama sırasındaki talepler. Talepler kat hizmetlerine, teknik servise, oda servisine, spaya, resepsiyona veya konsiyerje gider. Misafirler fotoğraf gönderebilir ve ekibin ne zaman başlayıp bitirdiğini duyabilir.
• Puanlar ve özenli kampanyalar. Konaklama sonrası verilen puan, memnun misafirleri yorum bağlantınıza yönlendirir. Eski misafirlere yönelik kampanyalar varsayılan olarak kapalıdır, onaylı pazarlama mesajları olarak azar azar gönderilir ve son 14 günde ulaşılan kişileri dışarıda bırakır. Sessiz saatlerde veya dur diyen kimseye hiçbir şey gönderilmez.
• Raporlar. 30 gün boyunca: kaynağa göre rezervasyon talepleri, onaylar, geceler ve konaklama değeri, ödemeler, departmana göre misafir talepleri ve daha fazlası.

Uygulama WhatsApp şablonlarını numaranızda yazar ve gönderir; bir kişi gerektiğinde görüşmeyi ekibinize devreder. Yapılandırılmış formlar için WhatsApp Flows ve konaklama sırasındaki yolculuklar için misafir konsiyerj otomasyonu ile daha da ileri gidebilirsiniz.

app.monochat.ai adresinde ücretsiz Basic planla (bir temsilci, bir kanal) başlayın; daha büyük ekipler için fiyatlandırma sayfasına bakın.

Kaynaklar

• WhatsApp Business Messaging Policy
• Meta for Developers: Template categorization
• Meta for Developers: Pricing on the WhatsApp Business Platform
• Meta for Developers: Pricing updates for service and utility messages
• Meta for Developers: Per-user marketing template message limits
• Meta for Developers: Obtaining opt-in for WhatsApp