Cara Mengekspor Percakapan WhatsApp untuk Permintaan Data Pelanggan, Sengketa, atau Audit

Untuk mengekspor percakapan WhatsApp dari inbox bisnis, buka percakapannya, pilih cakupan, jumlah pesan, dan format berkas, lalu unduh berkasnya setelah siap. Alasannya biasanya praktis: pelanggan meminta salinan data yang Anda simpan tentang dirinya, sengketa pembayaran atau pengiriman butuh chat sebagai bukti, auditor menanyakan bagaimana Anda mengumpulkan persetujuan, atau manajer ingin meninjau keluhan di luar layar.

Panduan ini membahas apa yang perlu diputuskan sebelum mengekspor, cara mengekspor percakapan di MonoChat, apa yang layak dan tidak layak masuk berkas, serta apa yang diminta GDPR ketika ekspor dipakai untuk menjawab permintaan pelanggan.

Kapan bisnis perlu mengekspor percakapan

Situasi	Untuk apa berkasnya	Catatan internal di berkas?
Pelanggan meminta salinan datanya	Dikirim ke pelanggan	Tidak
Sengketa pembayaran atau pengiriman	Bukti untuk Anda, penyedia pembayaran, atau marketplace	Biasanya tidak
Keluhan atau tinjauan kualitas	Dibaca manajer	Ya
Audit persetujuan atau kepatuhan	Menunjukkan kapan dan bagaimana pelanggan opt-in	Ya, bila audit mencakup penanganan
Pindah ke sistem lain	Diimpor di tempat lain	Putuskan per kolom

Tentukan dulu siapa pembacanya. Percakapan yang sama menjadi berkas yang berbeda bagi pelanggan, penyedia pembayaran, dan peninjau internal.

Ekspor percakapan di MonoChat

1. Buka percakapan di inbox tim.
2. Di header sesi, buka menu aksi dan pilih Ekspor. Panel Ekspor Percakapan terbuka.
3. Pilih Cakupan: sesi ini, atau semua sesi pelanggan ini.
4. Pilih Rentang: 10 pesan terakhir, 100 terakhir, 1000 terakhir, atau semua pesan.
5. Pilih Format: JSON, Markdown, CSV, atau Excel.
6. Putuskan soal Sertakan catatan internal dan peristiwa sistem. Pemberitahuan penugasan, flow, dan agen AI juga dihitung sebagai catatan internal, dan ditandai [Internal note] di berkas.
7. Klik Ekspor. Berkas dibuat di latar belakang dan muncul di bawah File yang Diekspor pada panel yang sama. Setelah siap, gunakan tombol Unduh. Tautan unduhan berlaku 7 hari.

Hanya sesi yang terlihat di daftar sesi Anda yang diekspor, jadi peran dan izin akses inbox tim menentukan siapa yang dapat membuat berkas apa. Berikan hak ekspor kepada orang yang menangani permintaan data dan sengketa, bukan kepada setiap agen.

Daftar pelanggan bekerja dengan cara yang sama dari CRM: tombol Ekspor mengunduh tabel sebagai Excel atau CSV, dan berkasnya muncul di bagian File yang Diekspor, tempat Anda dapat mengunduhnya atau mengirimnya lewat email.

Cakupan, rentang, dan format mana yang dipilih

• Permintaan data dari pelanggan: semua sesi pelanggan itu dan semua pesan, dengan catatan internal dimatikan. Jawaban yang menghilangkan sebagian percakapan perlu alasan yang bisa Anda jelaskan.
• Sengketa: sesi di sekitar pesanan atau pembayaran, dan rentang yang mencakupnya. Berkas yang ringkas lebih mudah dibaca, tetapi jangan memotong percakapan di tengah sebuah janji.
• Format untuk manusia: Markdown terbaca seperti transkrip, dan Excel cocok untuk berkas kasus yang akan ditambah kolom oleh seseorang.
• Format untuk sistem: JSON atau CSV, yang dapat dibaca alat lain.

Apa yang tidak boleh masuk berkas

• Catatan internal dan peristiwa sistem, kecuali pembacanya internal. Catatan seperti “pelanggan ini rewel” tidak pantas ada di salinan yang dikirim ke pelanggan.
• Data orang lain. Percakapan dengan satu pelanggan tidak boleh memuat data pelanggan lain lewat pesan terusan atau catatan. Baca berkasnya sebelum dikirim.
• Nomor kartu dan dokumen identitas. Kebijakan bisnis WhatsApp melarang membagikan atau meminta nomor kartu pembayaran lengkap di chat, jadi percakapan yang bersih tidak memuatnya. Bila pelanggan tetap mengirimkannya, tangani sebagai urusan perlindungan data sebelum berkas keluar dari perusahaan.

Apa yang diminta GDPR bila ekspor menjawab sebuah permintaan

Ini informasi umum, bukan nasihat hukum, dan negara lain punya aturan sendiri. Menurut GDPR:

• Seseorang berhak mendapat konfirmasi bahwa Anda memproses data pribadinya, beserta salinannya (Pasal 15).
• Bila permintaan diajukan secara elektronik, Anda memberikan informasi dalam format elektronik yang umum, kecuali orang tersebut meminta yang lain (Pasal 15).
• Anda harus bertindak tanpa penundaan yang tidak perlu dan paling lambat satu bulan sejak menerima permintaan. Untuk permintaan yang kompleks atau banyak, jangka waktu dapat diperpanjang hingga dua bulan lagi, dan Anda harus memberi tahu orang tersebut dalam bulan pertama (Pasal 12).

Di Indonesia, pemrosesan data pribadi pelanggan juga diatur oleh UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP); hak dan tenggatnya bisa berbeda dari GDPR, jadi periksa ketentuan yang berlaku untuk kasus Anda.

Ekspor percakapan hanya mencakup pesan. Jawaban lengkap bisa juga memuat profil pelanggan, tag, dan hal lain yang Anda simpan tentangnya di CRM, serta tujuan dan penerima data yang diminta untuk Anda jelaskan oleh hukum. Daftar periksa privasi chatbot AI kami membahas cara memetakan ke mana data pelanggan mengalir, sehingga permintaan lebih mudah dijawab.

Proses sederhana untuk permintaan data dan sengketa

1. Catat permintaannya beserta tanggal diterima dan siapa penanggung jawabnya.
2. Periksa siapa yang meminta. Balas hanya ke nomor atau alamat yang sebelumnya dipakai pelanggan, atau minta konfirmasi.
3. Ekspor dengan cakupan dan rentang di atas, catatan internal dimatikan.
4. Baca berkasnya untuk mencari data orang lain dan apa pun yang tidak boleh keluar.
5. Kirim dengan cara yang sama seperti permintaan itu masuk, dan catat tanggalnya.
6. Jaga agar tautan ekspor berumur pendek. Tautan unduhan di MonoChat berlaku 7 hari; jangan teruskan ke orang yang tidak membutuhkannya.

Permudah ekspor: simpan catatan yang baik

Ekspor hanya sebaik percakapan di baliknya.

• Catat persetujuan di tempat ia diberikan. Kalimat opt-in, tanggal, dan kanalnya harus mudah ditemukan. Lihat panduan opt-in WhatsApp kami.
• Simpan percakapan di satu tempat. Bila beberapa orang menjawab dari satu nomor, inbox tim bersama menjaga seluruh percakapan tetap utuh. Bila riwayat Anda ada di aplikasi WhatsApp Business, lihat cara membawa riwayat chat ke MonoChat.
• Gunakan tag untuk hasilnya. Tag “sengketa” atau “permintaan data” membantu menemukan percakapan di kemudian hari.

Cara kerjanya di MonoChat

MonoChat menyatukan percakapan WhatsApp, Instagram, Facebook, TikTok, Telegram, dan web chat dalam satu inbox tim. Setiap sesi dapat diekspor dari menu aksinya dalam format JSON, Markdown, CSV, atau Excel, dengan atau tanpa catatan internal, dan berkasnya dibuat di latar belakang sehingga percakapan panjang tidak menghambat pekerjaan Anda. Akses mengikuti peran dan izin akses Anda, dan pendekatan kami dapat dibaca di halaman keamanan.

Mulai dengan paket Basic gratis di app.monochat.ai, dan lihat halaman harga untuk tim yang lebih besar.

Sumber

• Pusat bantuan MonoChat: Layar chat, Mengekspor percakapan
• Pusat bantuan MonoChat: Ikhtisar CRM, Ekspor
• GDPR Pasal 15: Hak akses subjek data
• GDPR Pasal 12: Informasi, komunikasi, dan tata cara yang transparan
• Kebijakan Pesan WhatsApp Business