কাস্টমার সার্ভিস
WhatsApp চ্যাটকে টাস্কে বদলান, যাতে কোনো ফলো-আপ বাদ না পড়ে
"কাল আপনাকে জানাচ্ছি" চ্যাটে সবচেয়ে সহজ প্রতিশ্রুতি, আর ভুলে যাওয়াও সবচেয়ে সহজ। জেনে নিন কীভাবে তা দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি আর রিমাইন্ডারসহ টাস্কে বদলাবেন, আর 24 ঘণ্টার উইন্ডো বন্ধ হলে গ্রাহকের কাছে কীভাবে ফিরবেন।
MonoChat টিম আপডেট করা হয়েছে: 4 মিনিটে পড়া যায়
এই পেজে
WhatsApp-এ কোনো ফলো-আপ যেন বাদ না পড়ে, তাই চ্যাটে দেওয়া প্রতিটি প্রতিশ্রুতিকে কথোপকথনের সঙ্গে যুক্ত একটি টাস্কে বদলান, যার একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি, একটি স্ট্যাটাস আর সময়সীমার রিমাইন্ডার থাকবে। তারপর গ্রাহকের কাছে ঠিক উপায়ে ফিরুন: 24 ঘণ্টার কাস্টমার সার্ভিস উইন্ডো খোলা থাকলে সাধারণ উত্তর, বন্ধ হলে অনুমোদিত টেমপ্লেট মেসেজ।
এই গাইডে: কোন চ্যাটে টাস্ক লাগে, ভালো টাস্কে কী থাকে, ফলো-আপ ঠিক করে দেওয়া WhatsApp-এর নিয়ম, আর MonoChat-এ পুরো কাজটা কীভাবে করবেন।
ফলো-আপ কেন হারিয়ে যায়
গ্রাহক “ধন্যবাদ” লিখলে চ্যাট শেষ মনে হয়। কিন্তু কাজ প্রায়ই শেষ হয় না:
- “বিল নিয়ে কেউ আমাকে কল দিতে পারবেন?”
- “40 পিসের কোটেশন পাঠান।”
- “পার্সেল ভাঙা এসেছে” আর বদলি পাঠাতে হবে।
- “কাল কাগজপত্র পাঠাব” আর কাউকে দেখতে হবে এসেছে কি না।
ভিড়ের ইনবক্সে পরের ধাপটা এজেন্টের মাথায় বা কোনো চিরকুটে থেকে যায়। শিফট বদলায়, চ্যাট বন্ধ হয়, তিন দিন পর গ্রাহক জানতে চান কী হলো। সেভ করা উত্তর বা অটো রিপ্লাই এখানে কাজে আসে না; ঘাটতিটা দায়িত্বের।
কোন কথোপকথনে টাস্ক লাগে
| চ্যাট শেষ হয়… | টাস্কের উদাহরণ |
|---|---|
| সময়সহ প্রতিশ্রুতিতে | ”বৃহস্পতিবারের আগে বিল 2291 নিয়ে কল করুন” |
| অন্য টিমের কাজে | ”গুদাম: ভাঙা অর্ডার 1048-এর বদলি পাঠান, Pathao ট্র্যাকিং দিন” |
| অপেক্ষার কিছুতে | ”গ্রাহক NID আপলোড করেছেন কি না দেখুন” |
| বিক্রির পরের ধাপে | ”40 পিসের কোটেশন পাঠান, মঙ্গলবার ফলো-আপ করুন” |
| অভিযোগে | ”ফাইন্যান্স কি রিফান্ড অনুমোদন করেছে? গ্রাহককে নিশ্চিত করুন” |
উত্তর যদি এখনই চ্যাটে দেওয়া যায়, দিন। টাস্ক সেই কাজের জন্য যা কথোপকথনের মধ্যে শেষ হয় না।
ভালো টাস্কে কী থাকে
- পরের ধাপ বলা শিরোনাম: “বদলি পাঠান” “ভাঙা পার্সেল”-এর চেয়ে ভালো।
- একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি। সবার টাস্ক মানে কারও টাস্ক নয়।
- স্ট্যাটাস যা আপনার টিমের কাজের ধরনের সঙ্গে মেলে: অপেক্ষমাণ, চলছে, শেষ।
- গ্রাহক আর চ্যাটের লিংক, যাতে যিনি টাস্ক নেবেন তিনি ইতিহাস পড়েন, আবার জিজ্ঞেস না করেন।
- ফাইল: ক্ষতির ছবি, ইনভয়েস, সই করা ফর্ম।
- তারিখসহ রিমাইন্ডার, যাতে গ্রাহক তাগাদা দেওয়ার আগেই প্রতিশ্রুতি সামনে আসে।
ফলো-আপ ঠিক করে দেওয়া WhatsApp-এর নিয়ম
Meta-র মতে, গ্রাহক আপনাকে মেসেজ বা কল করলে 24 ঘণ্টার কাস্টমার সার্ভিস উইন্ডো শুরু হয়, আর প্রতিটি নতুন মেসেজ বা কলে আবার শুরু হয়। উইন্ডোর মধ্যে আপনি স্বাধীনভাবে উত্তর দিতে পারেন; বন্ধ হলে শুধু অনুমোদিত টেমপ্লেট মেসেজ পাঠানো যায়।
বেশিরভাগ ফলো-আপ 24 ঘণ্টার পরে আসে: বদলি বৃহস্পতিবার যায়, কোটেশন পরের সপ্তাহে তৈরি হয়। তাই আগেই টেমপ্লেট তৈরি রাখুন, যেমন “অর্ডার 1048-এর বদলি পাঠানো হয়েছে” বা “আপনার কোটেশন তৈরি, দেখতে এই মেসেজের উত্তর দিন”। নির্দিষ্ট অর্ডার বা অনুরোধ নিয়ে মেসেজ সাধারণত ইউটিলিটি টেমপ্লেট; প্রচারমূলক সবকিছু মার্কেটিং। Meta প্রতিটি ডেলিভার হওয়া টেমপ্লেটের চার্জ ক্যাটাগরি আর দেশ অনুযায়ী USD-তে নেয়; বিস্তারিত WhatsApp API মূল্য গাইডে, আর লেখার উদাহরণ WhatsApp টেমপ্লেট মেসেজের উদাহরণে।
MonoChat-এ কীভাবে করবেন
MonoChat WhatsApp, Instagram, Messenger, TikTok, Telegram আর ওয়েব চ্যাটকে এক টিম ইনবক্সে আনে; এফ-কমার্সে যেখানে ফেসবুক পেজ আর Messenger মূল চ্যানেল, সেখানেও টাস্ক একইভাবে কাজ করে। MonoChat Tasks অ্যাপ চ্যাটের পাশে টাস্ক যোগ করে।
1. অ্যাপ ইনস্টল করুন। সেটিংস › MonoStore › অ্যাপ থেকে MonoChat Tasks ইনস্টল করুন। বাঁ মেনুতে TODO আসবে, যাতে Tasks, Reminders আর Settings আছে। অ্যাপের স্ক্রিন ইংরেজিতে।
2. টাস্ক স্ট্যাটাস ঠিক করুন। TODO › Settings-এ ইনস্টলের সময় তিনটি স্ট্যাটাস তৈরি হয়: Pending, In Progress আর Done। নাম বদলান বা “গ্রাহকের অপেক্ষায়” জাতীয় নিজের স্ট্যাটাস যোগ করুন।
3. চ্যাট থেকে টাস্ক বানান। কথোপকথনে চ্যাটের পাশে Customer Tasks ক্লিক করে Title, বিবরণ, Files আর দায়িত্বপ্রাপ্ত Agent User দিয়ে টাস্ক বানান। টাস্কটি ওই গ্রাহক আর কথোপকথনের সঙ্গে যুক্ত থাকে।
4. MonoChat-এর ভেতরেই আলোচনা করুন। টিম টাস্কের কমেন্টে কথা বলে, নতুন কমেন্ট চিহ্নিত হয়; গুদাম আর সাপোর্ট আলাদা গ্রুপ ছাড়াই বদলি ঠিক করে।
5. রিমাইন্ডার যোগ করুন। টাস্কে তারিখ আর নোটসহ রিমাইন্ডার দিন। TODO › Reminders সেগুলো All, Overdue, Today, Tomorrow, Week আর Month ট্যাবে দেখায়।
6. তালিকা ধরে কাজ করুন। TODO › Tasks-এ Today’s Updates, All, Me, Not Assigned আর প্রতিটি স্ট্যাটাসের ট্যাব আছে। প্রতিটি শিফট Me আর Overdue দিয়ে শুরু করুন, আর একজন সুপারভাইজার দিনে একবার Not Assigned দেখুন।
7. গ্রাহকের সঙ্গে বিষয়টা শেষ করুন। কাজ শেষ হলে যুক্ত চ্যাট খুলে উত্তর দিন, উইন্ডো বন্ধ থাকলে ফলো-আপ টেমপ্লেট পাঠান। তারপর টাস্ক Done-এ নিন।
কে কোন কথোপকথন দেখবে, তা এখনো আপনার রোল ও পারমিশন ঠিক করে। AI অ্যাসিস্ট্যান্ট আগে উত্তর দিলে টাস্ক দরকার হলে চ্যাট মানুষকে দিন; দেখুন AI থেকে মানুষে হ্যান্ডঅফ।
তিনটি অভ্যাস যা কাজ করে
- টাস্ক ছাড়া কোনো প্রতিশ্রুতি নয়। এজেন্ট “জানাচ্ছি” লিখলে চ্যাট বন্ধের আগেই টাস্ক তৈরি থাকবে।
- দেরি হওয়া টাস্ক প্রতিদিন দেখুন। দেরি হওয়া টাস্ক মানে এমন গ্রাহক যিনি এখনই “কোনো খবর?” লিখবেন।
- সাপোর্টের মতো মাপুন। দেরিতে শেষ হওয়া টাস্ক প্রথম উত্তর আর সমাধানের সময়ের পাশাপাশি গুনুন; দেখুন চ্যাট সাপোর্ট মেট্রিকস ও SLA।
উত্তরের পর চুপ হয়ে যাওয়া গ্রাহকদের জন্য এটি উত্তরহীন চ্যাটের ফলো-আপ-এর সঙ্গে ব্যবহার করুন।
app.monochat.ai-তে ফ্রি শুরু করুন আর অ্যাপ স্টোর থেকে MonoChat Tasks ইনস্টল করুন।
সূত্র
- Meta for Developers: Send messages ও কাস্টমার সার্ভিস উইন্ডো (29 অক্টোবর 2026 তারিখে দেখা)
- Meta for Developers: Pricing on the WhatsApp Business Platform (29 অক্টোবর 2026 তারিখে দেখা)
- MonoChat হেল্প সেন্টার: MonoChat Tasks
MonoChat দিয়ে এটি বাস্তবে প্রয়োগ করুন