کسٹمر سروس
کسٹمر ڈیٹا ریکویسٹ، تنازع یا آڈٹ کے لیے WhatsApp گفتگو ایکسپورٹ کیسے کریں
کسٹمر اپنے پیغامات کی کاپی مانگتا ہے، ادائیگی کے تنازع میں چیٹ ثبوت کے طور پر چاہیے، یا آڈیٹر رضامندی کا ثبوت دیکھنا چاہتا ہے۔ شیئرڈ ان باکس سے گفتگو صاف ستھرے طریقے سے ایکسپورٹ کرنے، اور یہ طے کرنے کا طریقہ کہ فائل میں کیا شامل ہو اور کیا نہیں۔
MonoChat ٹیم اپ ڈیٹ: 7 منٹ کا مطالعہ
اس صفحے پر
- کاروبار کو گفتگو ایکسپورٹ کرنے کی ضرورت کب پڑتی ہے
- MonoChat میں گفتگو ایکسپورٹ کریں
- کون سا اسکوپ، حد اور فارمیٹ چنیں
- فائل سے کیا باہر رکھیں
- جب ایکسپورٹ ریکویسٹ کا جواب ہو تو GDPR کیا کہتا ہے
- ڈیٹا ریکویسٹس اور تنازعات کے لیے ایک سادہ عمل
- ایکسپورٹ آسان بنائیں: ریکارڈ اچھا رکھیں
- MonoChat میں یہ کیسے کام کرتا ہے
- ذرائع
کسی بزنس ان باکس سے WhatsApp گفتگو ایکسپورٹ کرنے کے لیے گفتگو کھولیں، اسکوپ، پیغامات کی تعداد اور فائل فارمیٹ چنیں، اور فائل تیار ہونے پر ڈاؤن لوڈ کر لیں۔ وجوہات عموماً عملی ہوتی ہیں: کسٹمر اپنے بارے میں آپ کے پاس موجود ڈیٹا کی کاپی مانگتا ہے، ادائیگی یا ڈیلیوری کے تنازع میں چیٹ ثبوت کے طور پر چاہیے، آڈیٹر پوچھتا ہے کہ آپ نے رضامندی کیسے لی، یا مینیجر کسی شکایت کو اسکرین سے ہٹ کر دیکھنا چاہتا ہے۔
پاکستان میں جہاں COD آرڈرز، ادائیگی کے دعوے اور ڈیلیوری کے جھگڑے اکثر WhatsApp پر ہی نمٹائے جاتے ہیں، یہ ضرورت جلد پڑ جاتی ہے۔ یہ گائیڈ بتاتی ہے کہ ایکسپورٹ سے پہلے کیا طے کریں، MonoChat میں گفتگو کیسے ایکسپورٹ کریں، فائل میں کیا ہونا چاہیے اور کیا نہیں، اور جب ایکسپورٹ کسٹمر کی ریکویسٹ کا جواب ہو تو GDPR آپ سے کیا تقاضا کرتا ہے۔
کاروبار کو گفتگو ایکسپورٹ کرنے کی ضرورت کب پڑتی ہے
| صورتحال | فائل کس کام کے لیے ہے | فائل میں اندرونی نوٹس؟ |
|---|---|---|
| کسٹمر اپنے ڈیٹا کی کاپی مانگے | کسٹمر کو بھیجی جاتی ہے | نہیں |
| ادائیگی یا ڈیلیوری کا تنازع | آپ، آپ کے پیمنٹ پرووائیڈر یا مارکیٹ پلیس کے لیے ثبوت | عموماً نہیں |
| شکایت یا کوالٹی ریویو | مینیجر پڑھتا ہے | ہاں |
| رضامندی یا کمپلائنس آڈٹ | دکھاتی ہے کہ کسٹمر نے کب اور کیسے opt-in کیا | ہاں، اگر آڈٹ ہینڈلنگ کو بھی دیکھتا ہو |
| دوسرے سسٹم پر منتقلی | کہیں اور امپورٹ ہوتی ہے | ہر فیلڈ کے حساب سے طے کریں |
پہلے طے کریں کہ فائل کون پڑھے گا۔ ایک ہی گفتگو کسٹمر، پیمنٹ پرووائیڈر اور اندرونی ریویو کرنے والے کے لیے الگ الگ فائل بنتی ہے۔
MonoChat میں گفتگو ایکسپورٹ کریں
- ٹیم ان باکس میں گفتگو کھولیں۔
- سیشن ہیڈر میں ایکشنز مینو کھولیں اور ایکسپورٹ کریں (ایپ میں یہی لیبل ہے) منتخب کریں۔ گفتگو ایکسپورٹ کریں ڈراور کھل جائے گا۔
- اسکوپ چنیں: یہ سیشن، یا اس کسٹمر کے تمام سیشنز۔
- حد (Range، یعنی پیغامات کی تعداد) چنیں: آخری 10 پیغامات، آخری 100، آخری 1000 یا تمام پیغامات۔
- فارمیٹ چنیں: JSON، Markdown، CSV یا Excel۔
- طے کریں کہ اندرونی نوٹس اور سسٹم ایونٹس شامل کریں آن رکھنا ہے یا نہیں۔ اسائنمنٹ، فلو اور AI ایجنٹ کے نوٹسز بھی اندرونی نوٹس شمار ہوتے ہیں، اور فائل میں
[Internal note]سے نشان زد ہوتے ہیں۔ - ایکسپورٹ کریں پر کلک کریں۔ فائل بیک گراؤنڈ میں بنتی ہے اور اسی ڈراور میں ایکسپورٹ شدہ فائلیں کے تحت نظر آتی ہے۔ تیار ہونے پر ڈاؤن لوڈ بٹن (ڈاؤن لوڈ کریں) استعمال کریں۔ ڈاؤن لوڈ لنک 7 دن تک کارآمد رہتا ہے۔
صرف وہی سیشنز ایکسپورٹ ہوتے ہیں جو آپ کی اپنی سیشن لسٹ میں نظر آتے ہیں، اس لیے آپ کے ٹیم ان باکس کے رولز اور پرمیشنز طے کرتے ہیں کہ کون کون سی فائل بنا سکتا ہے۔ ایکسپورٹ کے حقوق ان لوگوں کو دیں جو ڈیٹا ریکویسٹس اور تنازعات سنبھالتے ہیں، ہر ایجنٹ کو نہیں۔
کسٹمر لسٹس CRM سے بھی اسی طرح ایکسپورٹ ہوتی ہیں: ایکسپورٹ بٹن ٹیبل کو Excel یا CSV میں ڈاؤن لوڈ کرتا ہے، اور فائلیں ایکسپورٹ شدہ فائلوں کے سیکشن میں نظر آتی ہیں، جہاں سے آپ انہیں ڈاؤن لوڈ کر سکتے ہیں یا ای میل پر بھیج سکتے ہیں۔
کون سا اسکوپ، حد اور فارمیٹ چنیں
- کسٹمر کی اپنے ڈیٹا کی ریکویسٹ: اس کسٹمر کے تمام سیشنز اور تمام پیغامات، اندرونی نوٹس بند۔ اگر جواب میں گفتگو کا کوئی حصہ چھوڑا جائے تو اس کی ایسی وجہ ہونی چاہیے جو آپ بیان کر سکیں۔
- تنازع: آرڈر یا ادائیگی کے آس پاس کے سیشنز، اور وہ حد جو اس معاملے کو پورا ڈھانپے۔ مختصر فائل پڑھنے میں آسان ہوتی ہے، مگر گفتگو کو کسی وعدے کے بیچ میں نہ کاٹیں۔
- انسان کے لیے فارمیٹ: Markdown ٹرانسکرپٹ کی طرح پڑھی جاتی ہے، اور Excel اس کیس فائل کے لیے موزوں ہے جس میں کوئی اور کالم شامل کرے۔
- سسٹم کے لیے فارمیٹ: JSON یا CSV، جنہیں کوئی دوسرا ٹول پڑھ سکتا ہے۔
فائل سے کیا باہر رکھیں
- اندرونی نوٹس اور سسٹم ایونٹس، جب تک پڑھنے والا اندرونی نہ ہو۔ “کسٹمر مشکل ہے” جیسا نوٹ اس کاپی میں نہیں ہونا چاہیے جو کسٹمر کو جائے۔
- دوسرے لوگوں کا ڈیٹا۔ ایک کسٹمر کی گفتگو میں فارورڈ کیے گئے پیغام یا نوٹ کے ذریعے کسی دوسرے کسٹمر کی تفصیلات نہیں ہونی چاہییں۔ بھیجنے سے پہلے فائل پڑھ لیں۔
- کارڈ نمبرز اور شناختی دستاویزات۔ WhatsApp کی بزنس پالیسی کہتی ہے کہ چیٹ میں مکمل ادائیگی کارڈ نمبرز شیئر نہ کریں اور نہ مانگیں، اس لیے ایک صاف گفتگو میں یہ نہیں ہوتے۔ اگر کسٹمر نے پھر بھی بھیج دیے ہوں تو فائل کے باہر جانے سے پہلے اسے ڈیٹا پروٹیکشن کا معاملہ سمجھ کر نمٹائیں۔
جب ایکسپورٹ ریکویسٹ کا جواب ہو تو GDPR کیا کہتا ہے
یہ عمومی معلومات ہیں، قانونی مشورہ نہیں، اور دوسرے ممالک کے اپنے قواعد ہیں۔ GDPR کے تحت:
- کسی شخص کو حق ہے کہ اسے تصدیق ملے کہ آپ اس کا ذاتی ڈیٹا پروسیس کر رہے ہیں، اور اس کی ایک کاپی ملے (آرٹیکل 15)۔
- اگر ریکویسٹ الیکٹرانک ذرائع سے کی گئی ہو تو آپ معلومات عام الیکٹرانک فارمیٹ میں دیں، الا یہ کہ شخص کچھ اور مانگے (آرٹیکل 15)۔
- آپ کو بلاوجہ تاخیر کے بغیر اور ریکویسٹ ملنے کے ایک مہینے کے اندر کارروائی کرنی ہے۔ پیچیدہ یا بہت زیادہ ریکویسٹس کے لیے مدت مزید دو مہینے تک بڑھ سکتی ہے، اور آپ کو پہلے مہینے کے اندر اس شخص کو بتانا ہوتا ہے (آرٹیکل 12)۔
اگر آپ کے کسٹمرز یورپ میں ہیں تو GDPR وہ پہلا معیار ہے جس سے اپنا جواب ملائیں۔ اپنے شعبے یا ملک پر لاگو کسی اور ضابطے کے بارے میں قانونی ماہر سے پوچھ لیں۔
گفتگو کا ایکسپورٹ پیغامات کا احاطہ کرتا ہے۔ مکمل جواب میں کسٹمر کا پروفائل، ٹیگز اور CRM میں اس کے بارے میں آپ کے پاس موجود ہر چیز، اور وہ مقاصد اور وصول کنندگان بھی شامل ہو سکتے ہیں جنہیں بیان کرنے کا قانون آپ سے تقاضا کرتا ہے۔ ہماری AI چیٹ بوٹ پرائیویسی چیک لسٹ بتاتی ہے کہ کسٹمر ڈیٹا کہاں کہاں جاتا ہے اس کا نقشہ کیسے بنائیں، جس سے ریکویسٹ کا جواب دینا آسان ہو جاتا ہے۔
ڈیٹا ریکویسٹس اور تنازعات کے لیے ایک سادہ عمل
- ریکویسٹ درج کریں، موصول ہونے کی تاریخ اور ذمہ دار شخص کے ساتھ۔
- تصدیق کریں کہ مانگ کون رہا ہے۔ صرف اسی نمبر یا پتے پر جواب دیں جو کسٹمر پہلے استعمال کر چکا ہو، یا اس سے تصدیق مانگیں۔
- ایکسپورٹ کریں، اوپر بتائے گئے اسکوپ اور حد کے ساتھ، اندرونی نوٹس بند رکھ کر۔
- فائل پڑھیں، دوسروں کے ڈیٹا اور ہر اس چیز کے لیے جو باہر نہیں جانی چاہیے۔
- بھیجیں، اسی طریقے سے جس سے ریکویسٹ آئی تھی، اور تاریخ درج کریں۔
- ایکسپورٹ لنک کو مختصر مدت کا رکھیں۔ MonoChat میں ڈاؤن لوڈ لنک 7 دن کے لیے کارآمد ہے؛ اسے ان لوگوں کو فارورڈ نہ کریں جنہیں اس کی ضرورت نہیں۔
ایکسپورٹ آسان بنائیں: ریکارڈ اچھا رکھیں
ایکسپورٹ اتنا ہی اچھا ہوتا ہے جتنی اس کے پیچھے موجود گفتگو۔
- رضامندی وہیں درج کریں جہاں وہ ملتی ہے۔ opt-in کی لائن، تاریخ اور چینل ڈھونڈنے پر مل جانے چاہییں۔ ہماری WhatsApp opt-in گائیڈ دیکھیں۔
- گفتگو ایک جگہ رکھیں۔ جب ایک نمبر سے کئی لوگ جواب دیں تو شیئرڈ ٹیم ان باکس پوری گفتگو کو یکجا رکھتا ہے۔ اگر آپ کی ہسٹری WhatsApp Business ایپ میں ہے تو دیکھیں کہ چیٹ ہسٹری MonoChat میں کیسے لائیں۔
- نتیجے کے لیے ٹیگز استعمال کریں۔ “dispute” یا “data request” ٹیگ بعد میں گفتگو ڈھونڈنے میں مدد دیتا ہے۔
MonoChat میں یہ کیسے کام کرتا ہے
MonoChat WhatsApp، Instagram، Facebook، TikTok، Telegram اور ویب چیٹ کی گفتگو ایک ٹیم ان باکس میں لاتا ہے۔ کوئی بھی سیشن اپنے ایکشنز مینو سے JSON، Markdown، CSV یا Excel میں، اندرونی نوٹس کے ساتھ یا ان کے بغیر، ایکسپورٹ کیا جا سکتا ہے، اور فائل بیک گراؤنڈ میں بنتی ہے تاکہ لمبی گفتگو آپ کے کام میں رکاوٹ نہ بنے۔ رسائی آپ کے رولز اور پرمیشنز کے مطابق ہوتی ہے، اور ہمارے طریقِ کار کے بارے میں سیکیورٹی صفحے پر پڑھ سکتے ہیں۔
مفت Basic پلان سے app.monochat.ai پر آغاز کریں، اور بڑی ٹیموں کے لیے قیمتوں کا صفحہ دیکھیں۔
ذرائع
MonoChat کے ساتھ اسے عملی شکل دیں