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ग्राहक के डेटा अनुरोध, विवाद या ऑडिट के लिए WhatsApp बातचीत एक्सपोर्ट कैसे करें
कोई ग्राहक अपने मैसेज की कॉपी माँगता है, पेमेंट विवाद में चैट सबूत बनती है, या ऑडिटर सहमति का प्रमाण देखना चाहता है। जानिए साझा इनबॉक्स से बातचीत साफ़-सुथरे ढंग से कैसे एक्सपोर्ट करें, फ़ाइल में क्या रखें और क्या नहीं।
MonoChat टीम अपडेट किया गया: 6 मिनट में पढ़ें
इस पेज पर
- कारोबार को बातचीत एक्सपोर्ट कब करनी पड़ती है
- MonoChat में बातचीत एक्सपोर्ट करें
- कौन-सा स्कोप, सीमा और फ़ॉर्मेट चुनें
- फ़ाइल से क्या बाहर रखें
- जब एक्सपोर्ट किसी अनुरोध का जवाब हो, तब GDPR क्या कहता है
- डेटा अनुरोध और विवाद के लिए एक सरल प्रक्रिया
- एक्सपोर्ट आसान बनाएँ: अच्छे रिकॉर्ड रखें
- MonoChat में यह कैसे काम करता है
- स्रोत
व्यावसायिक इनबॉक्स से WhatsApp बातचीत एक्सपोर्ट करने के लिए बातचीत खोलें, स्कोप, संदेशों की संख्या और फ़ाइल फ़ॉर्मेट चुनें, और फ़ाइल तैयार होने पर उसे डाउनलोड करें। वजहें आम तौर पर व्यावहारिक होती हैं: ग्राहक अपने बारे में आपके पास मौजूद डेटा की कॉपी माँगता है, पेमेंट या डिलीवरी के विवाद में चैट को सबूत बनाना होता है, ऑडिटर पूछता है कि आपने सहमति कैसे ली, या कोई मैनेजर किसी शिकायत को स्क्रीन से हटकर जाँचना चाहता है।
इस गाइड में बताया गया है कि एक्सपोर्ट से पहले क्या तय करें, MonoChat में बातचीत कैसे एक्सपोर्ट करें, फ़ाइल में क्या रहना चाहिए और क्या नहीं, और जब एक्सपोर्ट ग्राहक के अनुरोध का जवाब हो तो GDPR आपसे क्या माँगता है।
कारोबार को बातचीत एक्सपोर्ट कब करनी पड़ती है
| स्थिति | फ़ाइल किसलिए है | फ़ाइल में आंतरिक नोट? |
|---|---|---|
| ग्राहक अपने डेटा की कॉपी माँगता है | ग्राहक को भेजी जाती है | नहीं |
| पेमेंट या डिलीवरी का विवाद | आपके, आपके पेमेंट प्रोवाइडर या मार्केटप्लेस के लिए सबूत | आम तौर पर नहीं |
| शिकायत या क्वालिटी रिव्यू | मैनेजर पढ़ता है | हाँ |
| सहमति या कंप्लायंस ऑडिट | दिखाती है कि ग्राहक ने कब और कैसे ऑप्ट-इन किया | हाँ, अगर ऑडिट में हैंडलिंग भी शामिल है |
| दूसरे सिस्टम में जाना | कहीं और इम्पोर्ट होती है | फ़ील्ड के हिसाब से तय करें |
पहले तय करें कि फ़ाइल किसके लिए है। एक ही बातचीत ग्राहक, पेमेंट प्रोवाइडर और आंतरिक समीक्षक के लिए अलग-अलग फ़ाइल बनती है।
MonoChat में बातचीत एक्सपोर्ट करें
- टीम इनबॉक्स में बातचीत खोलें।
- सेशन हेडर में एक्शन मेन्यू खोलें और एक्सपोर्ट करें चुनें (ऐप में लेबल यही है)। बातचीत एक्सपोर्ट करें ड्रॉअर खुलता है।
- स्कोप चुनें: यह बातचीत, या इस ग्राहक की सभी बातचीत।
- सीमा चुनें: अंतिम 10 संदेश, अंतिम 100, अंतिम 1000 या सभी संदेश।
- फ़ॉर्मेट चुनें: JSON, Markdown, CSV या Excel।
- आंतरिक नोट और सिस्टम इवेंट शामिल करें पर फ़ैसला करें। असाइनमेंट, फ़्लो और AI एजेंट की सूचनाएँ भी आंतरिक नोट गिनी जाती हैं, और फ़ाइल में वे
[Internal note]के रूप में चिह्नित होती हैं। - एक्सपोर्ट करें पर क्लिक करें। फ़ाइल बैकग्राउंड में बनती है और उसी ड्रॉअर में एक्सपोर्ट की गई फ़ाइलें के नीचे दिखती है। तैयार होने पर डाउनलोड करें बटन इस्तेमाल करें। डाउनलोड लिंक 7 दिन तक मान्य रहता है।
सिर्फ़ वही सेशन एक्सपोर्ट होते हैं जो आपकी अपनी सेशन सूची में दिखते हैं, इसलिए टीम इनबॉक्स के रोल और अनुमतियाँ तय करती हैं कि कौन-सी फ़ाइल कौन बना सकता है। एक्सपोर्ट का अधिकार उन्हीं लोगों को दें जो डेटा अनुरोध और विवाद संभालते हैं, हर एजेंट को नहीं।
ग्राहकों की सूची भी CRM से इसी तरह काम करती है: एक्सपोर्ट बटन तालिका को Excel या CSV में डाउनलोड करता है, और फ़ाइलें एक्सपोर्ट की गई फ़ाइलें सेक्शन में दिखती हैं, जहाँ से आप उन्हें डाउनलोड कर सकते हैं या ईमेल से भेज सकते हैं।
कौन-सा स्कोप, सीमा और फ़ॉर्मेट चुनें
- ग्राहक का अपने डेटा का अनुरोध: उस ग्राहक की सभी बातचीत और सभी संदेश, आंतरिक नोट बंद रखकर। जवाब में बातचीत का कोई हिस्सा छोड़ना हो तो उसकी ऐसी वजह होनी चाहिए जो आप बता सकें।
- विवाद: ऑर्डर या पेमेंट के आसपास के सेशन और उसे कवर करने वाली सीमा। छोटी फ़ाइल पढ़ना आसान होता है, लेकिन किसी वादे के बीच में बातचीत न काटें।
- इंसान के पढ़ने के लिए फ़ॉर्मेट: Markdown ट्रांसक्रिप्ट की तरह पढ़ी जाती है, और Excel उस केस फ़ाइल के लिए ठीक है जिसमें कोई और कॉलम जोड़ेगा।
- सिस्टम के लिए फ़ॉर्मेट: JSON या CSV, जिन्हें कोई दूसरा टूल पढ़ सकता है।
फ़ाइल से क्या बाहर रखें
- आंतरिक नोट और सिस्टम इवेंट, जब तक पाठक आंतरिक न हो। “ग्राहक झगड़ालू है” जैसा नोट ग्राहक को जाने वाली कॉपी में नहीं होना चाहिए।
- दूसरे लोगों का डेटा। एक ग्राहक की बातचीत में फ़ॉरवर्ड किए गए मैसेज या नोट के ज़रिए दूसरे ग्राहक का ब्योरा नहीं जाना चाहिए। भेजने से पहले फ़ाइल पढ़ लें।
- कार्ड नंबर और ID दस्तावेज़। WhatsApp की बिज़नेस पॉलिसी कहती है कि चैट में पूरे पेमेंट कार्ड नंबर न माँगें और न साझा करें, इसलिए साफ़ बातचीत में वे नहीं होते। अगर ग्राहक ने फिर भी भेज दिया हो, तो फ़ाइल बाहर जाने से पहले उसे डेटा सुरक्षा का मामला मानकर संभालें।
जब एक्सपोर्ट किसी अनुरोध का जवाब हो, तब GDPR क्या कहता है
यह सामान्य जानकारी है, क़ानूनी सलाह नहीं, और दूसरे देशों के अपने नियम हैं। GDPR के तहत:
- व्यक्ति को यह पुष्टि पाने का अधिकार है कि आप उसका निजी डेटा प्रोसेस करते हैं, और उसकी एक कॉपी पाने का भी (अनुच्छेद 15)।
- अगर अनुरोध इलेक्ट्रॉनिक माध्यम से किया गया है, तो जानकारी आम इलेक्ट्रॉनिक फ़ॉर्मेट में दें, जब तक व्यक्ति कुछ और न माँगे (अनुच्छेद 15)।
- आपको बिना अनावश्यक देरी के और अनुरोध मिलने के एक महीने के भीतर कार्रवाई करनी होगी। जटिल या कई अनुरोधों के लिए अवधि दो महीने और बढ़ाई जा सकती है, और व्यक्ति को पहले महीने के भीतर बताना होगा (अनुच्छेद 12)।
भारत में ग्राहकों का निजी डेटा संभालने पर डिजिटल व्यक्तिगत डेटा संरक्षण अधिनियम (DPDP Act, 2023) भी लागू होता है; उसके अधिकार और समय-सीमाएँ GDPR से अलग हो सकती हैं, इसलिए अपने मामले में लागू प्रावधान जाँचें।
बातचीत का एक्सपोर्ट सिर्फ़ मैसेज कवर करता है। पूरे जवाब में ग्राहक की प्रोफ़ाइल, टैग और CRM में आपके पास मौजूद बाक़ी जानकारी, और वे उद्देश्य और प्राप्तकर्ता भी आ सकते हैं जिनका वर्णन क़ानून माँगता है। हमारी AI चैटबॉट डेटा प्राइवेसी चेकलिस्ट में बताया है कि ग्राहक का डेटा कहाँ-कहाँ जाता है, इसका नक़्शा कैसे बनाएँ, जिससे अनुरोध का जवाब देना आसान हो जाता है।
डेटा अनुरोध और विवाद के लिए एक सरल प्रक्रिया
- अनुरोध दर्ज करें, मिलने की तारीख़ और ज़िम्मेदार व्यक्ति के साथ।
- जाँचें कि माँगने वाला कौन है। सिर्फ़ उसी नंबर या पते पर जवाब दें जो ग्राहक पहले इस्तेमाल कर चुका है, या पुष्टि माँगें।
- एक्सपोर्ट करें, ऊपर बताए स्कोप और सीमा के साथ, आंतरिक नोट बंद रखकर।
- फ़ाइल पढ़ें, दूसरों के डेटा और ऐसी किसी भी चीज़ के लिए जो बाहर नहीं जानी चाहिए।
- भेजें, उसी तरीक़े से जिससे अनुरोध आया था, और तारीख़ दर्ज करें।
- एक्सपोर्ट लिंक को कम समय का रखें। MonoChat में डाउनलोड लिंक 7 दिन मान्य रहता है; उसे उन लोगों को फ़ॉरवर्ड न करें जिन्हें उसकी ज़रूरत नहीं।
एक्सपोर्ट आसान बनाएँ: अच्छे रिकॉर्ड रखें
एक्सपोर्ट उतना ही अच्छा होता है जितनी उसके पीछे की बातचीत।
- सहमति वहीं दर्ज करें जहाँ वह दी गई। ऑप्ट-इन की लाइन, तारीख़ और चैनल ढूँढ़ने लायक़ होने चाहिए। हमारी WhatsApp ऑप्ट-इन गाइड देखें।
- बातचीत एक जगह रखें। जब कई लोग एक नंबर से जवाब देते हैं, तो साझा टीम इनबॉक्स पूरी बातचीत एक साथ रखता है। अगर आपकी हिस्ट्री WhatsApp Business ऐप में है, तो देखें कि चैट हिस्ट्री MonoChat में कैसे लाएँ।
- नतीजे के लिए टैग इस्तेमाल करें। “विवाद” या “डेटा अनुरोध” टैग से बाद में बातचीत मिल जाती है।
MonoChat में यह कैसे काम करता है
MonoChat WhatsApp, Instagram, Facebook, TikTok, Telegram और वेब चैट की बातचीत एक टीम इनबॉक्स में लाता है। कोई भी सेशन अपने एक्शन मेन्यू से JSON, Markdown, CSV या Excel में, आंतरिक नोट के साथ या उनके बिना, एक्सपोर्ट हो सकता है, और फ़ाइल बैकग्राउंड में बनती है ताकि लंबी बातचीत आपका काम न रोके। पहुँच आपके रोल और अनुमतियों के अनुसार चलती है, और हमारा तरीक़ा सुरक्षा पेज पर पढ़ें।
मुफ़्त Basic प्लान से app.monochat.ai पर शुरू करें, और बड़ी टीमों के लिए प्राइसिंग पेज देखें।
स्रोत
इसे MonoChat के साथ अमल में लाएँ