কাস্টমার সার্ভিস
গ্রাহকের ডেটা অনুরোধ, বিরোধ বা অডিটের জন্য WhatsApp কথোপকথন কীভাবে এক্সপোর্ট করবেন
গ্রাহক নিজের মেসেজের কপি চান, পেমেন্ট বিরোধে চ্যাটটি প্রমাণ হিসেবে লাগে, বা অডিটর সম্মতির প্রমাণ চান। শেয়ার্ড ইনবক্স থেকে কথোপকথন পরিচ্ছন্নভাবে কীভাবে এক্সপোর্ট করবেন, ফাইলে কী থাকবে আর কী থাকবে না, তা এখানে।
MonoChat টিম আপডেট করা হয়েছে: 5 মিনিটে পড়া যায়
এই পেজে
- কখন ব্যবসার কথোপকথন এক্সপোর্ট করা দরকার হয়
- MonoChat-এ কথোপকথন এক্সপোর্ট করুন
- কোন স্কোপ, পরিসীমা ও ফরম্যাট বেছে নেবেন
- ফাইলের বাইরে কী রাখবেন
- এক্সপোর্ট কোনো অনুরোধের উত্তর হলে GDPR কী চায়
- ডেটা অনুরোধ ও বিরোধের জন্য একটি সহজ প্রক্রিয়া
- এক্সপোর্ট সহজ করুন: ভালো রেকর্ড রাখুন
- MonoChat-এ এটি কীভাবে কাজ করে
- সূত্র
ব্যবসার ইনবক্স থেকে WhatsApp কথোপকথন এক্সপোর্ট করতে কথোপকথনটি খুলুন, স্কোপ, মেসেজের সংখ্যা ও ফাইল ফরম্যাট বেছে নিন, এবং ফাইল তৈরি হলে ডাউনলোড করুন। কারণগুলো সাধারণত বাস্তব: গ্রাহক আপনার কাছে তাঁর সম্পর্কে থাকা তথ্যের কপি চান, পেমেন্ট বা ডেলিভারি বিরোধে চ্যাটটি প্রমাণ হিসেবে লাগে, অডিটর জানতে চান সম্মতি কীভাবে নেওয়া হয়েছিল, বা ম্যানেজার স্ক্রিনের বাইরে একটি অভিযোগ পর্যালোচনা করতে চান।
এই গাইডে আছে এক্সপোর্টের আগে কী ঠিক করবেন, MonoChat-এ কথোপকথন কীভাবে এক্সপোর্ট করবেন, ফাইলে কী থাকবে আর কী থাকবে না, এবং এক্সপোর্ট গ্রাহকের অনুরোধের উত্তর হলে GDPR আপনার কাছে কী চায়।
কখন ব্যবসার কথোপকথন এক্সপোর্ট করা দরকার হয়
| পরিস্থিতি | ফাইলটির কাজ | ফাইলে অভ্যন্তরীণ নোট? |
|---|---|---|
| গ্রাহক নিজের ডেটার কপি চান | গ্রাহককে পাঠানো হয় | না |
| পেমেন্ট বা ডেলিভারি বিরোধ | আপনার, পেমেন্ট প্রোভাইডারের বা মার্কেটপ্লেসের জন্য প্রমাণ | সাধারণত না |
| অভিযোগ বা মান পর্যালোচনা | ম্যানেজার পড়েন | হ্যাঁ |
| সম্মতি বা কমপ্লায়েন্স অডিট | গ্রাহক কখন ও কীভাবে অপ্ট-ইন করেছেন তা দেখায় | হ্যাঁ, যদি অডিটে হ্যান্ডলিং অন্তর্ভুক্ত থাকে |
| অন্য সিস্টেমে যাওয়া | অন্যত্র ইমপোর্ট করা হয় | প্রতিটি ফিল্ড ধরে ঠিক করুন |
আগে ঠিক করুন ফাইলটি কে পাবেন। একই কথোপকথন গ্রাহক, পেমেন্ট প্রোভাইডার ও অভ্যন্তরীণ পর্যালোচকের জন্য আলাদা ফাইল হয়।
MonoChat-এ কথোপকথন এক্সপোর্ট করুন
- টিম ইনবক্সে কথোপকথনটি খুলুন।
- সেশন হেডারে অ্যাকশন মেনু খুলে এক্সপোর্ট বেছে নিন। কথোপকথন এক্সপোর্ট করুন ড্রয়ার খুলবে।
- স্কোপ বেছে নিন: এই কথোপকথন, বা এই গ্রাহকের সব কথোপকথন।
- পরিসীমা বেছে নিন: শেষ ১০টি মেসেজ, শেষ ১০০টি, শেষ ১০০০টি বা সব মেসেজ।
- ফরম্যাট বেছে নিন: JSON, Markdown, CSV বা Excel।
- অভ্যন্তরীণ নোট ও সিস্টেম ইভেন্ট অন্তর্ভুক্ত করুন অপশনটি ঠিক করুন। অ্যাসাইনমেন্ট, ফ্লো ও AI এজেন্টের নোটিশও অভ্যন্তরীণ নোট বলে গণ্য হয়, এবং ফাইলে সেগুলো
[Internal note]দিয়ে চিহ্নিত থাকে। - এক্সপোর্ট চাপুন। ফাইলটি ব্যাকগ্রাউন্ডে তৈরি হয় এবং একই ড্রয়ারের এক্সপোর্ট করা ফাইল অংশে দেখা যায়। তৈরি হলে ডাউনলোড বোতাম ব্যবহার করুন। ডাউনলোড লিংক ৭ দিন বৈধ থাকে।
আপনি নিজের সেশন তালিকায় যে সেশনগুলো দেখতে পান শুধু সেগুলোই এক্সপোর্ট হয়, তাই কে কোন ফাইল তৈরি করতে পারবেন তা ঠিক করে আপনার টিম ইনবক্সের রোল ও পারমিশন। এক্সপোর্টের অধিকার দিন যাঁরা ডেটা অনুরোধ ও বিরোধ সামলান তাঁদের, প্রত্যেক এজেন্টকে নয়।
CRM থেকে কাস্টমার তালিকাও একইভাবে কাজ করে: এক্সপোর্ট বোতাম টেবিলটি Excel বা CSV হিসেবে নামায়, এবং ফাইলগুলো এক্সপোর্ট করা ফাইল অংশে আসে, যেখান থেকে আপনি ডাউনলোড করতে বা ইমেইলে পাঠাতে পারেন।
কোন স্কোপ, পরিসীমা ও ফরম্যাট বেছে নেবেন
- গ্রাহকের নিজের ডেটার অনুরোধ: ওই গ্রাহকের সব কথোপকথন ও সব মেসেজ, অভ্যন্তরীণ নোট বন্ধ রেখে। কথোপকথনের কিছু অংশ বাদ দিয়ে উত্তর দিলে তার এমন কারণ থাকা চাই যা আপনি বলতে পারেন।
- বিরোধ: অর্ডার বা পেমেন্টের আশপাশের সেশন, এবং যে পরিসীমা সেটি ঢাকে। ছোট ফাইল পড়া সহজ, কিন্তু কোনো প্রতিশ্রুতির মাঝখানে কথোপকথন কাটবেন না।
- মানুষের জন্য ফরম্যাট: Markdown ট্রান্সক্রিপ্টের মতো পড়া যায়, আর Excel এমন কেস ফাইলের জন্য ভালো যেখানে কেউ কলাম যোগ করেন।
- সিস্টেমের জন্য ফরম্যাট: JSON বা CSV, যা অন্য টুল পড়তে পারে।
ফাইলের বাইরে কী রাখবেন
- অভ্যন্তরীণ নোট ও সিস্টেম ইভেন্ট, যদি না ফাইলটি অভ্যন্তরীণ ব্যবহারের হয়। “গ্রাহক ঝামেলা করেন” ধরনের নোট গ্রাহককে পাঠানো কপিতে থাকা উচিত নয়।
- অন্যের ডেটা। একজন গ্রাহকের সঙ্গে কথোপকথনে ফরোয়ার্ড করা মেসেজ বা নোটের মাধ্যমে অন্য গ্রাহকের তথ্য যেন না থাকে। পাঠানোর আগে ফাইলটি পড়ে নিন।
- কার্ড নম্বর ও পরিচয়পত্র। WhatsApp-এর বিজনেস পলিসি বলে চ্যাটে পূর্ণ দৈর্ঘ্যের পেমেন্ট কার্ড নম্বর শেয়ার বা চাওয়া যাবে না, তাই পরিচ্ছন্ন কথোপকথনে তা থাকে না। গ্রাহক তবু পাঠিয়ে দিলে ফাইল বাইরে যাওয়ার আগে সেটিকে ডেটা সুরক্ষার বিষয় হিসেবে সামলান।
এক্সপোর্ট কোনো অনুরোধের উত্তর হলে GDPR কী চায়
এটি সাধারণ তথ্য, আইনি পরামর্শ নয়, এবং প্রতিটি দেশের নিজস্ব নিয়ম আছে। GDPR-এর অধীনে:
- ব্যক্তির অধিকার আছে নিশ্চিত হওয়ার যে আপনি তাঁর ব্যক্তিগত ডেটা প্রক্রিয়া করছেন কি না, এবং তার একটি কপি পাওয়ার (অনুচ্ছেদ ১৫)।
- অনুরোধ ইলেকট্রনিক মাধ্যমে এলে, ব্যক্তি অন্য কিছু না চাইলে আপনি তথ্য একটি প্রচলিত ইলেকট্রনিক ফরম্যাটে দেবেন (অনুচ্ছেদ ১৫)।
- অনুরোধ পাওয়ার এক মাসের মধ্যে, অযথা দেরি না করে ব্যবস্থা নিতে হবে। জটিল বা অনেক অনুরোধে সময় আরও দুই মাস পর্যন্ত বাড়ানো যায়, এবং প্রথম মাসের মধ্যে ব্যক্তিকে তা জানাতে হবে (অনুচ্ছেদ ১২)।
বাংলাদেশে গ্রাহকের ডেটা নিয়ে এখনও একটি স্থির ডেটা সুরক্ষা আইন নেই। তাই GDPR এখানে একটি দরকারি মানদণ্ড হিসেবে কাজ করে, বিশেষ করে ইউরোপের গ্রাহক থাকলে, তবে আপনার ক্ষেত্রে কোন আইন প্রযোজ্য তা নিজে যাচাই করে নিন।
কথোপকথন এক্সপোর্ট শুধু মেসেজগুলো ঢাকে। পূর্ণ উত্তরে গ্রাহকের প্রোফাইল, ট্যাগ, CRM-এ তাঁর সম্পর্কে থাকা অন্য সবকিছু, এবং আইন যে উদ্দেশ্য ও প্রাপকদের বর্ণনা চায় তাও থাকতে পারে। আমাদের AI চ্যাটবট প্রাইভেসি চেকলিস্ট-এ গ্রাহকের ডেটা কোথায় যায় তার মানচিত্র আঁকার কথা আছে, যা অনুরোধের উত্তর দেওয়া সহজ করে।
ডেটা অনুরোধ ও বিরোধের জন্য একটি সহজ প্রক্রিয়া
- অনুরোধ লগ করুন, কবে পেয়েছেন এবং কে দায়িত্বে আছেন তা সহ।
- কে চাইছেন যাচাই করুন। গ্রাহক আগে যে নম্বর বা ঠিকানা ব্যবহার করেছেন শুধু সেখানেই উত্তর দিন, অথবা নিশ্চিতকরণ চান।
- এক্সপোর্ট করুন ওপরের স্কোপ ও পরিসীমায়, অভ্যন্তরীণ নোট বন্ধ রেখে।
- ফাইলটি পড়ুন, অন্যের ডেটা বা বাইরে যাওয়া উচিত নয় এমন কিছু আছে কি না দেখতে।
- পাঠান অনুরোধ যেভাবে এসেছিল সেভাবে, এবং তারিখ লিখে রাখুন।
- এক্সপোর্ট লিংক স্বল্পস্থায়ী রাখুন। MonoChat-এ ডাউনলোড লিংক ৭ দিন বৈধ; যাঁদের দরকার নেই তাঁদের কাছে ফরোয়ার্ড করবেন না।
এক্সপোর্ট সহজ করুন: ভালো রেকর্ড রাখুন
এক্সপোর্ট ততটাই ভালো, যতটা ভালো তার ভিত্তির কথোপকথন।
- সম্মতি যেখানে ঘটে সেখানেই রেকর্ড করুন। অপ্ট-ইন লাইন, তারিখ ও চ্যানেল খুঁজে পাওয়া যেতে হবে। দেখুন আমাদের WhatsApp অপ্ট-ইন গাইড।
- কথোপকথন এক জায়গায় রাখুন। একাধিক মানুষ একটি নম্বর থেকে উত্তর দিলে শেয়ার্ড টিম ইনবক্স পুরো কথোপকথন একসঙ্গে রাখে। আপনার ইতিহাস WhatsApp Business অ্যাপে থাকলে দেখুন কীভাবে চ্যাট হিস্ট্রি MonoChat-এ আনবেন।
- ফলাফলের জন্য ট্যাগ ব্যবহার করুন। “বিরোধ” বা “ডেটা অনুরোধ” ট্যাগ পরে কথোপকথন খুঁজে পেতে সাহায্য করে।
MonoChat-এ এটি কীভাবে কাজ করে
MonoChat WhatsApp, Instagram, Facebook, TikTok, Telegram ও ওয়েব চ্যাটের কথোপকথন একটি টিম ইনবক্সে আনে। যেকোনো সেশন তার অ্যাকশন মেনু থেকে JSON, Markdown, CSV বা Excel-এ এক্সপোর্ট করা যায়, অভ্যন্তরীণ নোট সহ বা ছাড়া, এবং ফাইল ব্যাকগ্রাউন্ডে তৈরি হয় বলে দীর্ঘ কথোপকথন আপনার কাজ আটকায় না। অ্যাক্সেস চলে আপনার রোল ও পারমিশন অনুযায়ী, এবং আমাদের পদ্ধতি সম্পর্কে পড়তে পারেন সিকিউরিটি পেজে।
বিনামূল্যের Basic প্ল্যানে শুরু করুন app.monochat.ai-এ, এবং বড় টিমের জন্য দেখুন প্রাইসিং পেজ।
সূত্র
MonoChat দিয়ে এটি বাস্তবে প্রয়োগ করুন