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WhatsApp für Restaurants: Tischreservierung, Erinnerungen und Gästefragen in einem Chat
Gäste fragen Restaurants schon heute auf WhatsApp nach einem Tisch, der Speisekarte und den Öffnungszeiten. So werden aus diesen Chats bestätigte Reservierungen, mit Beispielnachrichten, Template-Beispielen und den geltenden Regeln.
MonoChat-Team Aktualisiert: 6 Min. Lesezeit
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WhatsApp für Restaurants bedeutet, die Messaging-App, die Ihre Gäste ohnehin haben, als Reservierungsleitung und Gästeservice zu nutzen. Gäste schreiben, um zu fragen, ob am Freitag ein Tisch frei ist, ob die Küche mit einer Nussallergie umgehen kann oder wann Sie schließen. Sie können antworten, die Reservierung bestätigen, am Abend zuvor erinnern und nachfragen, wie das Essen war, alles in einem Chat. Mit der WhatsApp Business API können mehrere Mitarbeitende und ein KI-Assistent von derselben Restaurantnummer aus antworten.
Restaurants sind genau dann am vollsten, wenn niemand ans Telefon gehen kann. Ein Chat kann ein paar Minuten auf eine Antwort warten, deshalb warten Gäste eher, als aufzulegen. Dieser Leitfaden behandelt die Gästereise, Beispielnachrichten und Templates, die geltenden Meta-Regeln und die Einrichtung in MonoChat.
Warum Restaurants WhatsApp nutzen
- Reservierungen ohne Anrufe. Der Gast schreibt Datum und Personenzahl einmal, und Sie bestätigen in einer Zeile.
- Jeden Tag dieselben Fragen. Öffnungszeiten, Parkplätze, halal oder vegetarisch, Kinderstühle und Separées lassen sich in Sekunden beantworten, außerhalb der Öffnungszeiten auch von einem Assistenten.
- Weniger leere Tische. Eine Erinnerung am Vorabend mit Schaltflächen zum Bestätigen, Ändern oder Stornieren zeigt Ihnen früh, welche Tische frei werden.
- Gruppen und Feiern. Geburtstagsessen und Firmenfeiern brauchen ein Hin und Her zu Menüs und Anzahlungen, das besser in einen Chat passt als in einen Anruf.
- Feedback, solange das Essen frisch im Gedächtnis ist. Eine kurze Nachricht am nächsten Tag ist der einfachste Moment, um nach dem Abend zu fragen.
WhatsApp auf der gesamten Gästereise
| Phase | Was der Gast braucht | Nachrichtentyp |
|---|---|---|
| Frage | Öffnungszeiten, Speisekarte, Ernährungsoptionen, Lage | Antwort im Chat (der Gast hat zuerst geschrieben) |
| Reservierung | Datum, Uhrzeit, Personenzahl, Bestätigung | Antwort oder Utility-Template nach mehr als 24 Stunden |
| Anzahlung (Gruppen) | Eine Zahlungsmöglichkeit und Ihre Stornobedingungen | Antwort mit Zahlungslink |
| Am Vortag | Erinnerung mit Bestätigen, Ändern oder Stornieren | Utility-Template |
| Nach dem Essen | Dank, eine Bewertung, ein Bewertungslink | Utility-Template, kein Angebot darin |
| Wochen später | Neuigkeiten, saisonale Karte, Veranstaltungen | Marketing-Template, nur mit Marketing-Einwilligung |
Fragen und Reservierungen
Die meisten Konversationen beginnen beim Gast. Wenn jemand Ihnen schreibt, öffnet sich ein 24-Stunden-Kundenservice-Fenster, und Sie können mit beliebigen Inhalten antworten. Fragen Sie nur nach dem, was Sie zum Platzieren brauchen: Datum, Uhrzeit, Personenzahl und einen Namen.
Gast: Hallo, haben Sie am Freitag um 20 Uhr einen Tisch für 4? Eine von uns isst vegetarisch.
Restaurant: Guten Tag Frau Becker, ja, am Freitag um 20 Uhr haben wir einen Tisch für 4. Wir haben mehrere vegetarische Hauptgerichte, und die Küche passt andere auf Wunsch an. Soll ich den Tisch auf den Namen Becker reservieren?Eine Antwort mit bis zu drei Schaltflächen, etwa „Bestätigen“, „Anderer Termin“ und „Mit uns sprechen“, ist schneller beantwortet als eine getippte Nachricht. Unser Leitfaden zu interaktiven WhatsApp-Nachrichten behandelt Schaltflächen, Listen, Flows und Karussells, und Terminbuchung über WhatsApp zeigt dasselbe Muster für jedes Unternehmen mit festen Zeitfenstern.
Speisekarte und Öffnungszeiten
Senden Sie die Speisekarte als PDF oder als Link zu Ihrer Speisekartenseite, und halten Sie Öffnungszeiten und Betriebsferien an einer Stelle fest, damit jede Antwort dasselbe sagt. Ein QR-Code, der einen WhatsApp-Chat öffnet, auf dem Tisch, an der Tür und auf der Rechnung lässt Gäste Sie erreichen, ohne die Nummer zu suchen.
Anzahlung für große Gruppen
Bitten Sie bei Gruppen und Feiern um eine Anzahlung und nennen Sie die Stornobedingungen, bevor der Gast zahlt. Ein Zahlungslink hält Kartendaten aus dem Chat heraus. Siehe Zahlungen in WhatsApp-Chats annehmen.
Am Vorabend
Eine Erinnerung mit den Schaltflächen „Ich komme“, „Ändern“ und „Stornieren“ gibt Ihnen die Antwort, bevor der Service beginnt. Früh freigegebene Tische können an den nächsten Gast gehen.
Nach dem Essen
Fragen Sie nach, solange das Essen frisch in Erinnerung ist. Schicken Sie zufriedene Gäste auf Ihre Bewertungsseite und leiten Sie unzufriedene an die Leitung weiter, bevor sie eine öffentliche Bewertung schreiben. Anregungen für Fragen finden Sie in unseren Fragen für Kundenzufriedenheitsumfragen.
WhatsApp-Template-Beispiele für Restaurants
Templates brauchen Sie, wenn Sie einem Gast schreiben, der Ihnen in den letzten 24 Stunden nicht geschrieben hat. Meta stuft Nachrichten zu einer bestimmten Reservierung ohne Werbeinhalt als Utility ein. Alles, was bewirbt oder einen Rabatt anbietet, ist Marketing, und eine Werbung in einer Utility-Nachricht macht das gesamte Template zu Marketing.
Reservierungsbestätigung (Utility)
Ihr Tisch ist bestätigt, {{1}}. {{2}} Personen, {{3}} um {{4}} Uhr. Wenn sich Ihre Pläne ändern, tippen Sie unten auf eine Schaltfläche.
[Ändern] [Stornieren]Erinnerung am Vorabend (Utility)
Guten Tag {{1}}, wir freuen uns auf Sie morgen um {{2}} Uhr, ein Tisch für {{3}}. Kommen Sie?
[Ich komme] [Ändern] [Stornieren]Anzahlung für eine Gruppe (Utility)
Guten Tag {{1}}, für Ihre Reservierung am {{3}} ist eine Anzahlung von {{2}} nötig, um den Tisch zu halten. Sie können sicher über den Link unten zahlen.
[Jetzt zahlen]Nach dem Essen (Utility, kein Angebot)
Vielen Dank für Ihren Besuch, {{1}}. Wie war Ihr Abend? Tippen Sie unten auf eine Bewertung, das dauert nur ein paar Sekunden.
[Sehr gut] [Okay] [Nicht zufrieden]Saisonale Karte für frühere Gäste (Marketing, nur mit Marketing-Einwilligung)
Guten Tag {{1}}, unsere Winterkarte startet am {{2}}. Möchten Sie die Gerichte sehen und einen Tisch reservieren?
[Karte ansehen] [Werbung beenden]Ein Dessertangebot in der Reservierungserinnerung macht aus der Erinnerung eine Marketing-Nachricht, senden Sie Angebote deshalb getrennt, an Gäste, die ihnen zugestimmt haben. Weitere Formulierungen finden Sie in unseren Beispielen für WhatsApp-Template-Nachrichten.
WhatsApp-Regeln, die Restaurants beachten müssen
- Opt-in. Metas Richtlinie verlangt, dass Gäste Ihnen ihre Nummer gegeben und zugestimmt haben, Nachrichten Ihres Unternehmens zu erhalten. Ergänzen Sie Ihr Reservierungsformular um einen Einwilligungssatz und fragen Sie im Chat, wenn ein Gast reserviert, und halten Sie die Einwilligung für Reservierungsnachrichten getrennt von der für Angebote. Unser WhatsApp-Opt-in-Leitfaden enthält Formulierungen, die Sie anpassen können.
- Genehmigte Templates nach 24 Stunden. Freie Antworten sind nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Gastes erlaubt.
- Kosten pro Nachricht. Meta berechnet jede zugestellte Nachricht nach Kategorie und Land des Gastes. Seit dem 1. Oktober 2026 werden auch Service-Antworten innerhalb des 24-Stunden-Fensters berechnet, nach einem monatlichen Freikontingent pro Geschäftstelefonnummer. Der Rechner für Massennachrichten zeigt die Preise.
- Opt-out. Beachten Sie jede Bitte, keine Nachrichten mehr zu erhalten.
- Allergie- und Gesundheitsangaben. Gäste teilen Ihnen im Chat vielleicht Allergien mit. Nutzen Sie die Angaben, um sie sicher zu bewirten, und speichern Sie sie nicht länger als nötig. Nach der DSGVO sind Gesundheitsdaten besonders geschützt.
Ein praktisches Setup für ein Restaurant
- Legen Sie fest, was der Chat abdeckt: nur Tischreservierungen oder auch Feiern und Fragen zur Lieferung.
- Schreiben Sie Ihre Fakten einmal auf: Öffnungszeiten, Dinnerzeiten, Gruppengrößen, die Sie unterbringen können, Speisekarten, Ernährungsoptionen, Parkplätze und Stornobedingungen.
- Erstellen Sie die Utility-Templates für Bestätigung, Erinnerung, Anzahlung und Feedback.
- Bringen Sie den QR-Code auf dem Tisch, an der Tür und auf der Rechnung an und einen Einwilligungssatz in Ihrem Reservierungsformular.
- Legen Sie fest, wer antwortet: der Empfang im Service, die Leitung bei Gruppen und Beschwerden.
- Zählen Sie jede Woche die Reservierungen und No-Shows über WhatsApp.
So betreiben Sie die Gästekommunikation eines Restaurants mit MonoChat
MonoChat führt Nachrichten aus WhatsApp, Instagram, Facebook, TikTok, Telegram und Web-Chat in einem gemeinsamen Team-Posteingang zusammen, sodass Empfang, Leitung und Eventteam dieselbe Konversation sehen. Mit der Terminbuchung und WhatsApp Flows erfassen Sie Datum, Uhrzeit und Personenzahl in einem geführten Formular, und Flows können Erinnerungen senden und den Chat an eine Person übergeben, wenn ein Gast eine braucht.
Für ein Restaurant in einem Hotel, Resort oder Reiseunternehmen kann der Hotel- & Reiseassistent aus dem MonoChat Store die Reservierungen für Sie annehmen. Er bucht Restauranttische innerhalb Ihrer Dinnerzeiten und der Gästezahl, die Sie unterbringen können, mit Buchungszeiten alle 30 Minuten oder nach Ihrer Einstellung, und sendet am Vorabend eine Erinnerung mit den Schaltflächen Ich komme, Ändern und Stornieren. Ein Tipp wird sofort beantwortet, und Ihr Team wird informiert. Er antwortet in der Sprache des Gastes, übergibt an Ihr Team, sobald eine Person nötig ist, und sagt nie, ein Tisch sei gebucht, wenn die Buchung nicht existiert. Wie Reservierungen im Chat funktionieren, zeigt der WhatsApp-Reservierungsassistent.
Die App ist für Hotels, Resorts und Reisebüros gemacht, ein eigenständiges Restaurant baut dieselbe Gästereise daher mit den oben genannten Werkzeugen auf, statt sie zu installieren.
Starten Sie mit dem kostenlosen Basic-Tarif (ein Agent, ein Kanal) unter app.monochat.ai, und für größere Teams finden Sie die Preisseite.
Quellen
Mit MonoChat umsetzen